Рассмотрение и прохождение входящей внутренней и внешней служебной корреспонденции

Делопроизводитель сортирует все поступающие в учреждение документы, регистрирует их и передает на рассмотрение руководителю в день их поступления, а затем в соответствии с его резолюцией документы направляются исполнителям под роспись. Резолюция на документе должна быть оформлена в течение суток.

Резолюция оформляется обычно непосредственно на документе на лицевой стороне первого листа в свободной от текста верхней части документа.

В резолюции указываются:

- исполнители (фамилии и инициалы должностных лиц);

- содержание поручения (порядок или характер исполнения документа);

- срок исполнения;

- личная подпись руководителя;

- дата резолюции (число, месяц, год).

Если поручение дается нескольким исполнителям, фамилия ответственного за выполнение всего поручения пишется первой.

Документы, рассмотренные руководителем, возвращаются для внесения содержания резолюции в журнал регистрации входящей корреспонденции и передачи на исполнение под роспись. При наличии нескольких исполнителей документ копируется и передается исполнительным лицам, которые на обратной стороне основного документа ставят отметку о получении (подпись и дата). Делопроизводитель обязан обеспечить полноту и правильность записей в регистрационном журнале установленной формы.

Регистрация и отправка исходящей корреспонденции

Процесс подготовки исходящей документации состоит из нескольких этапов: составление проекта документа исполнителем; согласование проекта документа, подписание документа, регистрация документа; отправка документа адресату. Служебные документы должны быть краткими, понятными и печататься на бланках установленной формы. Служебные документы, адресуемые в органы власти и управления Республики Казахстан, а также иностранным партнерам оформляются на цветных фирменных бланках. Если проект документа готовится взамен на ранее изданный документ, в проекте предусматривается отмена документа с указанием номера и даты документа.

При оформлении документов должны быть соблюдены следующие требования - единообразие в написании наименований органов государственной власти, организаций, общественных организаций, руководствуясь действующими правилами, документами, справочниками, словарями.