2015-01-30
588
ПРАКТИКУМ
Использование списка Microsoft Excel в качестве базы данных.
Общие требования и методические рекомендации
по выполнению индивидуального задания
Отчет по индивидуальному заданию должен содержать:
1. Исходную базу данных согласно индивидуальному заданию в MS Excel.
2. При выполнении каждого задания исходная таблица должна быть скопирована на новый лист в MS Excel.
3. Пояснительную записку по выполнению индивидуального задания в MS Word, включающую в себя:
3.1. Исходную базу данных согласно индивидуальному заданию.
3.2. Для каждого задания подробно по шагам описать необходимые действия.
3.3. Результаты выполнения каждого задания.
К отчету прилагается диск с выполненным индивидуальным заданием.
MS Excel обладает мощными средствами для работы со списками:
1. Пополнение списка с помощью формы.
2. Сортировка списка.
3. Фильтрация списка.
4. Подведение промежуточных итогов.
5. Создание итоговой сводной таблицы на основе данных списка.
Для того чтобы воспользоваться любым из этих инструментов, нужно установить курсор на одну из ячеек списка.
|
|
|
Правила ведения списка
Размер и расположение списка
Не создавать более одного списка на листе, поскольку некоторые средства, такие как фильтрация, обрабатывают один текущий список.
Оставлять, по крайней мере, один пустой столбец и одну пустую строку между списком и другими данными листа. Это необходимо для автоматической идентификации списка при сортировке, фильтрации и подведении итогов.
Не размещать данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.
Заголовки столбцов
Создавать заголовки столбцов в первой строке списка. Далее они будут использоваться в отчетах и для поиска и организации данных.
Чтобы выделить заголовки столбцов необходимо использовать средства форматирования.
Содержимое строк и столбцов
Все ячейки столбца должны содержать однотипные данные.
Не вводить пробелы перед содержимым ячейки, поскольку они влияют на порядок сортировки и результаты выполнения операции поиска.
Использовать один формат для всех ячеек столбца.
2.2. Сортировка списков
Изменение порядка строк в списке называется сортировкой. Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным порядком сортировки.
Чтобы отсортировать список по одному полю необходимо:
1) установить курсор в тот столбец таблицы, по которому нужно выполнить сортировку;
2) нажать кнопку Сортировка по возрастанию  или Сортировка по убыванию  на панели инструментов Стандартная
Если необходимо выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам:
1) выполнить команду Данные – Сортировка;
2) в появившемся диалоговом окне Сортировка диапазона(рис. 2) в поле Сортировать по нужно выбрать название столбца и указать порядок сортировки;
3) то же самое необходимо выполнить для второго и третьего полей;
4) нажать кнопку ОК.
Результат выполнения сортировки по полям, указанным на рис. 2, может выглядеть так, как показано на рис. 3.
| 
|
|
|
|
Рис. 3. Результат сортировки по нескольким полям
Чтобы задать пользовательский порядок сортировки необходимо:
1. Выполнить команду Сервис – Параметры – вкладка Списки. В поле Элементы списка (рис. 4) нужно ввести точное наименование типа товаров. Например, необходимо упорядочить информацию по месяцам в следующем порядке: Январь, Февраль, Март (рис. 4).
2. Нажать кнопку Добавить. Элементы списка будут включены в окно Списки.
Если нужно будет удалить ошибочные списки, то выделите их и нажмите на кнопку Удалить.
1. Выполнить команду Данные – Сортировка. В окне Сортировка диапазона нажмите кнопку Параметры …. Раскрыть список окна Сортировка по первому ключу и выбрать нужную последовательность (рис. 5).
2. Флажок Учитывать регистр можно не устанавливать (рис. 6). В этом случае сортировка будет менее строгая по отношению к тексту.
Рис. 4. Задание элементов списка для организации пользовательского порядка сортировки
Рис. 5. Установка параметров сортировки для организации пользовательского порядка сортировки
Рис. 6. Учет регистра при организации пользовательского порядка сортировки
Результат выполнения пользовательской сортировки, указанной на рис. 4, может выглядеть так, как показано на рис. 7.
Рис 7. Пользовательская сортировка
