Служебное совещание как форма управления

Наряду с беседой важной формой управления, основанной на непосредственном общении участников управленческого процесса, является служебное совещание. Совещание - это форма управления, предполагающая групповое общение должностных лиц, организуемое руководителем с целью обсуждения какого-либо важного вопроса, поиска путей решения проблемы и выработки согласованного решения. Совещание позволяет также организовывать обмен информацией и опытом работы, подводить итоги деятельности и управления ею, доводить конкретные задачи до испол­нителей, организовывать исполнение, контроль реализации принятых решений и разрешать целый ряд других важных вопросов управления.

Совещание позволяет не только достигать указанных целей, оказывать адресное воздействие на объекты управления (отдельных работников и коллектив в целом) для стимулирования инициативы и творческого подхода к делу, но и подчиненным оказывать при необходимости воздействие на руководителя, что в значительной степени способствует созданию нормального морально-психологического климата в коллективе.

С учетом сложившейся практики управления можно выделить следующие основные виды служебных совещаний:

- совещания для оперативного решения текущих вопросов, так называемые планерки, оперативки и т.п. Как правило, они проводятся для выяснения хода реализации намеченных планов, принятых ранее решений, выявления и устранения возникших сбоев в работе, внесения в нее коррективов в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств и изменениями обстановки, оценки хода работы по конкретным проектам, осуществления мероприятий, требующих согласованных действий нескольких участников, и др. Такие совещания должны быть сугубо деловыми, предельно краткими, с ограниченным числом участников;

- инструктивно-информационные совещания используются для оперативного доведения до сведения работников приказов, указаний вышестоящих управления, другой управленческой или текущей ин­формации, которая требует незамедлительных исполнительских действий. Цель такого совещания - добиться правильного понимания требований субъектов управления или вновь возникших задач, определить роль и место каждого в их выполнении, побудить исполнителей к активным действиям в нужном направлении;

- совещания для поиска путей решения возникающих проблем (дискуссионные совещания), успех которых определяется, прежде всего, правильным выбором и постановкой проблемы, искренней заинтересованностью руководителя в коллективном поиске путей ее решения. На таком совещании очень важно создать непринужденную, творческую атмосферу с тем, чтобы каждый участник имел возможность высказать свое мнение, задать вопросы другим выступающим и т.д.;

- итоговые совещания используются для анализа результатов работы коллектива организации (подразделения) за определенный период и постановки общих задач на будущее, после завершения крупных проектов, имевших важное значение и четкие временные параметры (строительных, торговых, особо важных научных разработок и т.д.).

На них, как правило, сообщаются результаты анализа обстановки, в условиях которой велась работа, ее наиболее существенные текущие изменения и прогноз на будущее, проводится критический разбор достигнутого, объективно оцениваются положительные результаты и наи­более существенные недостатки, определяются пути их устранения и намечаются задачи на предстоящий период.

Деление совещаний на указанные виды носит условный характер. На практике они могут совмещаться, но особенности подготовки и проведения каждого них необходимо учитывать. Вместе с тем, есть и некоторые общие правила подготовки и проведения совещаний. Прежде всего, руководителю надо определить, имеются ли веские основания для проведения совещания: ведь это довольно сложное и в ряде случаев дорогостоящее организационно-управленческое мероприятие, требующее немалых усилий и временных затрат не только самого руководителя, но и других участников. Не следует организовывать и проводить совещание в том случае, если руководитель может принять решение самостоятельно или для его качественной подготовки достаточно консультаций с соответствующими специалистами. Если же необходимость совещания очевидна, то его надо тщательно подготовить. Прежде всего, следует четко определить цель совещания, его характер, повестку (перечень вопросов, выносимых на обсуждение). Включение в повестку более одного-двух вопросов нецелесообразно: слишком широкий круг вопросов неизбежно ведет к снижению эффективности их обсуждения.

Не менее важным является вопрос о составе участников предстоящего совещания. Если на инструктивно-информационные и итоговые совещания приглашаются, как правило, все или большинство работников, то на другие (например, на дискуссионные совещания) – только те, кто принимает непосредственное участие в выработке решения по обсуждаемым вопросам или в их реализации, либо наиболее сведущие в подлежащих обсуждению вопросах работники.

Немаловажный фактор успешного проведения совещания - правильный выбор и подготовка помещения, где планируется проведение совещания. Его участники должны работать в нормальных условиях. Известно, что неблагоприятные условия (теснота, посторонние шумы, плохая освещенность, жара или холод, неудобная мебель и т.п.) могут более, чем наполовину снизить эффективность совещания.

При планировании совещания, следует учитывать и временной фактор. Во-первых, надо стремиться к тому, чтобы совещание не нарушало трудовой ритм коллектива, не отражалось отрицательно на проведении других важных оперативно-служебных мероприятия, не выходило за пределы рабочего времени. Для этого необходимо заранее известить участников совещания о его времени и повестке, а для периодических совещаний (например, совещаний по подведению итогов работы за неделю) установить жестко фиксированный срок проведения.

Во-вторых, длительное, искусственно затянутое совещание обычно малоэффективно. С учетом того, что нормальная работоспособность работников сохраняется в течение 45-50 минут при условии их заинтересованности в рассматриваемых вопросах, необходимо предусмотреть перерывы, если длительность предполагаемого совещании превышает эту величину. Вообще на совещание целесообразно отводить не более полутора-двух часов.

Важное значение имеет строгое соблюдение установленного регламента. В регламенте следует оговаривать порядок проведения совещания. Ориентировочно он должен включать:

- вступительное слово руководителя (3 - 5 минут);

- основной доклад (не более 30 минут);

- вопросы докладчику (не более 2 минут на каждый);

- содоклад, сообщение (7 - 10 минут);

- вопросы содокладчику (не более 1 минуты на каждый);

- выступления (5-7 минут);

- ответы докладчика и содокладчиков (5-7 минут каждому);

- подведение итогов совещания (не более 10 минут);

- справки по ходу совещания (не более 3 минут).

Изменять регламент по ходу совещания, особенно сокращать время для выступлений, не следует, так как люди специально готовились к выступлению и перестройка его для многих достаточно сложна.

Большое значение для эффективности совещания имеют вступительное слово и основной доклад. Во вступительном слове лаконично и четко определяется цель совещания, порядок его проведения, акцентируется внимание на основных вопросах, подлежащих обсуждению и т.п. Как показывает опыт, наибольшее значение имеет доклад по подведению итогов работы коллектива за определенный период. Как правило, такой доклад предварительно обсуждается в узком кругу формальных и неформальных лидеров коллектива. Особое внимание должно быть уделено тем разделам доклада, где дается оценка деятельности конкретных работников, а также выводам (выдвигаемым требованиям, предстоящим задачам), рекомендациям и предложениям, что позволит организовать более глубокое обсуждение доклада, мобилизовать работников на решение стоящих задач.

В интересах повышения эффективности каждого совещания следует придерживаться выработанных теорией и практикой управления рекомендаций: при выступлении на совещании (с докладом, содокладом и входе их обсуждения) следует говорить сдержанно, внятно, не повышая голоса, избегая монотонности в изложении вопроса; строго соблюдать регламент доклада или выступления; не допускать прямых выпадов против оппонентов («критикуй мнение, а не челвоека»); добиваться искренности и откровенности выступающих, конструктивности высказываемых предложений; все выступающие должны обращаться к аудитории, а не к ведущему совещание.

Каждое совещание должно заканчиваться подведением итогов. Весьма важным условием эффективности совещания является фиксирование его хода и результатов. Иначе многие принятые на совещании решения, высказанные замечания и предложения просто забываются, отсутствует должная организация их исполнения и контроля. Кроме того, результаты выполнения решений, принятых на предыдущих совещаниях, реализации высказанных замечаний и предложений должны доводиться до сведения участников совещания. Отступление от этой рекомендации снижает роль совещаний как формы управления, ведет к созданию в коллективе атмосферы низкой исполнительской дисциплины и безответственности.

Служебные совещания являются одной из самых эффективных, но и дорогостоящих форм управленческой деятельности, требуют тщательной подготовки, добросовестного и заинтересованного отношения как со стороны субъекта, так и объекта управления. Поэтому к совещанию должны тщательно готовиться все его участники. Вместе с тем, как ни велика роль совещаний в процессе управления, излишнее увлечение различными заседаниями, заслушиваниями и коллективными обсуждениями уводит систему управления от живой практической работы, привносит в управленческие отношения элементы формализма и безответственности, приводит к неоправданной трате времени.

Разумное сочетание различных форм управления - необходимое условие его эффективности и проявляется оно, главным образом, в стиле организаторской деятельности работников и, прежде всего, руководителей (подразделений).

Процесс управления находит свое выражение в реализации определенных функций управления - направлениях управленческой деятельности, позволяющих в совокупности осуществлять управляющее воздействие и создавать необходимые условия для выполнения миссии организации, достижения целей и решения стоящих перед ней задач. Выполняемые в определенной последовательности они образуют управленческий цикл, состоящий из нескольких этапов. К числу основных функций управления относятся: анализа и оценки обстановки, выработка и принятие управленческого решения, планирование, мотивация, контроль.