Функции кадровых служб

1 2 3 4 5 6

1. Планирование трудовых ресурсов – определение потребности в кадрах в зависимости от стратегии развития производства.

2. Создание резерва персонала, подбор в кандидаты, определение групп резерва.

3. Отбор персонала из группы резерва.

4. Оформление трудовых контрактов.

5. Оценка трудовой деятельности каждого работника.

6. Перевод, повышение. Понижение, увольнение в зависимости от результатов труда.

7. Профориентация и адаптация – включение набранных работников в коллектив, в процесс производства.

8. Определение заработной платы и льгот в целях привлечения, сохранения, закрепления кадров.

9. Организация обучения кадров.

10. Подготовка руководящих кадров.

11. Управление дисциплиной.

Основными направлениями организационного развития СУП являются:

• постоянное изменение целей кадровой службы в зависимости от ситуации;

• постоянное изменение функций;

• постоянное изменение структуры службы;

• изменение численности кадровой службы;

• изменение задач, функций, прав, обязанностей, ответственности работников кадровых служб;

• изменение места кадровой службы в системе организации;

• изменение отношений кадровой службы с другими подразделениями организации.

Для большинства кадровых служб России главной задачей в настоящее время является переход от старых методов работы к новым, которые позволят эффективно справляться с проблемами, возникающими в условиях рынка.

16. Классификация и общая характеристика нормативно-методических документов.

К актам локального характера относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации. Международные стандарты в будущем могут стать основополагающими нормативными документами при работе с персоналом.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом – это совокупность документов, устанавливающих нормы, правила, требования, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-справочные документы Включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства, управления.

1. Первичные операционные нормы времени и расценки, нормы времени на выполнение управленческих процедур. Маршрутно-технологическая карта. Операционно-технологическая карта. Технологическая карта управленческих процедур. Оперограмма.

2. Производственные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции). Программа выпуска деталей. Сменно-суточные задания.

3. Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда, размер подоходного налога с физических лиц). Инструкция государственной налоговой службы РФ по применению закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц».

Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера. Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. 1. Законодательные акты по вопросам труда и кадров. Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Закон «О занятости населения РФ».

2. Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п. Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы», Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов».

3. Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы Минтруда и других государственных органов. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих».

4. Приказы, положения, инструкции, методические указания, правила и другие документы министерства, госкомитета, ведомства, если им подчиняется организация. Инструкция министерства машиностроения об улучшении условий труда работников, занятых на тяжелых и вредных работах.

5. Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемыеруководителеморганизации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.п. Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Штатное расписание.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера. Содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. Нормы планировки помещения и рабочих мест, стандарты качества, часовая тарифная сетка, коэффициенты отчислений в фонд социального страхования, медицинского страхования. Временные санитарные нормы и правила работников, бизнес-план, смета затрат на производство, отчет о численности работников организации, система стандартов по технике безопасности.

17. Нормативные документы, регламентирующие разделение труда в организации.

Рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками является необходимым условием обеспечения эффективности системы управления персоналом.

Общероссийским документом, предназначенным для решения этих вопросов является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.).

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников.

Справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей). Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации».

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

На основе Квалификационного справочника могут быть разработаны типовые должностные инструкции для различных сфер деятельности.

Однако существующие отраслевые и государственные критерии неполно и чрезмерно обще описывают требования к специалистам.

Каждая организация должна адаптировать нормативы под конкретные условия.

В качестве внутренних нормативных документов, регламентирующих разделение труда применяются должностные инструкции.

Должностные инструкции позволяют:
• рационально распределить функциональные обязанности между сотрудниками;
• повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей их периодичности, трудоемкости, продолжительности и т.д.;
• нормализовать морально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;
• конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;
• повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное исполнение возложенных на них функциональных обязанностей.

Содержательная часть Должностной инструкции, как правило, состоит из следующих основных разделов:Общие положения, Функции, Должностные обязанности, Права, Ответственность, Связи.

18. Организационно-методические документы.

Организационно-методические документы предназначены для регламентации кадровых процедур в организации, они разрабатываются на основе Правил внутреннего трудового распорядка.

В правилах внутреннего трудового распорядка отражаются организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются.

Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы: общие положения; порядок приема и увольнения рабочих и служащих; основные обязанности рабочих и служащих; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

К документам организационно-методического характера относятся положения, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом: Положение по формированию кадрового резерва в организации, Положение по организации адаптации работников, Рекомендации по организации подбора и отбора персонала, Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе, Положение по оплате и стимулированию труда, Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и другие.

Во многих коммерческих структурах наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале. Это документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие. Представляются интересными рекомендации специалистов по составу Положения о персонале, приведенные в коллективном труде юристов России и Германии. Авторы сборника рекомендуют включить в текст Положения о персонале следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; права персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).

Положения содержат информацию о принятых в организации технологиях работы с персоналом. Разработка Положений позволяет сделать кадровую политику открытой, повышает информированность сотрудников о возможностях продвижения, обучения, планирования карьеры.

В качестве законодательной основы в Регламенте были использованы Кодекс законов о труде и Федеральный Закон «Об основах государственной службы Российской Федерации».

Перечень процедур, включенных в Регламент кадровых процедур в Минтруде РФ Прием на работу новых работников. Перевод (перемещение) на другую работу, в т.ч. временное. Увольнение с работы. По соглашению сторон или по собственному желанию. По истечении срока трудового договора (контракта). По инициативе администрации. По ликвидации предприятия, учреждения, организации, сокращения численности или штаба сотрудников. Прогул без уважительных причин. Перевод работника, с его согласия, на другое предприятие, в учреждение, организацию. Отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда. Назначение пенсий по возрасту (инвалидности и др.). Оформление отпуска. Предоставление очередного отпуска. Предоставление учебного отпуска. Поощрение и наложение взысканий. Командирование. Командирование в пределах Российской Федерации. Командирование заграницу. Оценка деятельности кадров.

Таким образом, внутренние организационно-методические документы регламентируют кадровые технологии в организации, обеспечивая их унифицированность, простоту, недежность.

Разработка и применение внутренних организационно-методических документов способствует повышению эффективности работы с персоналом руководителей и обеспечивает осведомленность и вовлеченность персонала в процессах управления.

19. Кадровое планирование: цели, задачи и виды.

Кадровое планирование проводится для обеспечения соответствия персонала стратегическим и тактическим целям организации. В литературе существует два подхода к определению предмета кадрового планирования. Ряд авторов понимают под кадровым планированием «процесс обеспечения организации необходимым количеством квалифицированного персонала, принятым на правильные должности в правильное время». Большинство отечественных специалистов рассматривают кадровое планирование как составную часть планирования на предприятии и определяют его как «направленную деятельность организации по подготовке кадров, обеспечению пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально-квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю над его использованием». Кадровое планирование осуществляется с учетом результатов, планирования других функциональных сфер деятельности организации потребности в персонале прогнозируются путем составления прогнозов предложения и спроса и установления того недостатка или избытка работников, который может проявиться в будущем. Различают несколько видов планов по персоналу: но найму, обучению, использованию, сохранению и др. Определение потребности в персонале является первым этапом кадрового планирования, который включает определение качественной и количественной потребности. Планирование использования кадров проводится с целью экономичного и справедливого по отношению к человеку распределения потенциала рабочей силы между вакантными рабочими местами. Планирование высвобождения персонала призвано показать, кого следует сократить, где и когда. Причинами высвобождения кадров могут быть явления организационного, экономического или технологического плана. Планирование обучения персонала призвано использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда. Планирование сохранения персонала выделяется как самостоятельный вид кадрового планирования, т.к. от него во многом зависят имидж организации, и ее микроклимат. В зависимости от горизонта планирования, т.е. длительности планового периода различают: Краткосрочные планы (на период до 12 месяцев). Среднесрочные планы (на период от 1 до 5 лет). Долгосрочные планы (на 5 – 10 лет). Процесс планирования включает в себя три этапа: оценка наличных ресурсов,оценка будущих потребностей, разработка программы удовлетворения будущих потребностей.

20. Планирование потребности в персонале.

Основной целью планирования потребности в персонале является определение численности и качества персонала для обеспечения выполнения задач предприятия. Нехватка персонала ставит под угрозу выполнение задач, а переизбыток вызывает излишние расходы и ставит, таким образом, под угрозу существование самого предприятия. Можно выделить два основных направления планирования потребности в персонале:• количественное;• качественное. Планирование потребности ведется по категориям персонала: служащие и рабочие. В свою очередь служащие группируются по видам деятельности в соответствии с функциями управления организацией. Потребность в рабочих планируется раздельно по основному и вспомогательному производству по профессиям, а затем, исходя из сложности работ – по квалификации. Сопоставление плановой потребности и фактической численности работников позволяет определить изменение численности по профессиям и должностным группам.При сравнении потребности в персонале и фактического наличия персонала возможны три варианта: 1. Плановая потребность в персонале и наличие персонала равны между собой. Это означает, что в рассматриваемый период общая численность персонала, необходимая для выполнения целей предприятия, полностью соответствует прогнозируемой численности персонала. 2. Потребность в персонале больше фактического наличия персонала. Это значит, что требуемая численность персонала больше, чем ожидаемая на будущее численность. В этом случаи потребность в персонале будет представлять собой положительную величину, которая говорит о нехватке персонала. Значит, предприятию необходимо принять меры по привлечению персонала. 3. Потребность в персонале меньше наличия персонала. Это значит, что в наличии персонала больше, чем требуется для выполнения целей производства. Такую ситуацию называют избытком персонала. Потребность в персонале является в этом случаи отрицательной величиной. Для изменения этого положения необходимо принять меры по сокращению персонала. Определение качественной потребности в персонале применительно к каждому рабочему месту включает в себя:• анализ требований, выявление и дифференциацию тех знаний, способностей и стилей поведения сотрудников, которые необходимы для выполнения программы предприятия по производству и реализации товаров и услуг;• анализ способностей, определение (исходя из требований, обусловленных содержанием поставленных перед сотрудником задач) тех способностей, которыми должны обладать сотрудники для успешного выполнения этих задач.

21. Методы расчета численности персонала.

Можно выделить три основных подхода к определению численности персонала: 1) маржиналистский; 2) экспертно-статистический; 3) аналитически-нормативный. Маржиналистский подход основан на анализе предельной продуктивности факторов производства, т.е. определении количества работников, которое обеспечивает ему максимум чистого дохода. Экспертно-статистический подход основан на установлении статистических зависимостей между численностью персонала и влияющими на нее факторами. В качестве исходной информации используется отчетная информация по видам деятельности, отраслям, предприятиям и их подразделениям. Статистические зависимости обычно устанавливаются методами регрессионного анализа. Полученная зависимость иногда корректируется на основе экспертных оценок специалистов. Аналитически-нормативный подход к определению численности персонала предполагает анализ конкретного трудового процесса, проектирование рациональной организации труда, нормирование трудоемкости работ по каждой группе персонала и на этой основе установление норм численности. Такой подход возможен как в условиях действующего предприятия, так и при проектировании предприятий и их подразделений. Расчет норм численности может осуществляться при заданном варианте разделения труда и в процессе решения общей задачи оптимизации взаимодействия и численности работающих. Нормирование труда позволяет определить затраты времени на выполнение конкретных работ в организации и рассчитать численность исполнителей и объемы выполняемых ими заданий. Применительно к служащим нормирование заключается в установлении меры затрат труда на выполнение заданного объема работ за определенный период. При этом мера затрат труда может быть выражена либо непосредственно в затратах времени работника требуемой квалификации на выполнение единицы той или иной поручаемой ему работы, либо косвенно – через численность работников, которая необходима для выполнения определенной функции. Нормы труда (нормы выработки, времени, обслуживания, численности) устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации труда на основе нормативных материалов по нормированию труда. Норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы работником или группой работников. Норма выработки – это установленный объем работы, который работник или группа работников обязаны выполнить в единицу времени. Норма обслуживания – это количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест и т.д.), которые работник или группа работников обязаны обслужить в течение единицы рабочего времени. Разновидностью нормы обслуживания является норма управляемости, определяющая численность работников, которыми должен руководить один руководитель. Норма (норматив) численности – это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных функций или объемов работ. Для повременно оплачиваемых работников устанавливаются нормированные задания на основе указанных выше видов норм труда. Нормированное задание – это установленный объем работы, который работник или группа работников обязаны выполнить за рабочую смену, рабочий месяц (соответственно сменное или месячное задание) или иную единицу рабочего времени.

Явочный состав персонала – это все работники, явившиеся на работу. Списочный состав персонала – это как работники, явившиеся на работу, так и работники, находящиеся в отпуске, командировке, не явившиеся по болезни, занятые выполнением государственных обязанностей и т.п. Списочный состав персонала превышает по численности явочный состав примерно на 5 – 10%. Среднесписочная численность персонала за год – это численность, которая рассчитывается как сумма среднемесячной численности за этот период, деленная на соответствующее число месяцев. В списочный состав персонала организации включаются все принятые на работу, связанную как с основной, так и с неосновной деятельностью. Таким образом, планирование является составной частью планирования развития (планирование количества и "качества" пероснала).

22. Затраты на персонал и их эффективность.

Расходы на содержание персонала - это расходы, которые предприятие платит за работу (труд). Они выступают в виде выплаты денежных вознаграждений, дополнительных расходов на содержание персонала, осуществляемых в соответствии с действующими законами и тарифными соглашениями, или добровольных социальных услуг предприятия.

Прямые затраты, такие, как почасовая ставка заработной платы, четко привязаны к отработанному времени и могут быть снижены путем сокращения числа рабочих часов, т.е. они прямо пропорционально зависят от времени, затраченного на работу. В связи с этим данный вид издержек рассматривается как переменный.

Косвенные расходы в подавляющем своем составе не находятся в прямо пропорциональной зависимости от отработанного времени. Эти затраты определяются в расчете на одного работника и в значительной степени не зависят от времени, затрачиваемого работником на труд. Этот вид затрат получил также название постоянных (или квазипостоянных) издержек. Структура издержек на персонал приведена на рис.3.3.1.

ЗАТРАТЫ (ИЗДЕРЖКИ) НА ПЕРСОНАЛ

Прямые (переменные)

Косвенные (постоянные):

Оплата по результатам труда

Заработная плата

Оклад штатных сотрудников

Выплаты внештатным сотрудникам

Прочие выплаты

На основании тарифов и законодательства

Отчисления работодателей на социальное страхование от несчастных случаев

Оплата отпусков

Оплачиваемые больничные листы