Учет расчетов с подотчетниками

Расчеты с подотчетными лицами осуществляются наличными денежными средствами для финансирования командировочных, представительских и хоз расходов.

Подотчетным лицом является работник организации, который получает деньги на хоз нужды.

Размер выдаваемых денежных средств определяется руководителем организации. Новый аванс может быть выдан подотчетнику, если он отчитался по ранее полученному авансу. Сроки отчетности подотчетных лиц по командировочным расчетам составляют 3 рабочих дня по возвращении из командировки, а по хоз расходам - определяются организацией самостоятельно и отражаются в учетной политике (рекомендуется утвердить месяц, тк учетный период это месяц.

Расходы подотчетных лиц должны быть подтверждены соответствующими документам: товарные чеки, проездные документы, счета гостиниц. На основании этих документов составляется авансовый отчет в котором указываются суммы полученного аванса, суммы фактических расходов и выводится остаток или перерасход.

Остаток означает, что полученный аванс полностью не израсходован и подлежит возврату в кассу.

Перерасход означает, что ранее полученного аванса работнику не хватило.

Поэтому перерасход компенсируется работнику из кассы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен активно-пассивный счет 71.

По дт 71 отражается выдача денег под отчет в качестве аванса, либо в качестве компенсации расходов подотчетного лица. (те после утверждения авансового отчета)

Выдача денег производится по расходному кассовому ордеру который должен быть подписан руководителем.

Основанием для выписки расходного кассового ордера является авансовый отчет проверенный и подписанный бухгалтером или приказ руководителя на выдачу денежных средств.

Дт 71 кт 50

Выдача денег в подотчет работнику в качестве аванса возможна только в том случае, если работник отчитался по ранее полученному авансу. Передача средств полученных подотчет от одного работника к другому не допускается.

Авансовые отчеты поступающие в бухгалтерию бухгалтер обязан проверить:

Проверяется арифметическое соответствие итогов и осуществляется логическая проверка.(логическая проверка - это соответствие дат проездных документов со сроком командировки).

Утвержденные авансовые отчеты (проверенные бухгалтером и подписанные руководителем) принимаются к учету:

Дт 20,26,44 кт 71 приняты к учету расходы подотчетного лица связанные с командировками, оплатой услуг наличными денежными средствами (услуги нотариуса), представительские расходы(расходы по проведению переговоров встречи делегации). Счет дт выбирается исходя из того, какого рода затраты были осуществлены и какое у них назначение.

Если подотчетное лицо приобрело товарные ценности и преобретение оформлено товарным чеком, то делается запись: дт 10,41 кт 71

Если подотчетник приобрел товарно-материальные ценности и приобретение оформлено накладной и счетом фактур, то такие тов мат ценности приходуются как поступившие от поставщика дт 10 кт 60 и дт 19 кт 60.

Погашение задолженности поставщике отражается через расчеты с подотчетными лицами дт 60 кт 71.

Сроки отчетности подотчетного лица по командировкам - в течении 3 раб дней по возвращении. По хоз расходам - уст организацией самостоятельно.

Если работник получивший деньги под отчет своевременно по ним не отчитывается, то необходимо отразить подотчетные суммы как недостачу:

Дт 71 кт 50

Дт 94 кт 71

В последствии недостача должна быть взыскана либо в судебном порядке либо удержана из зп(и зп с согласия работника, в суде - в случае его несогласия).

Дт 70 кт 94 недостающие суммы удержаны из зп

Дт 73/2 кт 94 взыскании недостающих сумм в суд порядке как средства по возмещению мат ущерба.

Дт 50 кт 73/2 ущерб возмещается в кассу

Если по авансовому отчету остаются неизрасходованные суммы то работник как правило их добровольно возвращает в кассу. Дт 50 кт 71 (составляется приходный кассовый ордер.

#3. Учет начислений, удержаний и выплат из зп регламентируются ТК. Основные формы оплаты труда это сдельная и повременная, а также их разновидности. Для организации учета труда и его оплаты необходимо оформить трудовые отношения между организацией и работником. Как правила трудовые отношения оформляются заключением трудового договора (может быть бессрочный или на определенный срок), кроме того работник может работать на основании трудового соглашения или трудового подряда (в отличие от трудового договора в договоре подряда указывается конкретное наименование работы и срок ее выполнения.

При приеме работника в организацию оформляется приказ о приеме на работу, заполняется личный листок по учету кадров, делается запись в трудовой книжке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет - регистр аналитического учета по расчетам с персоналом по оплате труда.

Состав фонда оплаты труда составляется колект договором и положением об оплате труда в этой организации. В состав фонда входят:

1.суммы начисленные по сдельным расценкам(при сдельной оплате труда) и по тарифным ставкам (окладам при повременной оплате труда)

2.суммы надбавок за занимаемые должности или достижение определенных результатов.

3.премии (предусмотренные в положении по оплате труда) - например, к праздникам, за достижение определенных результатов работы.

4.сумма выплат за отклонение от нормальных условий труд.(работа в ночное время, в выходные и праздничные дни)

5.выпоаты по отпускам, выходные пособия при увольнении и др выплаты предусмотренные положением по оплате труда и трудовым договором(оплата проезда работников к месту работы, оплата питания)

Зп рабочих начисляется по каждому работнику и отражается по тому счету затрат, который характеризует место и назначение работы.

Дт20 кт 70 начисление зп рабочим основного производства, если рабочие на изготовлении конкретных видов продукции

Дт 25 кт 70 зп общепроизводственного персонала, те рабочим не занятым изготовлением конкретных видов продукции(унифицированные), мастера, бригадиры, начальники участков и тд

Дт 23 кт 70 зп рабочим вспомогательного производства(ремонтный цех, транспортное хозва)

Зп управленческого персонала и работников занятых сбытом продукции начисляется как правило по повременной системе не основании должностных окладов и отработанного времени. Ее начисление отражается как:

Дт26 кт 70 начисление зп административно управленческого и обслуживающего персонала

Дт 44 кт 70 сотрудников занятых сбытом продукции

То, начисление зп отражается как рос затрат организации и увеличение кредиторской задолженности перед работниками.

Зп делится на основную и дополнительную, основная - зп за отработанное время, включая доплаты в ночные часы, праздничные дни и другие доплаты. Дополнительная зп это зп зп неотработанное время -отпускные выплаты.

Отпуск расчитывается исходя из среднего заработка и продолжительности отпуска. Продолжительность отпуска устанавливается в календарных дгях без учета праздничных дней и составляет 28 календарных дней. При необходимости отпуск может быть разбит на составные част, но пои этом одна из частей не должна быть меньше 14 дней. Отпуск может быть предоставлен через 6 месяцев после начала работы, а в последствии через каждые 11 месяцев работы.

Сумма отпускных выплат равна среднедневной заработок умножить на количество дней отпуска:(Сумма зп за год предшествующий отпуску /(12 месяцев*29,4))* количество календарных дней отпуска.

Для оформления отпуска в организации должен быть график отпусков, приказ на предоставление отпуска, составляется справка - расчет отпускных выплат. Бух записи по начислению отпускных такие же как по начислению зп.

УДЕРЖАНИЯ ИЗ ЗП

Удержание делится на обязательное и по инициативе работника.

Обязательные удержания:

1. НДФЛ

Рассчитывается по ставке 13%, а если работник имеет несовершеннолетних детей, то ему предоставляется вычет на каждого ребенка в размере 1400. Этот вычет действует до тех пор, пока совокупный доход работника с начала года не достигнет 280 тыс руб.

Расчет организация делает самостоятельно и ежемесячно начисляет его к уплате дт 70 кт 68. Уплата НДФЛ производится ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца. Дт 68 кт 51 - уплата ндфл.

2. Удержание по исполнительным листам - удержание по решению суда в качестве компенсации материального ущерба, вреда здоровью, морального ущерба и тд.

Дт 70 кт 76

УДЕРЖАНИЕ ПО ИНИЦИАТИВЕ РАБОТНИКА:

Писменное заявление работника удерживать у него из зп алименты, компенсацию мат ущербы, покупку товаров в рассрочку и тд.

Дт 70 кт 76,73

То, на кт счета 70 зп начисляется, а по дт отражаются удержания. Аналитческий учет по счету 70 ведется в разрезе каждого работника, что позволяет к концу каждого месяца определить сумму к выплате. Для этого составлчются расчетные ведомости или расчетные листки - регистры аналитического учета по счету 70.

УЧЕТ ВЫПЛАТЫ ЗП:

зп должна выдаваться 2 раза в месяц:

1. Зп зп первую половину месяца выдается в конце текущего месяца(например с 20 по 30 число)

2. Зп за вторую половину месяца выплачивается не позднее 15 числа слудующего месяца.

Сроки выплаты зп организация устанавливает самостоятельно и сообщает их своему обслуживающему банку. Зп выдается в течение 5 рабочих дней через кассу или путем перечисления с расчетного счета. Если через кассу, то составляется платежная ведомость или расходный кассовый ордер на каждого работника. Если по платежной ведомости, то к ней оформляется один расходник на общую сумму. Дт 70 кт 50 - зп из кассы. При получении денег работник расписывается в платежной ведомости или расходнике. Если к конце срока выплаты зп остается неполученная зп, то кассир должен вместо расписи работника указать дипонировано и сдать эти деньги обратно в банк, а зп будет переведена на дипонент дт 70 кт 76. В дальнейшим работник получит эту зп в течение 3 лет. Для этого будет оформлен расходник и сделана запись дт76 кт 50. Если работник не получит зп в течение 3 лет, то она будет списана в доход дт 76 кт 91.

Если зп выплачивается путем перечисления денег с расчетного счета, то оформляется платежное поручение и делается запись дт 70 кт 51.