Документы как носители первичной учетной информации

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения хозяйственной операции, их группируют по однородным признакам

Классификация документа производится по:

- назначению;

- объему содержащихся в них сведений;

- способу отражения в них хозяйственных операций;

- месту их составления;

- способу обработки.

По назначению бухгалтерские документы первичного учета делятся

на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского

оформления, комбинированные и строгой отчетности.

Распорядительные документы содержат указание о необходимости

совершить те или иные действия (операции).

Исполнительные (оправдательные) документы оформляют уже совершенную операцию – накладные на выдачу материальных ценностей,

лимитно - заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу; они служат основанием для отражения хозяйственной операции в синтетическом и аналитическом учете.

Документы бухгалтерского оформления составляются сотрудниками

бухгалтерии организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и

упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии, накопительные ведомости.

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского формления, т. е. содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию – это приходные и расходные кассовые ордера, накладные.

Бланки строгой отчетности – специальные документы, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотрены необходимые реквизиты и выходные данные: краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж, с присвоением определенной серии и индивидуального номера. К таким документам относят квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов.

По объему содержащихся в документах сведений они делятся на п ервичные и сводные первичные.

Первичные документы содержат первоначальную исходную информацию о конкретных хозяйственных фактах – накладные, кассовые ордера, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные первичные документы обобщают сведения, содержащиеся в первичных документах – это отчеты о движении материальных ценностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей.

По способу отражения операций документы первичного учета

подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна хозяйственная операция – это расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования-накладные, счета-фактуры.

В накопительных документах отражается ряд однородных повторяющихся операций, которые регистрируют по мере их совершения, – это лимитно-заборные карты, требования на отпуск материалов, платежные ведомости. Такие документы позволяют сократить их количество.

По месту составления документы первичного учета подразделяются на: внешние и внутренние. Внешние д окументы – это счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, банковские выписки по расчетному счету, поступающие от других организаций и физических лиц. Внутренние документы оформляются непосредственно в организации – это платежные ведомости, инвентаризационные описи, приходные и расходные ордера.

По способу обработки классификация осуществляется в зависимости от того ручная или машинная обработка данных происходит.