Структура и порядок оформления первичных учетных документов

КЛАССИФИКАЦИЯ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОРЯДОК ИХ СОСТАВЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ.

Учетный документ – документ, содержащий зафиксированную информацию об имуществе, оформленный в соответствии с требованиями руководящих документов, и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Виды учетных документов:

1. первичные документы – служат для оформления операций, связанных с движением или изменением качественного состояния имущества и являются основанием для записей в учетных книгах и карточках учета;

2. книги и карточки учета (накопители информации) – отражают наличие, движение и качественное состояние имущества за определенный период времени по подразделениям формирований, учреждений, или в целом за формирование;

3. вспомогательные документы (учетные документы вспомогательного характера) – способствуют выполнению операций, связанных с движением и изменением качественного состояния имущества.

Для учета мед имущества в формированиях и учреждениях СМК и МС ГО установлены следующие документы:

Первичные учетные документы:

1. Накладная ф. 2

2. Акт приема ф. 4

3. Рецепт

4. Требование

5. Акт списания (снятия остатков) ф. 11

6. Акт технического состояния ф. 12

7. Акт изменения качественного состояния ф. 13

8. Наряд ф. 200

Книги учета:

1. Книга регистрации учетных документов ф. 25

2. Книга учета наличия и движения материальных средств

в подразделении ф. 26

3. Книга учета наличия и движения материальных средств ф. 27

4. Книга учета ежедневного расхода мед имущества ф. 50

5. Книга учета лекарств, содержащих ядовитые и наркотические средства ф. 49

Вспомогательные документы:

1. Сводная ведомость ф. 7

2. Доверенность на получение материальных средств ф. 57

3. Сопроводительный лист ф. 62

4. Упаковочный лист ф. 63

5. Стеллажный (штабельный) ярлык ф. 64

Первичный учетный документ состоит из трех частей. Это заголовочная, содержательная и оформляющая части.

Заголовочная часть содержит реквизиты (постоянные и переменные) дающие полное и четкое представление о виде и характере операции и документа.

Содержательная часть состоит из реквизитов-признаков (заголовки строк, граф) и реквизитов-оснований, которые заполняются исполнителем документа на пересечении строк и граф и содержат сведения об имуществе.

Оформляющая часть содержит подписи должностных лиц, разрешивших и совершивших операцию с имуществом, и соответствующие печати.

Первичные учетные документы, а также вспомогательные документы оформляются по следующим правилам:

- в заголовочной части указывается номер документа (присваивается по книге регистрации учетных документов ф.25) и заполняются все графы (основание, дата, цель операции, грузополучатель, грузоотправитель и т.д.)

- в содержательной части показываются данные о материальных средствах (№ п/п, наименование, единица измерения, категория, количество и т.д.). В конце части делается запись «Итого: ____ наименований» и прописью указывается их количество.

- документ подписывается соответствующим начальником и другими должностными лицами, заверяется печатью формирования (учреждения).

Правильное оформление документа имеет целью придать ему законную, юридическую силу.

По документам, не подписанным правомочными должностными лицами, не зарегистрированными в книге учета ф.25 и не имеющими печати, производить операции запрещается.

Исправления в первичных учетных документах оговариваются записью и заверяются подписью должностного лица, разрешившего операцию, и печатью.

Документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. На дополучение или досдачу имущества составляется новый документ.

2.2. Порядок оформления книг учета .

Книги учета перед их использованием должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены мастичной печатью, зарегистрированы в «Перечне дел книг и журналов» учреждения и заверены подписью начальника формирования или учреждения:

На всех книгах учета указывается наименование формирования, учреждения. Кроме того, указывается срок их хранения, дата начала и окончания ведения данной книги.

Пользоваться неоформленными и незарегистрированными книгами учета запрещается.

В книгах учета для каждого наименования мед имущества отводится одна или несколько страниц. Последовательность наименований имущества в книге учета должна соответствовать их последовательности по нормам снабжения. В начале книги составляется содержание (перечень наименований имущества с указанием страниц).

Записи в книгах учета делаются на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов, чернилами, разборчиво. Исправления в книгах учета делаются чернилами, оговариваются записями и заверяются подписями должностных лиц, ведущих учет. Например: «Исправленному верить», «Зачеркнутое не считать». Подчисток и не оговоренных исправлений – не допускается.

Первоначальные записи в новых книгах учета производятся на основании:

- первичных учетных документов;

- данных предыдущих книг учета;

- актов инвентаризаций.

Записи об остатках, перенесенных из предыдущих книг, заверяются подписью лица, ведущего учет и начальника учреждения.

Книги и карточки учета ведутся до полного использования с ежегодной перерегистрацией. В случае утраты книги учета, данные восстанавливаются по первичным документам.