Оценка эффективности

Плановые графики Гантта.

В приложении А приведен пример построения графика планирования проектов Гантта. График преследует двоякую цель. Первая из них заключается в том, чтобы установить априорно ступени, стадии или фазы работы, которая должна быть выполнена для того, чтобы довести до практических результатов проект, связанный с системой не повторяющегося типа. Второе назначение графика заключается в том, чтобы дать возможность плановику проверить, каким образом осуществляется план, иначе говоря, проследить за ходом выполнения плана за заданный период времени. Эти две цели пронизывают весь план. Их можно формулировать и так: 1) составить план и 2) обеспечить его выполнение.

Однако неявно существует еще и третье намерение или цель. В каждом проекте предусмотрены технологические последовательности, ограничивающие возможности чередования работ, из которых складывается выполнение проекта. Из совокупности всех возможных чередований работ нам хотелось бы найти наилучшее.

На рисунке видно, что составление проекта начинается с перечисления работ, представляющих собой его компоненты, или "строительные блоки". Для того, чтобы осуществить проект, эти работы надо выполнить в определенном последовательности. Первой стадией обычно является умозрительный процесс планирования, который мы назвали фазой планирования. Таким образом, построение самого графика представляет собой, так сказать, "предплан". На протяжении реальной фазы планирования вносятся уточнения в основную совокупность работ, определяются последовательность их выполнения, производится распределение ресурсов между всеми работами и устанавливаются сроки завершения каждой из них. Как общее правило, для осуществления проекта требуется материалы, здание, оборудование, рабочая сила, энергия и т.п. Это и есть основной план, план дальнего действия. Как только эти работы выполнены, плановики переходят к детальным расчетам использования ресурсов и оборудования с целью достижения намеченных конечных результатов.

Сокращение календарных сроков выполнения плана обычно придается большое значение. Этой цели также служит график Гантта. Шкала, нанесенная вдоль верхней части карты, соответствует отрезкам времени, причем она может быть либо отвлеченной, то есть отображать последовательность дней, недель и месяцев, либо конкретной, когда на ней наносятся определенные даты. Первый случай удобен тогда, когда надо выяснить общую продолжительность выполнения плана, а то время как реальная дата начала работ неизвестна.

Слева на карте Гантта перечислены все работы, охватываемые планом, и тем самым дана основная схема действий, необходимая для проектирования данной системы. Для текущего наглядного контроля выполнения отдельных работ на соответствующих им горизонтальных линиях делаются отметки о выполнении данной работы на текущую дату; для этого же используется передвижная стрелка на верхней шкале. График представляет собой эффективный способ сопоставить то, что сделано, с тем, что было намечено. Он является также удобным инструментом регулирования и учета. Рекомендуется строить графики с использованием программы MICROSOFT EXCEL или MICROSOFT PROJECT.

Контрольная работа 2. "Формирование целей организации".

Контрольная работа ставит своими целями:

- формирование у студентов исходных навыков определения главной и основных общих целей организации (фирмы, предприятия), реализующей принятой (в рамках выполнения КР1) темы проекта бизнес процесса;

- получение студентами исходных управленческих навыков по формированию основных характеристик развертываемого проекта / бизнес процесса.

Порядок выполнения процедур контрольной работы:

Студенты изучают методические указания, уясняя:

- основные положения и задачи целеполагания, как одной из задач менеджмента;

- порядок и подходы к разработке главной и основных общих целей организации;

- примеры миссий, стратегических целей и задач, разработанных различными компаниями.

2 Применительно к принятой теме разрабатываются: миссия и основные стратегические цели, задачи и ценности организации, регулирующей данный проект / бизнес-процесс.

Работа выполняется с привлечением (при необходимости) бизнес-консультанта / топ-менеджера.

Исходные данные для принятого проекта определяются с использованием сведений об аналогичных проектах или экспериментальным путем.

Формирование целей организации

Целеполагание - исходный момент в деятельности менеджера.

В состав общих целей организации входит генеральная цель - миссия и несколько общеорганизационных целей, раскрывающих и конкретизирующих содержание миссии.

Основная общая - генеральная цель (и другие общие цели организации) формируются в форме программного заявления, которым может являться развернутая миссия или миссия в сочетании с другими общими целями.

В миссии отражается четко выраженная причина существования организации, детализируется статус фирмы.

В заявлении о миссии предпринимательской организации обычно приводятся основные намерения компании, общая цель коммерческой деятельности и, нередко, излагаются основные ценности, которыми руководствуется данная организация. Здесь определяются основные направления бизнеса, а возможно и особенности операций, отличающие данную фирму от других.

В миссии должна быть четко указана сфера (или сферы) деятельности. Определителями границ сфер деятельности могут служить товары / услуги, технологии, группы клиентов, их нужды или сочетания нескольких факторов (т.е. кратко, но ясно излагается – какой предпринимательской деятельностью занимается организация).

При формулировании миссии, как правило, учитывается, что, хотя получение прибыли и является важной целью, эта цель является – внутренней, которая в любом случае реализуется через предпринимательскую деятельность.

Теперь превалирует точка зрения, что характеристика организации со стороны рыночной деятельности (по удовлетворению нужд потребителей) оказывается точнее, полнее и стабильнее, чем со стороны товарной (... "мы выпускаем изделия"..) или технологической (... "мы перерабатываем овощи"). При этом предпринимательская организация рассматривается как "удовлетворитель" нужд и запросов клиентов, а не производитель товаров / услуг (которые со временем устаревают). Программное заявление с позиций рыночных ориентиров определяет организацию с точки зрения оценки ее деятельности по обслуживанию конкретных групп потребителей и / или эффективного удовлетворения конкретных нужд и запросов.

В этом случае, обычно, необходимо ответить на 2 вопроса: "Кто наши клиенты? " и "Какие потребности наших клиентов мы можем удовлетворить? ". Единых рекомендаций по составлению миссий - нет.

При разработке программных заявлений рыночной ориентации необходимо стремиться, чтобы оно не получилось слишком узким или слишком широким / сложным (варианты расширительных представлений о фирме приведены в примере). Обе эти крайности в малом бизнесе вредят делу.

На основе общей миссии формулируются и устанавливаются общефирменные цели, которые ее детализируют и служат ориентиром и критериями для всего последующего процесса принятия управленческих решений на различных организационных уровнях. Для этого общефирменные цели должны обладать такими характеристиками, как:

- конкретность и измеримость;

- напряженность, но достижимость;

- ориентация во времени.

Общефирменные цели могут формулироваться в разных сферах: качество, прибыльность, положение на рынке, уровень производства / основной деятельности, инновации и развитие, социальная ответственность и др.

В то же время, цели выражают стремления работать в определенных направлениях, в отличие от задач, устанавливающих количественные рубежи.

От эффективности и качества формирования программного заявления во многом зависит общий успех предпринимательской деятельности.

Миссия, видение, цели и задачи.

Основные намерения организации могут выражаться в разных формах:

Заявление о миссии;

Изложение видения перспектив;

Краткое заявление об общей цели;

Система стратегических задач.

Обычно в первых трех заявлениях в самых общих выражениях излагаются основные намерения организации, которое впоследствии преобразуются менеджментом в конкретные задачи. В изложении видения речь обычно идет о том, какой должна быть, по мнению менеджмента, организация в будущем.. Рассмотрим примеры выражения намерений организаций:

Банк Barclay plc.

Задача Barclays состоит в том, чтобы клиенты, сотрудники и заинтересованные группы воспринимали ее как oднy из лучших предоставляющих финансовые услуги групп.

Группа компаний Royal Dutch / Shell.

Задачи входящих в группу Shell компаний - эффективный, ответственный, прибыльный бизнес в нефтяной, газовой, химической и других отраслях, участие в поисках и разработке альтернативных источников энергии. Компании группы Shell стремятся к высоким стандартам деятельности и сохранению долгосрочных позиций на соответствующих рынках.

Британский совет по высшему образованию.

Миссия Британского совета по высшему образованию заключается в продвижении высококачественного, эффективного в части издержек обучения и проведении с учетом национальных интересов исследований в финансово-здоровом секторе высшего образования.

Автомобильная компания Volvo.

Компания Volvo призвана занять достойное место среди ведущих автомобильных производителей; предлагаемые ею новые товары и услуги должны отвечать требованиям безопасности, охраны окружающей среды и качества.

Миссия компании.

Миссия - в планировании основная общая цель или задача организации.

То, что компания собирается делать и чем она хочет стать, в общем смысле является предназначением (миссией) фирмы. Устанавливая миссию, менеджер определяет сферу деятельности компании, а также те услуги, которые она будет предоставлять своим клиентам. Менеджеру необходимо стратегически обдумать сферу деятельности фирмы. Все это должно сопровождаться разработкой концепции долгосрочного развития фирмы. Именно то, что видится менеджеру относительно места своей компании на рынке, и является стратегическим видением. Развивая и обнародуя миссию и стратегическое видение, менеджер знакомит сотрудников со смыслом цели и убедительно объясняет направления будущего развития.

Рассматривая миссию фирмы с точки зрения определения основных потребностей потребителей и их эффективного удовлетворения, руководство фактически coздает клиентов для поддержки организации в будущем. Как сказал Питер Ф. Друкет "Существует только одно обоснованное определение цели предпринимательства – создание клиента". Если предпринимательство берет на себя миссию создания клиентов, оно также получит прибыль, необходимую для своего выживания, если исключить плохое управление при осуществлении этой миссии. Аналогичным o6paзом, если некоммерческая или общественная организация последовательно работает над удовлетворением потребностей своих "клиентов", она обязательно должна получить поддержку, которая ей необходима для продолжения своей деятельности.

Формулировка миссии "Сан Бэнко, одного из крупнейших финансовых учреждений на юго-востоке страны, полностью удовлетворяет требованиям к необходимой информации.

Формулировка миссии компании "Сан Бэнкс".

Миссия компании "Сан Бэнкс" заключается в содействии экономическому развитию и благосостоянию сообществ, обслуживаемых компанией, путем предоставления гражданам и предприятиям качественных банковских услуг таким образом и в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным и этическим стандартам, обеспечения справедливой и соответствующей прибыли акционерам компании и справедливого отношения к сотрудникам компании.

Выбор миссии. Некоторые руководители никогда не заботятся о выборе и формулировании миссии своей организации. Часто эта миссия кажется для них очевидной. Если спросить типичного представителя мелкого предпринимательства, в чем его миссия, ответом, вероятно, будет: "Конечно, получать прибыль". Но если тщательно обдумать этот вопрос, то несоответствие выбора прибыли в качестве общей становится явным, хотя, несомненно, она является существенной целью.

Прибыль представляет собой полностью внутреннюю проблему предприятия. Поскольку организация является открытой системой, она может выжить в конечном счете только, если будет удовлетворять какую-то потребность, находящуюся вне ее самой. Чтобы заработать прибыль, необходимую ей для выживания, фирма должна следить за средой, в которой функционирует. Поэтому именно в окружающей среде руководство поддерживает общую цель организации. Чтобы выбрать соответствующую миссию, руководство должно ответить на два вопроса: "Кто наши клиенты? ", "Какие потребности наших клиентов мы можем удовлетворить? "

Примеры миссий (целей) компаний и стратегического видения

Otis Elevator: наша миссия - обеспечивать заказчиков более надежными, чем у наших конкурентов, средствами перемещения людей и предметов вверх, вниз, в сторону и на короткие расстояния.

Avis Rent-a-Car: мы занимаемся сдачей в аренду автомобилей. Наше предназначение - полностью удовлетворить запросы наших клиентов.

McCormik and Company: первоочередной задачей нашей компании является расширение наших позиций мирового лидера в производстве специй и приправ.

The Saturn Division of General Motors: поставлять на рынок автомобили, разработанные и произведенные компаниями в США, которые являются мировым лидером в качестве, издержках и степени удовлетворения клиентов. Достигается это путем интеграции людей и технологий, коммерческих систем, а также за счет передачи знаний, технологий и опыта в рамках General Motors.

American Red Cross: наша миссия - улучшать условия жизни людей, заботиться о людях, помогать им избегать критических ситуаций и справляться с ними.

Eastman Kodak: стать мировым лидером в химическом и электронном изображении.

McCaw Cellular Communications: создать надежную беспроводную сеть, которая позволила бы людям, сохраняя свободу передвижений, т.е. передвигаясь по холлу или перемещаясь через континент, осуществлять связь без усилий.

Long John Silver’s: стать лучшей сетью американских ресторанов быстрого обслуживания. Каждому из наших клиентов мы подарим вкуснейшие и здоровые блюда по разумным ценам. У нас вы попробуете и рыбу, и дары моря, и цыпленка. Вас обслужат быстро и с улыбкой.

Compaq Computer: стать ведущими поставщиками персональных компьютеров и серверов к ним на всех сегментах рынка.

Public Service Company of New Mexico: наша миссия - работать во благо людям. Мы оказываем нашим заказчикам услуги в области электроэнергии и информации по энергетике с целью наилучшего удовлетворения их нужд.

Итак, в заявлении о миссии обычно описывается цель коммерческой деятельности, а также ценности, которыми руководствуется компания.

Ценности организации.

В заявлении о намерение нередко выражается и система ценностей организации. Одна из задач стратегического планирования - осознание предназначения организации всеми ее сотрудниками. Решить ее позволяет формулирование системы ценностей, общих для работающих в организации сотрудников, и определение ее стремлений. Обычно в основе системы ценностей организации лежит деловой успех, реже - ее имидж и репутация как работодателя. Организации общественного сектора часто подчеркивают такие ценности, как справедливость, равенство и интересы сообществ.

Пример:

Компания Caledonian Paper PLC.

Caledonian Paper plc - подразделение финской промышленной группы UPM-Kyrnmene Group. Один из элементов ее стратегии - так называемые "наши ценности". Цель заявления о ценностях компании - предоставление любой заинтересованной стороне информации о том, что представляет собой организация, что могут ожидать от нее работники, потребители или поставщики. Высочайшее качество через инновации. Забота и уважение для потребителей и индивидов. Обязательства по вознаграждению. Признание успеха. Действия только в интересах компании. Обязательства через участие. Достижения через работу в команде. Наша цель – образцовая практика.

Bred Loaf Construction, 1990.

Мы, Bred Loaf, семья строителей-профессионалов, каждый из нас разделяет общие ценности и не жалеет усилий ради достижения целей компании.

Мы не боимся трудностей, а преодолеваем их. При любой возможности мы стремимся продемонстрировать наше стремление к совершенству.

Мы развиваемся, мы будем способствовать повышению благосостояния каждого сотрудника, мы никогда не забываем об интересах общества, наши усилия направлены на достижение баланса индивидуальных и профессиональных интересов.

Стратегические цели.

Общие утверждения, описывающие состояние организации в будущем, называются стратегическими целями. Они относятся не к конкретным подразделениям или отделам, а к компании в целом. Стратегические цели часто называют официальными, или формальными целями, так как в них формулируются намерения организации. Некоторые исследователи указывают, что стратегические цели не должны ограничиваться показателями прибыльности. Более того, если организация отдает приоритет прибыли и доходам акционеров, это может негативно отразиться на ее деятельности. Питер Друкер предполагает, что компании следует определить стратегические цели в следующих областях: рыночные позиции, инновации, производительность, материальные и финансовые ресурсы, прибыльность, управленческая деятельность и ее развитие, трудовая деятельность и установки сотрудников, обязательства перед обществом

Пример ключевых целей, которые могут быть поставлены перед подразделениями промышленного предприятия, приведен в таблице 1.

Таблица 1 – Ключевые цели промышленного предприятия.

Подразделение	Главная цель
Маркетинг	Выйти на первое место по продаже продукции А на рынке.
Производство	Достичь наивысшей производительности труда при производстве всех или отдельных видов продукции.
НИОКР	Завоевать лидерские позиции по вводу новых видов продукции (услуг), используя на исследования и разработки определенный процент доходов от объема реализации (продаж).
Финансы	Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов.
Персонал	Обеспечить условия, необходимые для развития творческого потенциала работников и повышения заинтересованности в работе.
Менеджмент	Определить главные области управленческого воздействия и приоритетные задачи, обеспечивающие получение запланированных результатов.

В реальных условиях эти цели должны быть конкретизированы и количественно измерены с помощью соответствующих показателей.

Пример:

Шотландское Жилищное Агентство.

Цели и задачи.

Наша цель:

Мы стремимся гарантировать качество строительства и улучшение жилищных условий в Шотландки.

Наши задачи:

Наши задачи определяют наше движение к цели. Мы обеспечиваем выбор жилья с помощью:

· предложения приобретения жилья в собственность;

· развития сектора арендуемого жилья.

Мы удовлетворяем потребности жителей Шотландии в жилье:

· оказывая помощь особо нуждающимся гражданам;

· эффективно сокращая очередь не имеющих жилья граждан.

Наш вклад в общественное развитие состоит в:

· повышении качества жилья и управления его распределением;

· участии в стратегии общественного развития.

Задачи:

Задачи агентства включают в себя конкретные задания. Например, задача повышения качества жилья предполагает исполнения задания на 1995-1996 гг. по ремонту или реконструкции 1200 квартир.

Кредо руководства "Нэшнл Конвиниенс Сторз".

"Нэшнл Кэнвиниенс Сторз Инкорпорейтед" верит:

В рост активов фирмы, организации и сотрудников.

В поддержание благоприятной рабочей обстановки, которая способствует самоуважению, личному развитию н успеху.

В быстрореагирующий маркетинг, который создает и удерживает клиентов при помощи гибких подходов, чутко отражающих то, что хотят люди н в чем они нуждаются.

В обеспечение того, что качество "человеческого капитала" и материальных активов, а не их количество, будет определять работу фирма. В получение максимальной отдачи от ограниченных и ценных ресурсов фирмы. В децентрализованную организацию, которая с высокой степенью эффективности может делегировать полномочия по принятию решений и предоставить свободу действий более низким организационным уровням.

В высокие стандарты деловых операций и личного поведения; и фирма подчеркивает, что когда окружающие условия начнут угрожать этим стандартам, то руководство несет ответственность за изменение данных условий.

В опережающий стиль управления, достигаемые путем применения управления по целям и метода управления "Нэшкд Конвиниенс Сторз".

В компетентных работников на всех уровнях, которые могут самостоятельно предпринять соответствующие действия и принять эффективные решения в ответ на быстро меняющиеся условия.

В продвижение по службе и вознаграждение работников в зависимости от их работы и личных вкладов в полученные результаты.

В постоянное завоевывание доверия и уважения наших клиентов, акционеров и работников.

В завоевание репутации хорошего соседа в тех местных сообществах, которые обслуживают наши магазины.

Контрольная работа 3.

"Структурная организация. Функционально-структурный анализ"

Контрольная работа ставит своими целями:

формирование у студентов исходных навыков решения задач менеджмента по выбору организационных структур, которые бы отвечали принятым целям организации, а также внешним и внутренним факторам;

получение студентами исходных управленческих навыков по проектированию организационной структуры фирмы.

Порядок выполнения процедур Контрольной работы.

Студенты изучают методические указания, уясняя:

· порядок формирования функционально-структурной матрицы;

· порядок разработки схемы оргструктуры фирмы/предприятия;

· подходы к детализации основных функций структурных подразделений и должностей.

Осуществляется разработка организационной структуры и определение основных функций структурных подразделений, реализующих принятый (в рамках выполнения КР1) проект/бизнес-процесс.

Работа выполняется в 3 этапа:

Этап 1: Формирование функционально-структурной матрицы.

Этап 2: Разработка схемы оргструктуры фирмы/предприятия.

Этап 3: Функционально-структурный анализ и детализация функциональных обязанностей структурных подразделений и должностей.

Работа выполняется с привлечением (при необходимости) бизнес-консультанта/топ-менеджера.

Исходные данные для принятого проекта определяются с использованием сведений об аналогичных проектах или экспериментальным путем.

Классификация основных типовых функций фирмы/предприятия приведена ниже.