Составление и оформление организационно-распорядительных документов: штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

· изучение управленческого опроса;

· подготовка проекта распорядительного документа;

· согласование документа;

· подписание документа.

Прежде чем передать документ на подписание, он должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания, внесение каких либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного. В состав распорядительных документов входят: приказ, распоряжение, решение, протокол. В состав организационных документов входят: положение, инструкция, договор.

Штатное расписание – это перечень должностей постоянных сотрудников с указанием соответствующих каждой должности окладов. В бюджетных организациях является основанием для формирования фонда оплаты труда организации.

Используя штатное расписание, потенциальные кандидаты могут ознакомиться со списком должностей, на которые можно претендовать, посылая резюме. Здесь же можно получить информацию о том, что входит в список должностных обязанностей и каковы уровни окладов по каждой из позиций.

Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

Должностная инструкция — документ, разъясняющий порядок взаимоотношений работника и работодателя. Как ни странно, в Трудовом кодексе не содержится каких-либо упоминаний об этом документе, что, тем не менее, не умаляет его важности. Должностная инструкция содержит полный перечень квалификационных требований, права, обязанности работника, а также определяет меру его ответственности за те или иные действия (совершенные или несовершенные).

Порядок составления должностной инструкции в нашей стране не урегулирован на законодательном уровне. Это дает возможность работодателю самостоятельно решать вопросы её содержания, оформления и дальнейшей корректировки (см. письмо Роструда № 4412-6 от 31.10.07 г.). Таким образом, по желанию работодателя, должностная инструкция может утверждаться и как самостоятельный документ, и как приложение к трудовому договору.

Структуру должностной инструкции составляют разделы:

1. Общие положения

2. Обязанности (функции)

3. Права

4. Поощрения

5. Ответственность

6. Взаимоотношения и связи по должности.