Тема 6. Структура документа

1. Построение документа

2. Формуляр документа

1. Построение или структура документов складывалась на протя­жении длительного времени.

На структуру документов влияют следующие факторы:

- традиции российского делопроизводства;

- нормативные и методические материалы по составлению до­кументов.

Построение документов проводится, как правило, по следующей схеме:

заголовочная часть (входят реквизиты — эмблема или герб, на­именование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, адресат, гриф ограничения доступа, заголовок к тексту, отмет­ка о контроле, резолюция);

основная часть (входят реквизиты — текст документа, прило­жение);

оформляющая часть (входят реквизиты — подпись, оттиск пе­чати, визы, отметка об исполнителе, отметка об исполнении, отметка о поступлении документа, отметка о заверении копии, идентификатор электронной копии документа).

2. Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов. Формуляр-образец является шаблоном, по которому должны составляться документы. Формуляры-образцы, как правило, приводятся: в стандартах; в инструкциях;

в методических пособиях по делопроизводству. Схема оформления большинства организационно-распоряди­тельных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов пред­приятия.

Во внешних документах обязательно следует указывать спра­вочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Формуляр-образец служит целям унификации и стандартиза­ции документов.

На основе государственных могут разрабатываться формуляры-образцы для какой-либо отрасли (ведомства) или конкретного предприятия.