Тема 8. Язык служебных документов

2. Особенности языка служебных документов:

• точность и ясность;

• лаконичность;

• убедительность;

• нейтральность тона изложения;

• использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов);

• использование общепринятых сокращений.

Точность и ясность документов достигается:

- тщательным подбором слов;

- использованием слов и терминов в традиционных для норм литературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного;

- прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность. Тексты писем, докладных и служебных записок, других доку­ментов, как правило, не превышают одной страницы.

Убедительность служебных документов дос тигается:

- наличием достоверной информации;

- наличием веских аргументов, побуждающих получателя доку­мента к совершению определенных действий; логикой изложения;

- безупречностью формулировок в юридическом отношении;

- обоснованностью предложений автора (со ссылками на норма­тивные акты).

Нейтральность тона документов предусматривает:

• изложение текста от 3-го лица ("компания направляет", "банк не возражает");

• отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий;

• отсутствие личностного подхода к оценке информации, т. к. автор действует от имени организации.

Устойчивые словосочетания — это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограничен­ной группой слов.

Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

• авторам — оперативно составлять документы;

• адресатам — облегчить восприятие документов;

• создавать типовые (трафаретные) формы документов по стан­дартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: в связи с решением (распоряжением)..., контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи со сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., со­гласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просче­ты..., утвердить и ввести в действие... и т. п. Использование общепринятых сокращений в служебных доку­ментах позволяет:

• уменьшать объемы документов;

• ускорять восприятие информации.

Сокращению подлежат:

• отдельные слова (например, рубль — руб.);

• словосочетания (например, и так далее — и т. д.).

При использовании сокращений необходимо учитывать, что они

должны быть:

•понятны адресату;

• одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова "господин" как "г."и "г-н').