Тема 4. Электронный документ

1. Понятие электронного документа

2. Преимущества и недостатки электронного документа

1. Электронный документ — документ, в котором информация пред­ставлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и при­ниматься с помощью программных и технических средств;

• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной

для восприятия.

Электронный документ может быть воспро изведен в виде и фор­ме, понятных для восприятия:

- на экране дисплея;

- бумажном носителе;

- ином отделимом от машинного носителя материальном объек­те в доступном для визуального обозрении виде.

При использовании электронного документа не требуется пре­доставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

2. Преимущества использования элект ронных документов:

• компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ком­пьютера;

• компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем об­работка бумажных документов;

• ускоряется и упрощается сбор, систематизация и поиск любого документа или информации из документов;

• с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

• хранение электронных документов позволяет сохранить на ма­лых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;

• уменьшается объем рутинных технических операций с доку­ментами, освобождается время для решения содержательных задач управления;

• уменьшается количество потерь документов, местонахождение которых неизвестно;

• появляется возможность использования полученной информа­ции для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.), тем самым повышается оперативность и качество со­ставляемого документа.

Согласование проекта электронного документа имеет следую­щие преимущества:

• прочтение документа на экране компьютера без вывода на бу­магу;

• исправления вносятся в проект документа;

• быстрая рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим, и одновременная работа их над проектом документа. К недостаткам электронных документов можно отнести:

• недолговечность хранения по сравнению с бумажными документами;

• необходимость наличия технических средств для прочтения;

• возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи или других средств защиты).