Тема 11. Требования к оформлению документов

• 01. Государственный герб Российской Федерации помещают на
бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

• 02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

• 03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслужива­ния) помещают на бланках организаций в соответствии с уста­вом (положением об организации).

• 04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

• 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу Федерального закона № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационной номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

• 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

• 07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).

•08. Наименование организации (автора документа) должно соответст­вовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организаций указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей орга­низации (при ее наличии).

• 09. Справочные данные об организации включают в себя: почто­вый адрес; номер телефона, адрес электронной почты и дру­гие сведения по усмотрению организации (номера факсов, те­лексов, счетов в банке, номера и даты лицензии и др.).

• 10. Наименование вида документа, составленного или изданно­го организацией, должно быть определено уставом (положени­ем об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), например:

ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т. п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглав­ными буквами и проставляется на всех документах, кроме пи­сем.

• 11. Датой документа является дата его подписания или утвер­ждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последова­тельности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точ­кой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 6 апреля 2014 г. следует оформлять 06.04.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, на­пример 06 апреля 2014 г., а также оформление даты в последо­вательности: год, месяц, день месяца, например: 2014.04.06.

• 12. Регистрационный номер документа состоит из его порядко­вого номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

• дела по номенклатуре дел;

• вопросов деятельности;

.. должностных лиц или исполнителей;

• структурных подразделений;

• корреспондентов и т. п.

Например:

№1-3/115 (1 - номер структурного подразделения, 3 - номер дела по номенклатуре, 115 - порядковый номер документа)

№ ОМ - 3/115 (ОМ - отдел маркетинга, 3- номер дела, 115 - порядковый номер документа) № ЮЛ- 3/115 (ЮЛ - Юрий Лужков, 3-номер дела, 115 - порядковый номер документа).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных но­меров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, на­пример, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ бу­дет иметь номер:

01-20-105/11921 (01-20-105-номер, присваиваемый Центробанком, 11921 -номер, присваиваемый ГТК РФ)

• 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа вклю­чает в себя регистрационный номер и дату документа, на кото­рый должен быть дан ответ.

На № _ от

Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).

• 14. Место составления или издания документа указывают в том
случае, если затруднено его определение по реквизитам "На­
именование организации" и "Справочные данные об организа­ции". Место составления или издания указывают с учетом
принятого административно-территориального деления, оно
включает в себя только общепринятые сокращения.

• 15. В качестве адресата могут быть организации, их структур­ные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указы­вают перед фамилией. Наименование организации и ее струк­турного подразделения указывают в именительном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организа­ций или в несколько структурных подразделений одной орга­низации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Ленинского района г.Ульяновска

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ука­зывают. При большем числе адресатов составляют список рас­сылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следую­щих частей:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• должность, инициалы и фамилия;

• почтовый адрес.

• 16. Документ утверждается должностным лицом (должностны­ми лицами) или специально издаваемым документом. При ут­верждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавы­чек), наименования должности лица, утверждающего доку­мент, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

• 17. Резолюция, написанная на документе соответствующим до­лжностным лицом, включает:

• фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);

• содержание поручения (при необходимости);

• срок исполнения;

• подпись и дату.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответ­ственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

• 18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание до­кумента. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,

заголовок допускается не указывать.

• 19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают
буквой "К", словом или штампом "Контроль", который проставляется в правой верхней части документа.

• 20. Текст документа составляют на государственном языке Рос­сийской Федерации или на государственных языках субъектов

Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связ­ного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования призна­ков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетани­ем с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выражен­ные именем существительным в именительном падеже. Подза­головки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих стра­ницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления доку­мента, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распоряди­тельную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указыва­ют их реквизиты: наименование документа, наименование ор­ганизации — автора документа, дату документа, регистрацион­ный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, дей­ствующих на принципах единоначалия, а также документах, ад­ресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третье­го лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности органи­заций, их структурных подразделений (положение, инструк­ция), а также содержащих описание, оценку фактов или выво­ды (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("от­дел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

• от первого лица единственного числа ("считаю необходи­мым", "прошу выделить");

• от третьего лица единственного числа ("министерство не
возражает", "организация считает возможным").

• 21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформ­ляется следующим образом:

Приложение: на 3 л в 2 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложе­ний указываются в тексте. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нуме­руются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2014 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.2014 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу (постановле­нию, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положе­нию, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распоря­дительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к приказу директора ЗАО "СТС"

от 01.04.2014 № 12

Если приложение направляют не во все указанные в докумен­те адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать про­писными буквами, а также центрировать это выражение, на­именование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу Минатома России

от 04.06.2014 № 72

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют сле­дующим образом:

Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2014 № 1-5/17 и приложение к нему, всего на 3 л.

• 22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование долж­ности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наиме­нования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией.

При оформлении документа на должностном бланке наименова­ние должности лица, подписавшего документ, не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документов представителями различных орга­низаций их должности располагаются на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформ­ляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределе­нием.

• 23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСО­ВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, рас­шифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласова­ния.

• 24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и долж­ность визирующего документ, расшифровку подписи (инициа­лы, фамилию) и дату подписания.

Виза необходима для проверки специалистами целесообразно­сти или своевременности составления документа.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визиро­вание документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации, в центре которой ставится герб или эмблема, наименование организации и ОГРН.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшиф­ровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться доку­мент.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или ру­ководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

• 29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

• 30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу ка­ждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организа­ции.

Такая отметка н еобходима для:

• исключения повторного ввода документа в компьютер;

• быстрого поиска документа по имени файла;

• установления лица, осуществившего документирование.