Задание 1.
Составить простой телефонный справочник в виде обычного списка телефонов с указанием для каждого телефона номера, имени абонента, его адреса и его категории (друзья, родственники, мастерские, магазины и т.д.).
Указание:
1. Запустите Microsoft Access
2. В открывшемся диалоговом окне выберите строку Новая база данных
3. Откроется окно "База данных"
4. Дважды щелкните по строке Создание таблицы в режиме конструктора
5. Откроется окно конструктора таблицы.
6. Заполните таблицу в соответствии с рисунком 1:
Рис. 1. Окно проектирования структуры таблицы
7. Задайте имена полей, их описания и длины, согласно приведенной ниже таблице:
Имя поля | Описание | Длина |
Номер | Номер телефона | |
Имя | Имя абонента | |
Адрес | Адрес абонента | |
Код_категории | Категория абонента |
8. Нажав правой кнопкой мыши на строке Номер из выпадающего меню выберите пункт "Ключевое поле"
9. Справа от слова Номер появится значок ключа
10. Закройте окно таблицы с сохранением под именем"ТЕЛЕФОНЫ".
11. Создайте с помощьюконструктора таблицу - словарь категорий:
Имя поля | Тип данных | Описание | Длина |
Код | Текстовый | Код_категории | |
Наименование | Текстовый | Наименование категории |
12. Задайте ключевое поле - "Код".
13. Закройте окно таблицы с сохранением под именем "КАТЕГОРИИ"
12. Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ" в режиме конструктора, перейдите к типу данных поля "Код_категории" и из раскрывающегося списка выберите "Мастер подстановок".
13. Откроется диалоговое окно (см. рис. 2).
Рис. 2. Диалоговое окно мастера подстановок
12. Укажите следующие параметры (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"):
· Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса
· Значения будут выбираться из таблицы "КАТЕГОРИИ"
· В столбец подстановки включить поле "Наименование" (надо выделить это поле и кнопкой переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей)
· Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца
· Оставить подпись "Код_категории" для подстановочного столбца
13. По окончании нажмите кнопку "Готово"
14. Закройте окно проектирования таблицы "ТЕЛЕФОНЫ".
15. Выбирите пункт меню "Сервис - Схема данных".
16. Откроется окно "Схема данных" (см. рис. 3)
Рис. 3. Окно "Схема данных"
17. Добавьте в схему данных таблицы "ТЕЛЕФОНЫ" и "КАТЕГОРИИ". Закройте окно добавления таблиц.
18. Откройте окно "Изменение связей" для настраиваемой связи (см. рис. 4). Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню "Связи - Изменить связь"
Рис. 4. Окно "Изменение связей"
Установите флажок "Обеспечение целостности данных".
Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку "ОК").
17. Сохраните макет схемы данных, дав команду меню "Файл > Сохранить" или нажав кнопку на панели инструментов. Закройте окно "Схема данных".
18. Откройте таблицу "КАТЕГОРИИ".
19. Заполните таблицу следующим образом:
Рис. 5. Окно таблицы "КАТЕГОРИИ"
20. Закройте таблицу.
21. Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ", заполните ее приведенными ниже данными:
Номер | Имя | Адрес | Категория |
45-14-15 | Петр Иванович | Улица Большая, 1 | Родственники |
31-98-16 | Дядя Коля | Переулок Маленький, 15 | Родственники |
18-42-51 | Марина | Центральный Проспект, 21 | Друзья |
23-15-48 | Ремонт телевизоров | Переулок Мастеров, 5 | Мастерские |
92-15-30 | Цветочный магазин | Улица Фиалковая, 28 | Магазины |
77-12-53 | Андрей | Аллея Звезд, 4 | Друзья |
51-12-43 | Тетя Света | Улица Родная, 8 | Родственники |
22. Откройте окно "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Запросы". Выберите создание запроса в режиме конструктора. Вам будет предложено добавить таблицы. Сделайте это и закройте окно добавления таблиц. Откроется бланк запроса по образцу (см. рис. 6)
Рис. 6. Бланк запроса по образцу
Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых основывается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.
23. Перетащите поля "Имя", "Номер" и "Код_категории" в формируемую таблицу. Укажите также параметр "Сортировка" (по возрастанию) для поля "Код_категории". Это обеспечит группировку отображаемых записей по категориям. Сохраните составленный запрос (назовите, например, "Телефоны без адресов") и закройте бланк запросов по образцу. Чтобы посмотреть результаты работы запроса, откройте его, сделав двойной щелчок по соответствующей записи в окне "База данных".
24. Составим теперь запрос, который из всего списка телефонного справочника показывает только телефоны друзей. Запустите создание запроса в режиме конструктора и заполните бланк запроса по образцу согласно приведенному ниже примеру:
Рис. 7. Составление запроса "Телефоны друзей"
25. Включите поля "Имя", "Номер" и "Код_категории" (см. рис. 7).
26. Сохраните запрос под именем "Телефоны друзей", закройте бланк запросов по образцу и посмотрите результаты выполнения запроса.
27. Вернитесь в режим конструктора запросов и попробуйте вернуть на место флажок "Вывод на экран" для поля "Код_категории".
28. Откройте окно "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Формы". Выберите создание формы с помощью мастера. Перед вами откроется диалоговое окно, в котором будет необходимо ответить на ряд вопросов. Укажите следующие параметры создаваемой формы (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"):
o Форма строится на основе таблицы "ТЕЛЕФОНЫ". В форму необходимо включить все поля таблицы.
o Внешний вид формы - "в один столбец".
o Требуемый стиль - по вашему усмотрению.
o Имя формы - "Телефоны"
После выполнения работы мастера, перед вами сразу откроется созданная форма, с которой уже можно работать. Внесем, однако, в макет формы некоторые изменения. Добавим заголовок формы и примечания.
29. Закройте созданную форму и откройте ее в режиме конструктора. Перед вами откроется макет формы, а также панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы (см. рис. 8).
Рис. 8. Макет формы "Телефоны". Добавление заголовка.
30. Раздвиньте с помощью мыши область заголовка формы, добавьте в заголовок элемент "Надпись", введите туда текст "Телефонный справочник", укажите желаемые параметры текста (шрифт, размер, цвет и т.п.). Аналогичным образом оформите и примечанеи формы. Введите туда свое имя (как автора базы данных), год создания базы данных или аналогичную информацию.
31. Сохраните и закройте макет формы. Откройте форму в обычном режиме. Если вы все правильно сделали, то у вас должно получиться примерно следующее:
Рис. 9. Форма "Телефоны".
32. Создадайте форму со списком телефонов друзей. Запустите мастер создания форм, укажите следующие параметры:
o Форма строится на основе запроса "Телефоны друзей" (включить все поля).
o Внешний вид формы - "ленточный".
o Требуемый стиль - по вашему усмотрению.
o Имя формы - "Телефоны друзей"
Аналогично прошлому примеру, задайте заголовок и подпись формы. Созданная вами форма должна иметь примерно следующий вид:
Рис. 10. Форма "Телефоны друзей".
33. Создайте список телефонов друзей в виде отчета. В окне "База данных" и переключитесь на вкладку объектов "Отчеты". Выберите создание отчета с помощью мастера. Укажите следующие параметры создаваемого отчета:
o Отчет строится на базе запроса "Телефоны друзей". Необходимо выбрать все доступные поля.
o Уровни группировки - не добавлять.
o Порядок сортировки - по имени.
o Макет для отчета - "табличный".
o Стиль отчета - по вашему усмотрению.
o Имя отчета - "Телефоны друзей".
Если есть необходимость внести какие-либо изменения в созданный отчет (например, скорректировать заголовок), то откройте отчет в режиме конструктора и сделайте это. В результате у вас должен получиться документ, аналогичный представленному на рис. 11. Обратите также внимание на подпись документа, расположенную внизу страницы.
Рис. 11. Отчет "Телефоны друзей".