Организация работы с документами - одна из основных составляющих делопроизводства. Из предыдущих разделов Вы узнали о том, какие виды документов различают в делопроизводстве, Вы уже знаете, как правильно составить документ, какие реквизиты необходимо указать. Но для того, чтобы сделать работу с документами наиболее удобной для всех сотрудников, необходимо создать систему документооборота.
Документооборот организации – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например:
- регистрируемые и нерегистрируемые документы;
- входящие, исходящие и внутренние документы;
- документы, направляемые в вышестоящие организации и поступающие из вышестоящих организаций.
Документопоток – это совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
|
|
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (обычно - года). Объем документооборота – важный показатель, он используется в качестве критерия при решении вопросов выбора формы делопроизводства в организации, штатного состава организации и других вопросов.
Функция учета документов - одна из важнейших функций организации. Учет документов обеспечивается путем их регистрации - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Регистрация также позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов.
Организацией документооборота занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Эта служба может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт). Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Если документы оформлены неправильно, они возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.