Входящие документы

Поступающие в организацию документы называют входящими. Эти документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в провер­ке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полнос­тью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в пра­вом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначе­ние структурного подразделения, например: «ПО» - производственный отдел.

При передаче документов непосредственно исполнителям указы­ваются их фамилии и инициалы.

При наличии в организации локальной сети прием-передача доку­ментов может осуществляться с помощью ПК.

После регистрации документы передаются для ознакомления и при­нятия решения директору. Директор должен определить исполни­теля, дать четкие и конкретные указания по исполнению докумен­та и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятия докумен­та на контроль. Если в резолюции указано несколько исполните­лей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

С резолюцией директора документ передается ответственному ис­полнителю под расписку в журнале регистрации входящих доку­ментов с проставлением исполнителем даты получения. Переме­щение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограни­чения доступа.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный до­кумент, выполнено задание), на документе исполнителем простав­ляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.