Исходящие документы

Отправляемые организацией документы называют исходящими. Об­работка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа директором (в необходимых случаях - ут­верждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исклю­чением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись директору.

После подписания директором в двух экземплярах исходящий до­кумент передается для регистрации.

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

- номер документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера до­кументов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, этот номер необходимо проставить на двух экземплярах. Исходящий документ в день составления отправляется адресату. Второй экземпляр отправленного документа или единственный экземпляр документа (например, если это факс) подшивается в дело.