Другие средства оргтехники

К компьютерным аксессуарам относятся:

- средства хранения дискет и компакт-дисков;

- средства защиты здоровья от негативного воздействия техни­ческих средств;

- средства защиты технических средств от окружающей среды;

- средства, расширяющие функциональные возможности компь­ютера;

- средства обслуживания и ремонта;

- средства эргономики.

Использование компьютерных аксессуаров - это необходимое сред­ство для удовлетворения требований эргономики и охраны здоро­вья. Существует прямая зависимость роста заболеваний от интен­сивности работы с компьютером. И главное здесь - несоблюдение требований безопасности и неправильная организация рабочего места. Вот несколько требований, соблюдение которых поможет за­быть о недомогании после работы за компьютером:

1. Высота стола - 72 см от пола. Лучше всего иметь стол с перемен­ной высотой, что позволит Вам работать некоторое время стоя, да­вая отдохнуть позвоночнику.

2. Свободное пространство для ног - не менее 58 см в длину.

3. Стул, на котором Вы сидите, имеет огромное значение. Сиденье должно иметь мягкую спинку до середины лопаток, можно с под­локотниками, переменную высоту. Не сидите на краешке стула, закинув ногу на ногу, вытянув ноги вперед, согнув спину, втянув голову в плечи. Старайтесь сидеть ровно.

4. Желательно, чтобы клавиатура и монитор находились на одном уровне.

5. Перед клавиатурой должно оставаться не менее 10 см свободно­го места для того, чтобы можно было опереться на поверхность стола запястьями, не перегружая руки (можно использовать подставки под кисти рук).

6. Процессор надо расположить так, чтобы до дисководов можно было без труда дотянуться, не выгибаясь.

Большую роль играет цвет стола и самого компьютера. Идеаль­ный цвет - светло-серый (не отражает падающий свет).

2. Работа с электронными документами

Использование современных компьютеров не меняет основных за­дач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффек­тивно организовывать работу с документами.

В современном мире компьютер незаменим при работе с деловыми документами.

Во-первых, при помощи компьютера во многом легче создать любой документ, отредактировать его, создать шаблон документа и т.д. Во-вторых, появляется много возможностей во внешнем оформле­нии документа, а это помогает наилучшему восприятию содержа­щейся в документе информации.

Для того чтобы компьютер стал для Вас действительно эффектным помощником, необходимо выполнять несколько правил.

1. Название файла должно помогать определить его содержание (например, по типу документа - Letter; или по типу документа и номеру - Letter5).

2. В нижнем углу документа указывайте путь поиска данного до­кумента в компьютере (дату создания документа, автора документа и другую информацию, которая Вам необходима).

В Microsoft Word это можно делать следующим образом:

- выберите команду «Колонтитулы» в меню Вид;

- щелкните на «Нижний колонтитул»;

- щелкните на «Вставить автотекст»;

- выберите, например, полное имя файла.

3. Создавайте каталоги, или так называемые папки для система­тизации документов. Это очень удобно делать в Проводнике. Например, если Вы часто проводите собрания и ведете протоколы, разумно сделать папку «Протоколы» и протоколы всех собраний хранить в этой папке. Систематизируйте документы таким образом, чтобы легко было найти необходимый документ.

4. Проводите ревизию электронных документов не реже одного раза в неделю - удаляйте устаревшие версии документов; если это необходимо, создавайте новые папки; обязательно оставляйте копии важных документов на дискетах.

Документы, которые не используются в текущей работе, сбра­сывайте в архив. Для архива обычно используются жесткие дис­ки, стримеры, дискеты, Zip drive, CD. Сроки хранения информа­ции для электронных архивов такие же, как и для бумажных ар­хивов. Стоит отметить, что такие документы, как, например, при­казы по личному составу, должны храниться как в электронном архиве, так и на бумажном носителе.

3. Преимущества электронного делопроизводства

Вопросы и задания для самоконтроля по теме 7