Связи между звеньями управленческой структуры являются полноправной частью теории структур, в рамках которой рассматривается не только разделение аппарата управления на отдельные звенья, но и способ их расстановки и взаимодействия. И лишь обе эти группы проблем, взятые вместе, составляют понятие структуры органов государственного управления.
'Если ограничиться одним распределением функций между рабочими местами, рабочими группами и уровнями руководства, оставляя в стороне связи между этими элементами, то вследствие разнородной интерпретации связей все установленные принципы распределения этих функций быстро оказались бы одной видимостью. Например, традиционно понимаемая служебная связь (субординация) приводит к такому ограничению подчиненного рабочего места (рабочей группы, ступени), что его компетенция и самостоятельность отбираются и переносятся на ступень или уровень выше. Чтобы охарактеризовать какой-то коллектив, недостаточно описать его составные элементы, схему его структуры. Нужно описать вид его связей. В. Г. Вишняков в своем исследовании справедливо подчеркивал, что весьма важным элементом структуры административного органа являются формы взаимоотношений, различие между структурами обусловлено разнообразием организационных взаимоотношений, системой линий, по которым проходит информация[49].
Выделяются следующие организационные связи: служебные, функциональные, технические и информационные.
Служебная связь больше всего бросается в глаза при рассмотрении организационных структур систем, представляет собой односторон-н1Ою зависимость подчиненного от начальника. Эту зависимость можно охарактеризовать как служебную связь. Наиболее существенным признаком служебной связи является полномочие начальника решать, что должен делать подчиненный в рабочее время, и определять задания, которые подчиненный обязан выполнить. Отсюда следует, что в случае сомнения начальник принимает также решение об очередности выполнения подчиненным отдельных заданий.
Функциональная связь может, но не должна перекрываться сопряжениями служебной связи. Как правило, эта связь также носит односторонний характер. «Функционально обусловливающий элемент» не решает, однако, что должен делать «функционально зависимый элемент». При правильно построенных отношениях он вообще не решает вопросов поведения «зависимого элемента». Роль «функционально обусловливающего элемента» заключается скорее в помощи или совете, чем в выдаче распоряжений, «Зависимый элемент» сохраняет право решения, а вместе с ним несет ответственность, но обязан выслушать совет. Чтобы такого рода функциональная связь могла выполнять свои задачи, «функционально зависимый элемент» должен гарантировать «функционально подчиняющему элементу» полную информацию о всех задуманных им действиях, в отношении которых функциональный орган должен высказаться; отсутствие подобной информации освобождает, естественно, этот орган от ответственности за выполнение «обязанности высказывать мнение».
Функциональную связь проще всего пояснить на таких примерах, как отношения учреждения и юрисконсульта. В рамках функциональной связи приказов нет.
Руководитель должен, например, послать проект какого-то договора на заключение, юрисконсульт обязан высказать свое мнение. Но согласится ли руководитель с заключением или нет — зависит исключительно от него. Мнение или заключение юрисконсульта не освобождает руководство от ответственности за подписание договора, и он ни в коем случае не разделяет этой ответственности с юрисконсультом.
Техническая связь. В организованных системах, в которых разделение труда находится на довольно высоком уровне и, следовательно, Деятельность каждого члена коллектива зависит от деятельности других участников, большое значение приобретает взаимозависимость Членов коллектива. Каждый работник должен добиваться от всех формально установленным или обычно принятым способом всесторонне согласованной деятельности. Именно в этом заключается третий вид организационной связи — техническая связь.
Информационная связь. Она предусматривает одностороннюю и (или) взаимную информацию о всех состояниях объекта и об изменениях состояний, о которых информирующий знает, а информируемый должен знать, чтобы иметь возможность эффективно выполнять свои обязанности.
В рамки информационной связи входят все остальные связи, поскольку не существует такого контакта между индивидами, который не удалось бы свести к передаче (отправлению и получению) широко понимаемой информации (не считая той информации, которая составляет служебную, функциональную и техническую связи).
Каждая сложная управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления во всех системах совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации. Повторение этой «азбуки» управления оправдано тем, что позволяет вывести «аксиому»: информация — субстрат управленческих процессов [50].
С информацией работают все специалисты управления, но затраты времени у них структурируются по-разному.
Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого персонала, %
Категории персонала | Подготовка информации | Выработка и принятие ' решений | Организация реализации решений |
Руководители, выполняющие организационно-административные операции | 10-20 | 40-30 | |
Специалисты и ответственные исполнители, выполняющие аналитико-конст-руктивные операции | 20 ____ _ | ||
Технический персонал, выполняющий информационно-технические операции | 20 _____ |