В теории организации координацию можно рассматривать как функцию управления. Вместе с тем координацию следует рассматривать и как метод организации связей.
Усиление необходимости в текущей координации и нарастание связанных с этим различных затруднений прямо пропорциональны организационным ошибкам в области структуры, ошибкам в разделении функций между отдельными звеньями административной структуры (дублирование, «бреши»), неточным и неясным разграничениям прав между индивидуальными рабочими местами, группами и уровнями аппарата управления. Объем задач и обязанностей следует распределить между структурами управления, местными органами власти и другими органами управления так, чтобы это распределение не создавало для координации проблем или сводило их до минимума.
В структуре управленческих отношений важное место занимают отношения координации, они обеспечивают обмен информацией, согласование и объединение действий на основе субсидиарности и паритетности, комплексность, системность многочисленных звеньев, структур управления.
|
|
Существует несколько способов координации:
— соучастие (характерен невысокий уровень интеграции действий, при решении совместных задач);
— соперничество;
— конкурирующее взаимодействие на формальной основе в соответствии с должностными инструкциями и установленными процедурами;
— сотрудничество, отражающее добровольное объединение усилий, стремление помочь друг другу в выполнении задач, порученных функций.
Отношения координации возникают при статусном равенстве участников управления (по горизонтали) или в механизмах согласования различных организационных структур и индивидов (в том числе различных уровней управления — по вертикали) при решении определенных проблем для достижения поставленных целей.
Отношения горизонтальной координации возникают в таких организационных формах: межведомственных советах, комиссиях, координационных комитетах, призванных согласовывать работу различных министерств, ведомств в определенной сфере; в ведущих организациях, которые являются головными при решении вопросов или проведении политики в определенных сферах, координируют и согласовывают свои решения (действия) с заинтересованной стороной; при официальных соглашениях о взаимодействии, определяющих границы и механизм согласования отдельных вопросов или областей деятельности, в том числе процедурные вопросы.
Сущность вертикальной координации состоит в том, что решение о согласовании действий и само согласование в процессе работы осуществляются через вышестоящие органы. В этом случае действуют механизмы разделения труда и иерархическая подчиненность, закрепленная в нормативных документах. Внутри организации часто создаются специальные плановые отделы, выполняющие координирующие Функции.
|
|
В условиях России наибольшее значение имеет отлаженная система межотраслевой и межрегиональной координации.
9.5. Система информации
Во многих органах управления система информации относится к запущенному участку. Следует отметить, что в настоящее время информационные каналы почти целиком перекрываются каналами служебной связи, в рамках которой проходят распоряжения и отчетность. Издания государственных актов, бюллетень постановлений, журналы отдельных ведомств и проходящие по каналам служебной связи новые нормативы, размножаемые копировально-множительной техникой, составляют традиционно сформированную и стихийно возникшую «систему информации». При этом почти на каждое рабочее место, особенно на руководящее, обрушивается лавина информации, с которой зачастую нет времени ознакомиться или на которую жаль тратить время. Подобное явление можно отнести к фактору информационных помех. Примером может быть руководитель, который тонет в массе информации, но не находит как раз той, которая ему нужна.
Проблема состоит в том, что каждое рабочее место — руководящего или неруководящего работника — нуждается в наличии определенной информации. Однако загромождение какого-либо рабочего места ненужными сведениями вызывает необходимость в дополнительной работе — сортировке информации.
По нашему мнению, при создании системы информации необходимо обратить внимание на следующие вопросы:
а) принимать только ту информацию, которая используется систематически;
б) получать информацию в такой обобщенной, сводной форме, чтобы можно было сделать из нее нужные выводы без дополнительных подсчетов или сопоставлений; следует также установить, кто будет готовить такую информацию;
в) определить такой способ получения информации, который в максимальной степени гарантирует ее точность и объективность при одновременном ограничении трудоемкости получения этой информации.
Каждое рабочее место — руководящего или неруководящего работника — должно иметь определенную необходимую информацию от тех рабочих мест, с которыми оно связано по своей работе. Это будет способствовать правильному сотрудничеству и взаимодействию. В описаниях взаимосвязанных рабочих мест должны быть отражены взаимные обязанности и полномочия, чтобы таким образом обеспечить пути обмена информацией. Необходимая информация может исходить из разных источников, лежащих нередко за пределами данного органа управления. В таких случаях должны быть продуманы пути, доводящие эту информацию прямо до тех рабочих мест, на которых она будет использована, без загрузки служебной связи.
Цель наших рассуждений — обратить внимание каждого административного органа на вопрос: нельзя ли кое-что улучшить в установившемся потоке информации?
Управленческая информация по структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д.
Информация в зависимости от источников поступления делится
внутреннюю и внешнюю.
Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности как в отношении предоставления, так и использования.
|
|
Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация: организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т. п.; оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т. е. отражающая ход производственно-управленческого процесса. Еще более регламентированный вид внутренней информации — исходящая информация, т. е. документы, создаваемые в системе управления. Они делятся на: а) документы внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям; б) документы для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев определена и не может подвергаться изменениям.
Информация об управляющих воздействиях по содержанию является одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления — приказы, распоряжения, инструкции, т. е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т. д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданное™ временных и ситуационных характеристик.
Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны, и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.
|
|
Внешняя информация может быть разделена на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная).
Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов.
Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной. В свою очередь, она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования. К общей прескриптивной информации относятся законодательные и нормативные документы^ (кодексы, справочники, официальные печатные издания).
При формировании системы информации для управления необходимо прежде всего определить функциональную структуру деятельности учреждения, а именно: какие цели и задачи стоят перед организацией и какие виды управляющего воздействия (деятельности) она осуществляет. Зная это, можно перейти к системе критериев оценки выполнения конкретных функций, а затем и к формированию системы информации, характеризующей деятельность организации. В этом случае будет осуществлен целевой сбор информации по объекту управления, которая позволит выйти на принятие конкретных управленческих решений.
Итак, логика информационного потока может быть представлена как:
организация -» цели и задачи -» функциональная структура деятельности -* критерии оценки -» система показателей,
Следует отметить различную информационную потребность в различных видах управленческой деятельности.
Стратегическое управление (планирование) Предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.
Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами.
Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности — очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых 'работает организация.
Ключевую роль в обеспечении эффективности контроля играет распространение информации, сведений об установленных стандартах и достигнутых результатах.
Существуют различные способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т. д.), аналитический анализ.
Информационный поиск, предшествующий принятию решения, —
это процесс сбора и переработки информации с учетом требований,
определенных закономерностей. '
Информационный цикл охватывает.ряд последовательных процессов, в каждом из которых информация, представленная на начальном этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т. е. «сырого» информационного материала, обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имеющие смысл) для адресата, «заказчика» — лица, принимающего решение. В этом виде информация становится сама собой — информацией в собственном смысле этого понятия.
Таким образом, в порядке выводов: информация как управленче^ екая категория — это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления. Информация в управлении — это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения.
Качество управленческой информации как понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.
Наряду с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в условиях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вести поиск Дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться избыток информации, что приводит к потере целостности (множество Цифр и фактов заслоняют истинную картину).
Организационная структура объединяется в целое посредством сети потоков информации. Между системой информационного обеспечения и организационной структурой управления имеется органическая взаимосвязь и взаимозависимость. Система информационного обеспечения выступает по отношению к организационной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, неизбежно меняется распределение информационных потоков.
Чрезмерное дробление подразделений, нечеткая координация и связь между ними затрудняют прохождение информационных потоков, также как частая организационная перестройка разрушает информационную управляющую систему (МУС), мешает ее гибкости и динамизму.
Требования к информации в управлении можно обобщить следующим образом:
— опережающая, т. е. содержащая в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;
— своевременная, оперативная;
— надежная (основными параметрами надежности информации принято считать ее достоверность, объективность, полноту);
— оптимальная (характеристика меры в соотношении необходимой и достаточной информации);
—.доступная и простая в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность). Необходимо также соблюдать соотношение между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока;
— логичная и лаконичная (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);
— комплексная, системная;
— соответствующая компетенции, полномочиям субъекта управления;
— ориентированная, допускающая машинную обработку.
Основные трудности, которые возникают на пути сбора и распространения информации, связаны с коммуникационными проблемами. Несмотря на то что измерения проводят компьютеры, большая часть информации обрабатывается человеком, что сопряжено с возможными искажениями информации. Здесь неизбежны субъективные оценки, опасные побуждения сотрудников выдавать непригодную информацию, т. е. заниженные цели, завышенные объемы необходимых ресурсов и т. д. Поэтому информатизация как важное направление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а, главным образом, как социальный процесс. Роль технической базы значительна, но наиболее сложные проблемы на этом пути находятся в сфере социальных (экономических, юридических, культурных) преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его сознания и информационной культуры, которая отнюдь не сводится к компьютерной грамоте. Это очень широкое понятие, включающее умение ориентироваться в информационном пространстве, обостренное чувство времени, желание повысить КПД своей умственной работы и жизни вообще, нетерпимость к пустому времяпровождению и даже умение говорить по телефону.
Итак, оптимальное коммуникативное взаимодействие и информационное обеспечение — необходимые факторы эффективного управления.
Вопросы для размышления и самоконтроля
1. Раскройте содержание и соотношение терминов: коммуникация — коммуникативный процесс, информация — информационный процесс, взаимодействие — управленческие отношения.
2. Опишите используемые в органах управления различные модели коммуникативных сетей.
3. Какова роль руководителя в коммуникационном процессе?
4. Назовите основные причины неэффективных коммуникаций в системе управления.
5. Охарактеризуйте внутреннюю и внешнюю управленческую информацию, их подвиды.
6. Как сформировать систему информации в конкретной организации?
7. Что такое управленческая информация? Каким требованиям она должна отвечать?