Понятия о документации и бухгалтерском документе. Реквизиты бухгалтерских документов

Все хозяйственные операции, совершаемые в организа­ции, оформляются оправдательными документами. Документы являются первоисточником бухгалтерской информации. В совокупности документы составляют документацию. Процесс записи информации по предусмотренным стандартным формам называется документированием.

Документация - это один из элементов метода бухгалтерского учета и представляет собой сплошное и не­прерывное отражение хозяйственных операций с целью полу­чения о них данных, требующихся для ведения текущего бух­галтерского учета.

Бухгалтерский документ - это пись­менное распоряжение или доказательство, подтвер­ждающее факт совершения операции.

Значение документации заключается в следующем:

1. Документация является обоснованием для учетных записей в регистрах бухгалтерского учета.

2. Документация используется для выработки управлен­ческих решений.

3. Документация выполняет информационную, кон­трольную, аналитическую функции.

4. Документация является доказательством законности совершенных хозяйственных операций.

Бухгалтерские документы - это бланки заранее разработанных форм, которые заполняются от руки или с помощью печатающих устройств. Составленный бухгалтерский документ должен содер­жать исчерпывающие и точные сведения о совершенной хо­зяйственной операции.

В документе заполняют определенные показатели, т.е. реквизиты. Реквизиты документов - это совокупность показателей, формирующих учетную информацию в тех пределах, в которых она позволяет признать документ действительным и обоснованно принять его к бухгалтерскому учету. Количество и содержание реквизитов в документах оп­ределяется характером хозяйственной операции. В каждом документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными:

1. Наименование документа (формы, код формы).

2. Дата составления документа.

3. Наименование организации, от имени которой со­ставлен документ.

4. Содержание хозяйственной операции.

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном, денежном выражении.

6.Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

7. Личные подписи и их расшифровки.

Кроме обязательных реквизитов, организации могут включать в документы дополнительные реквизи­ты:

1. Номер документа.

2. Адрес организации.

3. Основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной в документе (договор, приказ).

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной доку­ментации, разработанных и утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.

Организации могут использовать документы, форма которых не предусмотрена в этих альбо­мах и утверждена организацией. При этом эти документы должны содержать обязательные реквизиты.

Отсутствие в первичном документе какого-либо из обя­зательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций.

Перечень лиц, имеющих право подписи до­кументов, утверждает руководитель организации по согласо­ванию с главным бухгалтером.