Организация факсимильной связи

По принципам предоставления услуг организация служб факсимильной связи осуществляется по двум, традиционным для телеграфной подотрасли направлениям – клиентские и абонентские.

К клиентской службе относится служба "Бюрофакс", к наиболее ярким представителям абонентской службы относится служба "Телефакс".

Традиционные абонентские установки (телефаксы) имеют ряд серьезных недостатков:

- подверженность значительному механическому износу. При частом использовании сканер телефакса забивается пылью и грязью, попадающими со считываемых документов. Пластиковые шестерни изнашиваются. Все это приводит к перекосам и неравномерной подаче как считываемых документов в сканер, так и термобумаги в записывающее устройство;
- сложность отправления документов большому числу адресатов;
- неэффективное использование термобумаги. Большинство факсимильных аппаратов распечатывает все получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации на специальной дорогой термобумаге. Кроме высокой цены, у этой бумаги есть еще один существенный недостаток - изображение на ней неизбежно выцветает со временем. Таким образом, все важные сообщения необходимо для хранения копировать.

Поэтому в настоящее время в качестве абонентских установок используют ПК с факс-модемным адаптером и соответствующим программным обеспечением. Специальные факсимильные платы, способны передавать различную информацию со скоростью 14400 бит/с одновременно по 12 телефонным линиям. Системы на базе ПК с применением таких плат обладают рядом преимуществ перед обычными факсимильными аппаратами:

· удобство использования. Интеграция ПК с телефонной сетью и наделение его возможностями телефакса позволяет пользователям получать, обрабатывать и отправлять факсимильные сообщения, не отрываясь от своих компьютеров;

· эффективное использование телефонных линий. Факсимильная система, строящаяся на базе ПК, обеспечивает эффективный обмен информацией по малому числу телефонных линий, заменяя собой множество автономных телефаксов, для каждого из которых требуется отдельная линия;

· высокое качество передаваемого изображения. Любой документ текстового или графического редактора может быть передан в виде факсимильного сообщения высокого качества. Для этого с помощью специального программного обеспечения он преобразуется в формат, используемый факсимильной платой для передачи сообщений. Таким образом, гарантируется высокое качество изображения, поскольку документ не может быть "испорчен" ни низким качеством печати печатающего устройства, ни загрязнением сканера телефакса, ни неполадками в механизме подачи бумаги;

· сохранение конфиденциальности принимаемых сообщений. В отличие от обычных телефаксов, распечатывающих все поступающие сообщения на едином рулоне бумаги, рассматриваемые системы принимают и сохраняют их в персональных директориях пользователей, доступ к которым ограничивается паролем. Таким образом, полностью исключается просмотр важных документов посторонними людьми.

Кроме того, применение ПК для управления работой факсимильных карт позволяет реализовать множество полезных и удобных приложений. Наибольшее распространение получили такие приложения (службы) как:

– факс-сервер;
– факс по запросу;
– факс-рассылка.

Факс-сервер представляет собой компьютер, оборудованный несколькими специальными факсимильными платами (или одной многоканальной картой) и интегрированный с локальной вычислительной сетью (ЛВС). Факс-сервер позволяет каждому пользователю ЛВС передавать и принимать факсимильные сообщения с помощью своего рабочего ПК.

Факс-сервер в ЛВС

Передача. На каждом ПК локальной сети устанавливается специальная программа. Она дает возможность пользователю отправлять документы со своего компьютера. Достаточно указать документ, подлежащий отправке, и телефонный номер адресата. Все остальное факс-сервер сделает сам, оповестив пользователя об успешной передаче документа адресату. Причем все несрочные сообщения могут быть сохранены на диске факс-сервера и отправлены в ночное время по более низким тарифам. Некоторые факсимильные серверы также позволяют рассылать документы большому числу адресатов.

Прием. Факс-сервер принимает каждое поступающее факсимильное сообщение и сохраняет его в общей директории либо в персональной директории пользователя, извещая об этом в первом случае секретаря, а во втором - конкретного пользователя. Права доступа к обеим директориям для каждого пользователя могут быть ограничены. Этим обеспечивается сохранение конфиденциальности принимаемой информации.

Факс по запросу. Системы факс по запросу (ФПЗ) позволяют автоматизировать обработку запросов абонентов с предоставлением им факсимильных сообщений.

Как показывает практика, при обработке запросов вручную обычно выполняется следующая последовательность действий. Абонент звонит по номеру, на котором не установлен телефакс, и запрашивает какой-либо документ. Сотруднику нужно найти необходимый документ, дойти до телефакса, установить с абонентом новое соединение (известно, что 75% вызовов не достигают цели с первой попытки - занято, не отвечает, и т.д.) и отправить документ. Данный процесс обычно отнимает много времени.

Системы ФПЗ позволяют в цепочке абонент-сотрудник-документ полностью исключить звено "сотрудник".

Системы ФПЗ можно разделить на три вида:

– простого ответа;
– вещательные;
– интерактивные.

Работа систем простого ответа.

Организация, имеющая в своем распоряжении систему ФПЗ, указывает в рекламе рядом с каждым коммерческим предложением его индекс. Клиент, позвонив с телефакса по номеру системы ФПЗ, вводит один из этих индексов, используя функцию тонального набора, доступную на любом современном телефаксе. В ответ система автоматически высылает соответствующий индексу документ. Все документы хранятся в системе в виде файлов специального формата.

Рис.14.3. Обработка запросов абонентов

Вещательные системы ФПЗ, в отличие от систем простого ответа, позволяют абоненту выбирать документы, следуя кратким речевым инструкциям. Система "поднимает трубку", приветствует абонента и проигрывает речевое меню. Разные пункты меню содержат информацию, соответствующую разным видам продукции или услуг, предлагаемых организацией.

В ответ абонент может сделать следующее:

– ввести известный индекс предложения и сразу получить необходимый документ;
– нажать клавишу, соответствующую одному из пунктов меню;
– переключиться на оператора.

При выборе абонентом пункта меню система проигрывает речевое сообщение, которое содержит информацию о конкретных товарах или услугах и соответствующих им индексах. Абонент вводит заинтересовавший его индекс (или несколько индексов) и получает соответственно один или несколько документов.

Вещательные системы позволяют организовывать древовидные речевые меню с разным числом ветвей и уровней, информация в которых может быть представлена как в факсимильном, так и в речевом виде.

Интерактивные системы ФПЗ, так же как и вещательные, позволяют абонентам получать доступ к информации с помощью индексов и древовидных речевых меню. Разница между этими системами состоит в том, что интерактивные системы ФПЗ могут предоставлять каждому абоненту не только однотипные документы, но и индивидуальные. Они создаются системой в процессе общения, в зависимости от набираемой абонентом на телефонном аппарате последовательности команд.

Выглядит это следующим образом. Абонент звонит на номер системы ФПЗ, вводит свой персональный номер, код и, следуя речевым инструкциям, получает доступ к персональной информации.

Другой вариант - абонент отвечает на вопросы системы, которая формирует сообщение в зависимости от ответов, включая/не включая те или иные данные в документ. Таким образом, все сообщения, высылаемые интерактивной системой ФПЗ, индивидуальны для каждого абонента.

Факс-рассылка. Системы факс-рассылки используют при необходимости рассылать большие объемы факсимильных сообщений большому числу адресатов. Системы факс-рассылки обычно строятся на базе ПК с помощью многоканальной факсимильной карты, что позволяет одновременно рассылать по разным линиям различные по содержанию документы разным группам адресатов.

Для рассылки документов абонентам достаточно объединить их телефонные номера во временную группу и соотнести ее с рассылаемыми документами. После этого, если необходимо, указывается интервал времени, в течение которого следует производить рассылку. Все остальное система делает автоматически.

Клиентская служба "Бюрофакс". Предоставляет услуги факсимильной связи потребителям, не имеющим собственных факсимильных аппаратов (телефаксов). Служба "Бюрофакс" обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого, в так называемых "бюро общего пользования". Базой для создания предприятиями телеграфной подотрасли службы "Бюрофакс" является существующая служба доставки телеграмм и разветвленная сеть отделений связи, в которых предоставляются телеграфные услуги и которые могут быть использованы для развертывания факсимильных "бюро общего пользования".

Служба "Бюрофакс" предоставляет для потребителей следующие услуги:

– подачу документов для отправки через операционное окно передающего отделения связи;
– подачу документа с факсимильной установки отправителя;
– доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;
– доставку факсимильного сообщения получателя средствами электросвязи на факсимильную установку;
– доставку факсимильного сообщения средствами почты;
– выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования); по предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телекс);
– различные категории срочности передачи и доставки сообщений.

Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.

Служба передачи газет. Служба передачи газет обеспечивает передачу факсимильным способом оригиналов-оттисков центральных газет, поступающих от издательств в пункты децентрализованного печатания.

Для передачи газетных полос применяются некоммутируемые каналы: дуплексные вторичные широкополосные каналы наземных систем передачи, симплексные групповые тракты спутниковых систем ("Москва", "Орбита"), первичные цифровые каналы спутниковых систем передачи "Орбита- РВ". Передача газетных полос осуществляется из центра (издательство "Пресса") циркулярными пучками. Сеть построена с использованием аналоговой факсимильной оконечной техники "Газета-2". Применение аналогового способа передачи не обеспечивает в полной мере требований предъявляемых полиграфистами.

С внедрением компьютерных технологий передача газет постепенно превращается в передачу файлов между компьютерами редакционно-издательских комплексов, т.е. передачу данных.