Процедуры обработки информации

Информационные технологии работы с информацией включает следующие процедуры, отличающиеся как по функциям, так и по времени их выполнения:

· сбор и регистрация информации;

· передача информации к месту обработки;

· машинное кодирование информации;

· хранение и поиск информации;

· вычислительная обработка;

· размножение информации;

· принятие решений и выработка управляющих воздействий.

Обычно любая информация подвергается всем процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут отсутствовать. Последовательность их также может быть различной, при этом некоторые процедуры могут повторяться. Состав процедур зависит от рассматриваемого объекта.

Рассмотрим особенности выполнения основных процедур преобразования информации.

Сбор и регистрация информации происходит по-разному в различных объектах. Наиболее сложна эта процедура в автоматизированных управленческих процессах учреждений, организаций, фирм, где производится сбор и регистрация первичной учётной информации, которая отражает деятельность объекта. Большое значение при этом имеет достоверность, полнота и своевременность первичной информации. Сбор информации сопровождается её регистрацией на материальном носителе (документе или машинном носителе). Запись в первичные документы осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации являются наиболее трудоёмкими. С использованием и развитием технических средств сбора и регистрации могут быть автоматизированы операции количественного измерения, регистрации, накопление и передача информации по каналам связи с компьютером для формирования первичных документов.

Необходимость передачи информации вызвана тем, что сбор и регистрация информации нередко территориально отделены от её обработки. Сбор и регистрация информации производятся на рабочих местах (местах зарождения информации), а обработка - с помощью специальных компьютерных программ. Современными средствами сбора и регистрации данных могут быть: сканеры, портативные регистраторы данных, устройства идентификации.

Передача информации может осуществляться разными способами: курьером, пересылкой по почте, доставкой транспортом, дистанционной передачей по каналам связи. Для осуществления последнего способа, присущего всем информационным системам, необходимы специальные технические средства.

Дистанционно может передаваться как первичная информация с мест её возникновения, так и обобщённая с мест её обработки. В этом случае обобщённая информация может отражаться на различных устройствах: дисплеях, табло, печатающих устройствах. Поступление информации к местам её обработки может осуществляться на машинных носителях или непосредственно в компьютере по каналам связи при помощи специальных программных и аппаратных средств.

Дистанционный способ передачи имеет большое значение в многоуровневых системах, где применение дистанционной передачи значительно ускоряет прохождение информации с одного уровня управления на другой и сокращает время обработки данных. Дистанционный способ передачи данных осуществляется через модемы, факс-модемы.

Способ поступления информации на машинные носители связан с кодированием информации - процедурой машинного представления (записи) информации на машинных носителях в кодах, принятых в компьютере. Запись информации на машинные носители является трудоёмкой операцией, в процессе которой возникает наибольшее количество ошибок. Для устранения ошибок используются операции контроля записи разными методами на специальных устройствах или на компьютерах.

Хранение и накопление информации вызвано многократным её использованием, а также необходимостью постоянного наличия и обобщения первичных данных до их обработки. Хранение информации осуществляется на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по определенному признаку. Для хранения информации в настоящее время используют базы данных и средства управления базами данных - системы управления базами данных.

Поиск данных - это выборка нужных данных из хранимой информации, которая может корректироваться или изменяться. Процедура поиска информации выполняется на основе запроса на нужную информацию.

Обработка информации на ЭВМ чаще производится централизованно, а на персональных компьютерах - в местах возникновения информации, где создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) соответствующих специалистов. АРМ специалиста включает персональный компьютер, набор программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

В ходе решения задач на компьютере в соответствии с машинной программой формируются итоговые сводки, которые могут быть отпечатаны на печатающем устройстве. Современными средствами выдачи информации являются: принтеры, плоттеры. Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с обобщённой информацией необходим нескольким специалистам.

Принятие решения в автоматизированной системе управления осуществляется, как правило, специалистами без применения технических средств на основе анализа обобщённой информации, полученной с помощью компьютера. Хотя в ряде случаев оказываются полезными такие интеллектуальные системы поддержки принятия решений, как экспертные системы. Основное назначение экспертных систем заключается в выдаче рекомендаций лицам, принимающим решения, по способам разрешения возникающих проблем в некоторой ограниченной предметной области. Так, в США уже в 1984 г. существовало десять экспертных систем в области права. Это экспертная система TAXMAN, дающая рекомендации по вопросам налогообложения частных фирм, экспертные системы LDC - по вопросам взаимных юридических обязательств фирм, LEGAL Analusis Program и LEGAL REC. Systems - по вопросам заключения контрактов; экспертная система юридической фирмы Coopers and Lubrand позволяет малоопытным консультантам давать клиентам квалифицированные консультации. И в нашей стране экспертные системы получили достаточно заметное распространение в сфере правоохранительной и правоприменительной деятельности.

Таким образом, благодаря применению персональных компьютеров повышается надежность анализа обрабатываемых сведений, а также обеспечивается переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с компьютером.