Классификация документов в кадровой деятельности

Документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая группа - это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.

Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники кадровых служб, финансовых подразделений, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения, сбыта и других функциональных подразделений.

В свою очередь, обе группы документов состоят из организационных и распорядительных документов,

Документы можно классифицировать по их наименованиям.

Например, приказы, положения, инструкции, протоколы, акты, докладные и служебные записки, договоры, заявления, служебные письма и т. д.

Оформление многих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными и их можно классифицировать:

• по месту составления:

- внутренние (документы, составляемые работниками данной организации),

- внешние (документы, поступающие из других организаций и от частных лиц);

• по содержанию:

- простые (посвященные одному вопросу),

- сложные (охватывающие несколько вопросов);

• по форме:

- индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки),

- трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении,

- типовые, созданные для группы однородных предприятий.

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

• по срокам исполнения:

- срочные, требующие исполнения в определенный срок,

- несрочные, для которыхсрок исполнения не установлен;

• по происхождению:

- служебные, затрагивающие интересы организации,

- личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

• по средствам фиксации:

- письменные,

- печатные,

- графические,

- фотокинодокументы,

- электронные и т. д.;

• по виду оформления:

- подлинные,

- копии,

- выписки,

- дубликаты.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело работники кадровых служб, можно классифицировать предлагаемым образом:

- организационные документы,

- распорядительные документы,

- справочные документы (подтверждающие трудовую деятельность работника),

- информационно-расчетные документы,

-журналы (книги) учета и регистрации документов

- отдельная группа документов – методический материал.