Технология групповой работы с документами (GroupWare) основана на информационной модели предприятия (организации) и позволяет управлять неструктурированной информацией.
Групповая работа над электронными документами предполагает выполнение одной
коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации.
Групповая работа поддерживается такими методами доступа, как:
сетевой доступ к файлам и базе данных;
электронная почта (включая конференции и дискуссии);
терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
В процессе коллективной работы важно наличие группировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по индикаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа.
Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Наиболее популярными системами поддержки групповой работы можно назвать Domino/Notes (Lotus Development), Groupwise (Novell), Microsoft Exchange (Microsoft).
|
|
В России организация работы с документами закреплена в ГОСТах и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений.
Автоматизация документооборота в российских учреждениях показывает, что лишь в частных случаях или для решения отдельных задач можно использовать зарубежные прикладные системы.
Специфика и сложность задачи таковы, что необходимо создание отечественных систем автоматизации отечественного документооборота, с частичным использованием зарубежных пакетов в качестве отдельных компонентов. Лишь в немногих среди продуктов российских компаний не используется в качестве платформы зарубежное промежуточное программное обеспечение, например в LanDocs (EDS-Ланит) и Дело 96.
Отечественная система управления документами Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Может эффективно использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов: текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и т. д.
Система, в частности, обеспечивает:
регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;
пересылку электронных документов и их электронных карточек, в том числе и на
рабочие места исполнителей;
накопление их в почтовых ящиках исполнителей;
контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;
ведение списков: пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.
Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. д.