Специализированные системы управления документами

Специализированные системы управления документами отличаются от универсальных по следующим характеристикам:

􀂃 обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб;

􀂃 акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению; сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним;

􀂃 выполняют автоматическое архивирование документов.

Стандартом взаимодействия систем управления документами и внешними приложениями без обращения к файловой системе является система ODMA (Open Document Management API). Наиболее типичными представителями продуктов класса систем управления документами являются:

􀂃 DOCSFusion (PC DOCS, Inc);

􀂃 Documentum (Documentum, Inc);

􀂃 DocuLive (Siemens Nixdorf Informationssystem);

􀂃 Excalibur (Excalibur Technologies) и т. д.

Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях, характеризуются универсальностью, маштабируемостью, безопасностью (контролируя и разграничивая доступ и права), обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнородных документов.

Возможно создание составных документов, состоящих из произвольного числа электронных файлов разных форматов, организация любых наборов данных в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое.

Бумажные документы регистрируются в архиве и путем сканирования переводятся в электронную форму. Одновременное редактирование одной и той же версии документа блокируется путем пометки в архиве.

Системы обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах носителей и миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо с истечением заданного срока).

Для этих целей применяются архивная система ARCIS (Archiving and Imaging System производства Siemens Nixdorf), Docs Open. Можно указать несколько мест хранения документов. Архив является логически единым, хотя может располагаться на нескольких серверах. Существуют средства визуального проектирования экранной формы документа и связи полей с атрибутами документа.

Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями, протоколирование работы над документами.

Названные системы могут работать с большинством промышленных СУБД, таких как Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и другими ODBC-совместимыми SQL базами данных. Распространенными системами управления документами являются также: Document Management Extensions (DME) и Team Office.

Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная

система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных.

Система имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), позволяющие тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий и распределения ресурсов, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow).