Принципы электронного документооборота

Рассмотрим ряд понятий, связанных с электронным документооборотом.

Электронным документооборотом называется система манипулирования служебными электронными документами в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов.

Следующее понятие – электронный документ (документ в электронной форме).

Документ в электронной форме отражает данные:

• представленные в форме набора состояний элементов вычислительной техники,

иных средств обработки, хранения и передачи информации;

• допускающие преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты для идентификации.

Электронный документ хранится на машинном носителе.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Основные требования к системе электронного документооборота:

􀂃 соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

􀂃 распределенность обработки (возможность работать в территориально распределенных системах);

􀂃 масштабируемость (возможность расширения системы);

􀂃 модульность построения (наличие логически выделенных, относительно независимых частей системы, способных локально выполнять закрепленные за ними функции);

􀂃 открытость системы (возможность интеграции с другими программами и системами);

􀂃 переносимость на другие аппаратные платформы.

В системах электронного документооборота осуществляется:

􀂃 организация электронных документов в виде файлов на машинном носителе;

􀂃 управление электронными документами (document managenent) в полном наборе

функций;

􀂃 передача электронных документов по компьютерной сети;

􀂃 групповая работа над электронными документами (groupware);

􀂃 управление потоком работ (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами.

Часто эти технологии объединяют с созданием новой концепции «collaboration and

messaging» (сотрудничество и обмен сообщениями) путем образования общей информационной среды, в рамках которой можно совместно решать задачи и обмениваться сообщениями.

Система управления электронными документами (Electronic Document Management

Systems, EDMS) - это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.

Исторически технологии выполнения всех названных процедур возникли и развивались независимо, однако все более очевидна необходимость их тесной интеграции с целью обеспечения максимально полного и эффективного доступа к информации в масштабах корпорации. Поэтому последние четыре процедуры целесообразно объединить единым понятием - процедура манипулирования.

Следует различать понятия неформализованного (произвольного) и служебного (официального) электронного документа.

Неформализованный электронный документ - это любое сообщение, записка, текст,

записанный на машинном носителе.

Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Электронные документы могут иметь различную форму представления: текст, графика, табличные данные, звуковая, видеоинформация, мультимедиа и т. д.