Технологические операции обеспечения электронного документооборота

Основные процедуры управления электронными документами можно объединить в три группы процедур: создание документов, их хранение и манипулирование документами. Как уже отмечалось выше, системы хранения могут быть как автономными, так и включенными в состав систем манипулирования электронными документами.

Создание электронных документов

Создание простых текстовых документов может выполняться и на теперь уже почти забытых пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в компьютер с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис

Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. п.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на компьютере, оснащенным сканером и набором проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ и, в первую очередь, программ текстового редактирования или настольной издательской системы.

Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и т. д.

В системах управления электронными документами можно использовать:

􀂃 текстовые редакторы MS Word, Corel Word Perfect, Lotus WordPro, Лексикон фирмы «Арсеналъ», Brief, Multi Edit, Norton Editor и т. д.;

􀂃 издательские системы:MS Pablisher, Adobe Frame и PageMaker; Corel Print Office,

Ventura и т. д.;

􀂃 редакторы изображений, получаемых от сканеров Water Mark Professional, Photo Styler, Paint, Imaging и т. д.;

􀂃 набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe Publishing Collection, включающий CorelDraw, PageMaker, Photoshop и Illustrator,

􀂃 а также многие другие программные продукты.

Хранение электронных документов

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Действительно, хранить информацию в компьютере значительно удобнее, нежели на бумаге: в любой момент данные можно изменить, дополнить и распечатать нужное количество копий (к примеру, 3,5-дюймовая дискета DVD вмещает около 1 млн. страниц текста)

Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных.

Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных - прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее популярными программными средствами этой группы сейчас являются Access, SQL, Oracle, Fox Pro, Paradox, Delphi, Adabas, Informix, dBase, Clipper и

т. д.

Системы манипулирования электронными документами

Система манипулирования электронными документами - это специфичная подсистема системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность.

Основными функциями этой подсистемы являются:

􀂃 создание системы хранения документов различного формата и форм представления;

􀂃 работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

􀂃 контроль исполнения документов;

􀂃 электронное распространение документов;

􀂃 поиск документов по различным критериям отбора;

􀂃 создание удобного интерфейса с циркулирующими в сети документами;

􀂃 сохранение истории работы с документами;

􀂃 распечатка и тиражирование документов;

􀂃 ведение архивов и коллекций документов;

􀂃 ограничение прав доступа к документам.

Процедуры манипулирования электронными документами целесообразно рассматривать интегрированно, совместно с процедурой создания документов, то есть в составе комплексных систем управления документами.

Программные продукты, выполняющие функции управления документами, весьма

многочисленны: Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом»), Docs Open, Lan Docs, Link Works, WorkFlow, Work Man, Effect Office, Office Media, Dyntext, World View и т. д.

Кроме того, отметим универсальные интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus, Works), частично или полностью реализующих названные выше процедуры управления документами. Например, лидером среди универсальных интегрированных систем является система Microsoft Office, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Outlook, программу презентаций MS Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

􀂃 обработку входящей и исходящей информации;

􀂃 создание и редактирование электронных документов;

􀂃 сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и т. п.;

􀂃 хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

􀂃 маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

􀂃 функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

􀂃 удобное форматирование и распечатку электронных документов и т. д.