В среде Access 2010

Задание 5.1. Усвоить основные понятия систем

управления базами данных.

5.1.1. Особенностями современных информационных систем являются большие объемы данных и их сложная организация. Условия использования информации вынуждают пользователей предъявлять к скорости и качеству обработки информации высокие требования. Большие объемы информации наиболее эффективно обрабатываются системами управления базами данных (СУБД), одной из которых является Microsoft Access 2010.

База данных (далее - БД) представляет собой структурированную совокупность взаимосвязанных данных, которая отображает состояние конкретной предметной области и подчиняется централизованному программному управлению.

СУБД состоит из комплекса программных и языковых средств, необходимых для создания и обработки БД, централизованного управления БД и доступа к хранящимся в БД данным.

Модели данных используются для эффективной организации данных и адекватного отображения предметной области; на этапе проектирования БД применяют информационные модели данных.

Моделирование является способом исследования системы, использующим модель исследуемого объекта, которая сохраняет основные свойства реального объекта, но более удобна для исследований.

Класс объектов составляет совокупность объектов со своими свойствами. Например, в БД автотранспортного предприятия (АТП) сохраняются данные учета нарушений и дорожно-транспортных происшествий (ДТП), совершенных водителями этого АТП. Классами объектов будут - информация о водителях, учет нарушений, учет ДТП и другие. Для каждого определенного класса объектов создается структура таблицы - совокупность полей, содержащих свойства или параметры объектов, а для каждого отдельного объекта в таблице создается отдельная запись. В каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов, т. е. в одной таблице не рекомендуется хранить данные, например, о водителях АТП и об их участии в ДТП.

5.1.2. При использовании в производственных процессах методов компьютерных технологий и средств информационных систем основным объектом обработки является информация, источником которой служит окружающий материальный мир, состоящий из разнообразных постоянно движущихся и взаимодействующих физических объектов. При этом происходит обмен информацией, сопровождающийся теми или иными сигналами, которые регистрируются другими объектами.

Например, во время движения автомобиля нагреваются тормозные колодки. Соответствующие приборы регистрируют этот факт и сообщают водителю; такие сообщения принято называть данными. Данные содержат в себе информацию о событиях, однако оба понятия не являются тождественными.

Чтобы иметь информацию, необходимо (но недостаточно) получить данные; кроме того, эти данные нужно уметь интерпретировать. С этой точки зрения информацию можно характеризовать как продукт взаимодействия данных и адекватных им методов.

5.1.3. К основным свойствам информации относятся полнота, достоверность, адекватность, доступность и актуальность.

Полнота информации характеризует ее качество и определяет достаточность данных для их правильной интерпретации.

Достоверность является свойством, связанным с качеством регистрации данных. При передаче сигналов вместе с полезными могут регистрироваться лишние сигналы, так называемые информационные шумы. Если уровень шума высокий, то он может искажать основные сигналы.

Адекватность определяет степень соответствия информации ее реальному содержанию. Неадекватная информация может появиться в результате искажения данных или ложной интерпретации.

Доступность свидетельствует о мере возможности получения информации, имея в виду доступность данных и методов.

Актуальность свидетельствует о соответствии информации настоящему времени. Есть много сфер деятельности, где устаревшая информация не имеет никакой ценности. С актуальностью и полнотой связывают ценность информации в коммерции и управлении, когда полученная информации учитывается для принятия важных решений. Таким образом, с учетом перечисленных свойств, процесс получения информации составляют следующие этапы:

сбор данных с целью получения их достаточной полноты;

формализация данных - приведение данных к одному удобному для обработки виду;

фильтрация "лишних" сигналов, то есть повышение уровня достоверности;

сортировка - упорядочение по определенным признакам с целью увеличения степени доступности;

защита данных - комплекс мероприятий предотвращения удаления, копирования или модификации данных;

транспортировка - обмен данными между отдаленными участниками информационного процесса;

превращение из одной формы в другую; например, из электронной в бумажную и наоборот.

Для выполнения всех этих операций необходимо применять методы, которые не вносят дополнительных искажений в данные и не нарушают свойств данных; а также использовать носители информации, позволяющие хранить большие объемы данных в едином формализованном виде.

Необходимость соблюдения указанных требований обусловила появление информационных систем ( ИС) и информационных технологий ( ИТ ).

Понятие ИС предполагает наличие больших массивов данных об объектах и явлениях реального мира, а также наличие программно-аппаратных средств для обработки этих данных. Понятие ИТпредусматривает процедуры, реализующие функции сбора, накопления, хранения, обработки и передачи данных техническими средствами.

5.1.4. Основой любой ИС является база данных (БД), которая в общем случае является организованной структурой с совокупностью сведений о конкретных объектах реального мира в любой предметной области.

Целью ИС является обработка данных об объектах, содержащихся в БД, с учетом связей между объектами. В теории ИСобъект называют сущностью, а сведения о нем (данные) - атрибутами; оба термина являются фундаментальными понятиями.

Сущность представляет собой нечто существующее и разрозненное, которое имеет название; а также существует способ отличить данный объект от других. В качестве сущности могут выступать как материальные предметы, так и абстрактные понятия. Группа сущностей составляет набор; конкретный объект называют экземпляром.

Атрибут характеризует объект и принимает у конкретного экземпляра объекта определенное значение. Списки возможных значений атрибутов в БД называют либо классификаторами, либо справочниками, либо словарями.

Данные в СУБД хранятся в упорядоченном виде. В зависимости от степени упорядоченности данных ИС можно условно разделить на фактографические (содержат информацию с четкой структурой о зарегистрированных фактах) и документальные (класс задач, допускающих многозначность ответов). Существует также третий тип ИС - экспертные. Такие системы способны дать оценку ситуации и прогнозировать ее развитие на основе содержащихся в системе фактических данных и их общих закономерностей.

5.1.5. База данных состоит из нескольких объектов, совокупность которых составляет модель БД. Объектами БД являются таблицы, запросы, отчеты, формы, модули, макросы. Некоторые из указанных объектов могут отсутствовать в конкретной БД, но одна или несколько таблиц присутствуют всегда и представляют собой основные структурные компоненты. Самой значимой частью в СУБД является ядро, которое обеспечивает сохранение введенных данных и возможность оперативного реагирования на запросы, которые поступают к этим данным.

Для выполнения акций вне ядра используются средства управления, отвечающие за создание и модификацию БД, добавление к ним новых структур и за типы данных.

Предназначенный для пользователя интерфейс помогает создавать и редактировать таблицы, составлять запросы, а также должным образом создавать отчеты.

Указанные три уровня (ядро, средства управления и интерфейс) могут существовать независимо один от другого, но могут образовывать единую БД. Среда Access 2010 построена так, что все элементы БД (от хранилищ данных до объектов интерфейса пользователя) хранятся внутри единственного файла, тип которого - .accdb; это значительно сокращает время операций сохранения и копирования.

Работая с БД, пользователь абстрагируется от конкретного способа их физического хранения на компьютере. Вместо использования большого количества отдельных файлов (текстовых, табличных или графических), пользователь работает с единым интерфейсом, с помощью которого выполняются многочисленные операции обработки данных.

Идеальной средой для внедрения СУБД MS Access 2010 являются многочисленные и разнообразные автотранспортные предприятия - учет складского хозяйства, учет кадрового состава предприятий, вычисление и контроль расхода топлива, документооборот высших учебных заведений и другие.

Задание 5.2. Изучить информационное отображение

предметной области.

5.2.1. Предметная область. В настоящее время на автомобильных дорогах Украины наблюдается повышенная интенсивность движения, являющаяся результатом диспропорции между ростом автомобильного парка и сетью автомобильных дорог. Высокий уровень аварийности на транспорте является следствием диспропорции между уровнем подготовки, уровнем транспортной культуры участников движения и интенсивностью движения. Одной из критических ситуаций считается возникновение дорожно-транспортных происшествий (ДТП) - нарушений процесса дорожного движения, вызвавших травмирование людей, материальные убытки, повреждения транспортных средств или дорожных сооружений.

На рис. 5.1 представлена структурная схема информационной БД - Системы контроля безопасности движения (СБД), на которой отображены составляющие БД объекты и потоки информационных данных между ними.

Для разработки мероприятий организации дорожного движения с целью снижения количества ДТП необходимо иметь полный объем информации о ДТП, обеспечить ее хранение, систематизацию, обработку, анализ и оперативную отчетность.

Все обстоятельства события регистрируются в учетных карточках ДТП, составленных на основании первичных документов. Статистика ДТП ведется местными органами автоинспекцией (ГАИ) и автотранспортными предприятиями (АТП), которые обязаны хранить и периодически обновлять всю информацию. Сбор информации и ввод данных в компьютер выполняется в процессе производственного функционирования.

5.2.2. Логическая структура БД. Основными объектами БД являются двумерные таблицы, структуру которых образуют поля (столбцы ) и записи (строки). Если записи в таблице отсутствуют, то ее структура образована только перечнем полей. Изменение состава полей базовой таблицы (а также их свойств) вызывает изменение структуры БД. Для работы с данными, распределенными по таблицам, необходимо усвоить следующие понятия:

имя поля (заголовок столбца таблицы) - способ обращения к данным этого поля при операциях с БД;

тип поля - тип данных;

размер поля - значение предельной длины (в символах) данных, которые могут размещаться в поле;

маска ввода - стандартная форма, в которой вводятся данные в поле.

Базу данных системы контроля и анализа в автотранспортном предприятии нарушений водителями безопасности движения, условно названной системой контроля безопасности движения (СБД), составляют шесть следующих таблиц:

Информация - сведения о водителях АТП;

Учет ДТП - информация о ДТП;

Нарушения - зарегистрированные нарушения водителей;

Коды нарушений - коды 11 видов нарушений;

Коды АТП - коды и виды взысканий руководством АТП;

Коды ГАИ - коды и виды взысканий работниками ГАИ.

В таблицах 5.1 - 5.6 приведены названия полей и одна запись каждой из таблиц БД СБД. В этих таблицах строки имеют следующие назначения:

1-я строка (вспомогательная) - сплошная нумерация полей (столбцов) всех таблиц БД СБД;

2-я строка (рабочая, вводится) - сокращенные названия полей;

3-я строка (рабочая, вводится) - одна запись каждой из таблиц СБД.

4-я строка (пояснительная) - полные названия полей.

Содержимое 2-ой и 3-ей строк таблиц 5.1 - 5.6 будет вводиться пользователем в создаваемые им таблицы БД. Названия полей рекомендуется вводить с расположением по центру.

Содержимое ячеек при вводе будет отображаться в левой или в правой части ячейки в соответствии с типами данных:

1) текстовый (слева) - неформатированный текст объемом до 255 символов;

2) поле Мемо (слева) - большие тексты, которые физически хранится в другом месте БД; в поле таблицы хранится ссылка на адрес места хранения;

3) числовой (справа ) - числа;

4) дата/время (справа) - календарные даты и текущее время;

5) денежный (справа) - денежные суммы; этот тип аналогичен типу Числовой, но для типа Денежный есть особенности округления денежных сумм и отображения символа денежной единицы рядом с числом;

6) счетчик (справа) - уникальные данные (с автоматическим наращиванием), используемые для порядковой нумерации и не подлежащие исправлениям;

7) логический (слева) - данные типа Да/Нет;

8) поле объекта OLE (слева) - мультимедийные данные;

9 ) гиперссылка (слева) - поле для хранения адресов объектов Интернета; при обращении к значениям этого поля осуществляется вызов браузера.

5.2.3. Пользователю рекомендуется создать проект собственного варианта структуры базы АТП следующими действиями.

1) Начертить в конспекте 6 таблиц, каждая из которых должна сдержать два столбца.

2) Присвоить таблицам имена в соответствии с именами таблиц 5.1 - 5.6.

3) Количество строк в каждой начертанной таблице определяется количеством параметров соответствующей ей из таблиц 5.1 - 5.6.

4) Заполнить левые столбцы именами полей таблиц 5.1 - 5.6.

5) Определить тип параметров каждого поля (раздел 5.2.2, п.п. 1 - 9) и записать в правых столбцах. Данным в поле № таблицы Информация следует присвоить тип Счетчик.

8) Предъявить тетрадь преподавателю для проверки.

Задание 5.3. Изучить состав представления Backstage

( окна Access 2010).

5.3.1. Вызвать на экран дисплея среду Access 2010 либо с помощью команды ПускžПрограммыžMicrosoft OfficežMicrosoft Access 2010, либо исполнением ярлыка Access 2010 на Рабочем столе.

Результатом одного из этих действий является вывод (рис. 5.2) на экран окна, называемого представлением Backstage программы Access 2010. Это окно состоит из трех частей. Левая часть является областью навигации и содержит команды, необходимые для выполнения соответствующих операций с файлом БД. Средняя часть содержит Доступные шаблоны. Правая часть предназначена для первичных операций создания и адресации БД. Если указанные области не отображаются, следует исполнить вкладку Файл.

Внимание! При выполнении всех дальнейших заданий учесть, что при подведении УМ к объекту среды Access 2010 через одну-две секунды на экран выводится этикетка с пояснениями.

5.3.2. Для создания файла новой БД в области Доступные шаблоны представлены несколько шаблонов. При указании рисунка шаблона его область становится активной и окрашивается в желтый цвет.

Файл новой БД создается следующими действиями.

1) Исполнить шаблон Новая база данных.

2) В области Новая база данных удалить содержимое в поле Имя файла и ввести имя файла пользователя: 11 _ Тарасенко_Лр5

3) Указать ярлык открытой папки, расположенный рядом с полем имени файла. Исполнить указанный ярлык - на экран выводится окно Файл новой базы данных.

4) Исполнить объект Мой компьютер - в рабочем окне указанного объекта выводится перечень устройств рабочего компьютера.

5) Исполнить Локальный диск (C:), исполнить папку Documents and Settings и исполнить папку группы. Затем следует нажать кнопку ОК в правом нижнем углу окна - данное окно закрывается, в правой части окна Backstage в поле Имя файла выводится введенное имя; ниже этого поля выводится полный путь к создаваемому файлу.

6) Для завершения создания файла новой БД нажать кнопку Создать, которая расположена в нижней части области Новая база данных (под полем имени файла). В результате выполненных действий на экран выводится два очередных поля: слева - поле Навигация, справа - поле отображения результатов исполненных команд. В данном случае в нем отображена начальная структура создаваемой таблицы, которой Access 2010 присвоила имя Таблица1. В строке заголовка окна Access 2010 также отображено имя рабочего файла.

7) Нажатием кнопки Закрыть сохранить результаты работы в ядре СУБД Access 2010.

Задание 5.4. Исследовать состав объектов интерфейса

СУБД Access 2010.

5.4.1. Вызвать на экран (п. 5.3.1) окно Backstage среды Access 2010.

Исполнить вкладку Файл - ее объекты исчезают и выводится горизонтальная Лента (рис. 5.3).

На Ленте расположены основные вкладки с группами часто используемых команд (кнопок, имеющих вид пиктограмм), слов и команд (кнопок, имеющих вид треугольников) для вызова списков контекстных команд.

На рис. 5.3 отображается состояние активной (исполненной) вкладки Главная. Об активности любой вкладки свидетельствует белый фон поля названия вкладки в отличие от серого фона полей названий пассивных вкладок.

На Панели быстрого доступа (2, рис. 5.3) расположены кнопки (команды) Сохранение, Отмена и Возврат. Нажатие ЛКМ на кнопке способствует исполнению соответствующей команды. На панель быстрого доступа можно добавить команды. Для этого нужно выполнить такие действия.

1) Нажать ЛКМ на кнопке (4, рис. 5.3) - раскрывается список раздела Настройка панели быстрого доступа.

2) Указать нужную команду и нажать ЛКМ. Если нужная команда в списке отсутствует, исполнить элемент Другие команды - открывается новое окно Параметры Access 2010 с перечнем других команд.

3) Выделить в этом окне команду или команды, которые требуется добавить, и нажать кнопку Добавить.

4) Удалить команду - указать в этом окне (справа) удаляемую команду и исполнить команду Удалить.

5) Завершить настройку нажатием кнопки ОК.

5.4.2. По умолчанию при открытии Access 2010 (рис. 5.3) на Ленте отображены такие вкладки: Файл, Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных. В каждой из вкладок содержатся наиболее часто используемые команды, которые образуют группы команд вкладки (7, 8, рис. 5.3), разделяемые вертикальными линиями. В нижней части (6, рис. 5.3) Ленты расположены названия групп. При нажатии ЛКМ на кнопке активной группы раскрывается контекстный перечень дополнительных команд для дальнейших действий. Состав команд на Ленте в процессе работы изменяется, но непременно соответствует активному в данный момент объекту.

5.4.3. Закрыть окно Access 2010 нажатием кнопки Закрыть.

Задание 5.5. Создать структуру базы данных

пользователя.

5.5.1. Собственную БД пользователь создает следующими действиями.

1) Нажатием ярлыка Access 2010 вызвать на экран окно Backstage.

2) Указать и исполнить файл БД пользователя в списке объектов вкладки Файл (слева) - на экран выводится область Навигации (слева), рабочее поле (справа), в строке заголовка окна Access 2010 указано название рабочего файла, а на Ленте отображается состав вкладки Главная.

3) Исполнить вкладку Создание - на Ленте (рис. 5.4) выводятся управляющие элементы этой вкладки.

4) Исполнить на Ленте в группе Таблицы команду Конструктор таблиц - на экран в рабочем поле выводится окно Конструктор для создания таблицы, а на Ленте указывается режим Работа с таблицами и добавляется вкладка Конструктор (6, рис. 5.4) с соответствующими группами и командами.

5) В области Навигации (2, рис. 5.4) в поле (1, рис. 5.4) заголовка нажать ЛКМ на кнопке "<<" (3, рис. 5.4) - сокращаются горизонтальные размеры данной области; на пиктограмме стрелки изменяют направление на обратное. Нажать пиктограмму ">>" для возврата к исходному размеру этой области.

6) В области Навигации в поле заголовка нажать ЛКМ на кнопке-треугольнике - выводится список объектов БД, организованных по категориям и группам. Этот список является основным средством обращения к объектам БД.

7) Исполнить объект Таблицы - в заголовке отобразиться это название; остальное поле навигации временно остается пустым.

5.5.2. Пользователю необходимо создать структуры таблиц 5.1 - 5.6 для последующего заполнения данными, которые составляют базу данных СБД.

1) Первой создается структура таблицы Информация, состоящей из 23-х полей. Сокращенные названия полей (вторые строки таблицы 5.1) следует ввести в столбец Имя поля в окне Конструктор (4, рис. 5.4).

2) В столбец Тип данных (5, рис. 5.4) ввести данные, определенные пользователем и записанные в тетради. Переходы по ячейкам столбцов выполняются нажатием ЛКМ в нужной ячейке, либо нажатием клавиш со стрелками.

По умолчанию при вводе имени поля программой для каждого поля в ячейках столбца Тип данных указывается одинаковый тип - Текстовый. Необходимо исправить (в соответствии с записями в конспекте) типы всех 23 параметров следующими действиями:

нажать ЛКМ в соответствующей ячейке столбца Тип данных; в правой части ячейки выводится кнопка списка;

нажать кнопку списка - выводится список типов полей;

нажатием ЛКМ указать нужный тип;

перейти к другой ячейке данного столбца и выполнить аналогичные действия.

3) В столбце Описание (7, рис. 5.4) ввести для всех параметров пояснения, приведенные в таблице 5.1 четвертых строках.

4) После завершения ввода необходимо в строке заголовка окна Конструктор нажать кнопку Закрыть - на экран выводится диалоговое окно с запросом о сохранении результатов работы - нажать клавишу [ Enter ] либо кнопку Да.

5) Далее на экран выводится окно для ввода имени создаваемой таблицы. Удалить предложенное имя, напечатать имя Информация и нажать клавишу [ Enter ]. После этих действий на экран выводится вопрос о создании ключевого поля - исполнить Нет.

6) Построение структуры таблицы Информация завершено и Access 2010 возвращается к исходному состоянию, при котором активна вкладка Создание, рабочее поле освобождено, а поле навигации отображает имя созданной структуры таблицы.

7) Аналогично создать остальные пять таблиц базы данных СБД. Имена создаваемых структур таблиц в Access 2010 должны точно повторять названия таблиц 5.1 - 5.6.

8) На рис. 5.5 отображено состояние окна Access 20100 после завершения создания структур всех шести таблиц БД СБД. В данном окне активной является таблица Информация.

5.5.3. В области навигация исполнить таблицу Информация - в рабочем поле выводится ее структура. Ввести в ячейки таблицы данные из 3-ей строки таблицы 5.1.

Завершить ввод данных нажатием кнопки Закрыть в строке заголовка данной таблицы. Аналогично заполнить данными все таблицы базы данных СБД.

На рис. 5.6. отображено окно Access 2010 после создания структур и ввода данных во все таблицы БД.

Нажатие кнопки Закрыть в строке заголовка окна Access 2010 будет способствовать завершению создания базы данных СБД и автоматическому сохранению ее в папке группы в виде файла с именем, например,

11_Тарасенко_Лр5.accdb.

5.5.4. Следует иметь в виду, что Access 2010 не требует выполнения специальных команд для сохранения созданных таблиц, изменений в них и текущего состояния. После нажатия кнопки Закрыть и ответов на вопросы в предлагаемом диалоговом окне результаты всех действий автоматически сохраняются в ядре Access 2010.

Если по тем или иным причинам требуется удалить файл БД, то следует вызвать на экран менеджер файлов ТС, открыть папку группы, указать файл и удалить его нажатием клавиши [ Delete ]. Файл будет физическое удален с носителя информации, но в списке файлов БД его присутствие останется.

Для окончательного удаления файла из БД следует в среде Access 2010 исполнить ФайлžПоследние - открывается окно Последние базы данных. Нажать ПКМ на имени файла, предназначенного для удаления, - выводится список контекстных команд; исполнить Удалить из списка.

Тема 6