Создание запросов для базы данных АТП

Задание 8.1. Исследовать методы создания

запросов в среде Access 2010.

8.1.1. Запрос представляет собой гибкое и удобное средство для анализа и обработки информации в БД. Для одной и той же таблицы можно создать несколько запросов, каждый из которых выберет из таблицы отдельную часть информации. В итоге из исходной БД формируются таблицы запросов с определенной частью общей информации. Важным свойством запросов является возможность вместе с отбором информацию из БД одновременно ее обрабатывать: сортировать данные, фильтровать, объединять, распределять, изменять и вычислять; при этом базовые таблицы остаются неизменными.

В среде Access 20100 предусмотрена возможность создавать запросы нескольких типов; некоторые из них такие:

1 ) запрос на выбор - выбираются записи, отвечающие указанным условиям выбора параметров;

2) запрос на изменение - выполняется копирование или изменение данных, удаление или обновление записей, добавление новых записей, создание новой таблицы из определенных записей;

3) перекрестный запрос - позволяет выполнять статистические вычисления (суммы данных, количества записей, средних величин) по данным одного поля записи;

4) запрос с параметрами - обеспечивает ввод дополнительной информации, которая впоследствии используется в качестве критериев отбора.

5) запрос на вычисление - способствует выполнению вычислений по формулам с использованием содержимого полей.

8.1.2. Для создания запроса вызвать на экран файл БД пользователями выполнить приведенные ниже действия.

1) Исполнить вкладку Файл.

2) В поле заголовка окна Навигации нажать кнопку списка объектов и исполнить объект Запросы - в строке заголовка выводится имя указанного объекта.

3) Исполнить вкладку Создание; состав Ленты изменяется - появляются инструменты, необходимые для построения Запросов.

4) На Ленте в группе Запросы исполнить пиктограмму Конструктор запросов - на экран выводятся окно Конструктора с названием Запрос1 и дополнительное окно Добавление таблицы.

5) Выбор анализируемых таблиц выполняется в диалоговом окне Добавление таблицы. Три вкладки свидетельствуют о том, что запросы могут быть созданы по Таблицам, по Запросам, совместно по Таблицам и Запросам. В соответствии с вариантами пользователей первый запрос выполняется по таблице Информация.

Исполнить в окне Добавление таблицы вкладку Таблицы, пометить название Информация и нажать кнопку Добавить - в окне Конструктора появляется пиктограмма таблицы с наименованиями полей.

6) Удалить окно Добавление таблицы нажатием в этом окне кнопки Закрыть.

7) Бланк запроса в окне Конструктора имеет две части. Верхняя часть бланка является областью схемы.

Схема состоит из таких элементов: пиктограмм таблиц, участвующих в запросе; названий всех столбцов рабочих таблицы; линий связей между полями таблиц.

Нижняя часть бланка запроса является областью сетки и содержит пустые ячейки, в которых будут вводиться данные соответствующих параметров (указанным левее сетки).

8) Поля (столбцы) области сетки определяют структуру результата запроса.

В строке Поле в верхних ячейках должны быть расположены названия полей, используемых в запросе. Номера этих полей указаны в таблицах варианта пользователя.

Обратить особое внимание на то, что в вариантах запросов пользователей повторяются поля с номерами 1, 2 и 3. Это объясняется тем, что запросы в базе данных АТП должны быть персонифицированы, т. е. содержать фамилии, имена, отчества и табельный номер водителей. Четвертое поле в каждом запросе выбирается пользователем в соответствии с вариантом.

9) Установить УМ на имя первого поля (№) в области схемы (рис. 8.1), нажать ЛКМ и, удерживая ее нажатой, переместить УМ в область сетки в верхнюю ячейку первого слева столбца; отпустить ЛКМ - в ячейке появляется имя указанного поля таблицы. В строке Имя таблицы Access 2010 самостоятельно указывает имя таблицы перемещаемого поля.

10) Строку Сортировка рекомендуется не заполнять; необходимую сортировку следует выполнять в исходных таблицах.

В строке Вывод на экран в окошках опций установка меток обеспечивает вывод на экран в окне запроса имени соответствующего столбца. В строке Условие выбора в дальнейшем будет введено условие отбора определенных записей для формирования результирующего запроса на выбор.

11) Завершить создание запроса нажатием кнопки Закрыть в заголовке окна Запрос1:. В диалоговом окне на вопрос о сохранении структуры запроса ответить Да.

12) Далее выводится диалоговое окно Сохранение для ввода имени запроса. Удалить имя Запрос1 и ввести имя рабочей таблицы, пробел и цифру 2; например, Информация 2. Окончательный вид таблицы первого запроса по варианту пользователя представлен на рис. 8.2.

13) Аналогично п. 8.1.2 создать 2-й и 3-й запросы варианта пользователя. Обратить внимание на то, что в этих запросах в области схемы окна Конструктор должны присутствовать две пиктограммы таблиц и линии связи их параметров, повторяющие линии связи Схемы данных. Второму запросу присвоить имя Информация Нарушения 2, третьему запрос присвоить имя Информация Учет ДТП 2.

14) Повторить создание указанных выше трех запросов, но в именах использовать цифру 3 (рис. 8.3). В дальнейшем запросы с цифрой 2 останутся неизменными (как образцы исходных запросов); в запросы с цифрой 3 будут введены условия выбора.

15) Для открытия запроса для просмотра следует нажать кнопку списка в заголовке поля Навигация, затем исполнить объект Запросы в поле Навигация и нажать ЛКМ на имени требуемого запроса.

Задание 8.2. Создать запросы с условиями выбора.

8.2.1. Если производственная БД хорошо продумана и тщательно разработана, то многочисленным пользователям нет необходимости иметь доступ к таблицам, которые являются чрезвычайно ценными объектами; их сохранность обеспечивает достоверность искомой информации. Никто, кроме разработчика или администратора БД, не должен выполнять изменения в таблицах. Поэтому администратор должен предварительно составить все необходимые запросы, а пользователь для получения ответов использует лишь запросы, не рискуя повредить таблицы. Наиболее используемыми являются простые запросы, которые создаются с учетом определенных условий - условий выбора.

8.2.2. Изучить сведения о правилах составления условий выбора, приведенные в табл. 8.1 и 8.2.

8.3.3. Ввести в таблицу запроса Информация 3 условие выбора "украинец" следующими действиями.

1) В окне БД в заголовке окна Навигация нажать кнопку списка.

2) В появившемся контекстном списке объектов исполнить Запросы.

3) В перечне запросов исполнить Информация 3 - в рабочем поле выводится таблица запроса.

4) В поле заголовка таблицы Информация 3 нажать ПКМ - выводится список контекстных команд.

5) В списке контекстных команд исполнить Конструктор - на экран выводится бланк запроса Информация 3.

6) В нижней части бланка в строке Условие отбора: в столбце Нац. ввести условие выбора "украинец".

7) Нажать кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна Конструктор; на экран выводится диалоговое окно с вопросом о сохранении изменений - ответить Да. Таблица покидает рабочее поле.

8) В поле Навигация исполнить запрос Информация_3 и убедиться в том, что условие выбора выполнено без ошибок.

8.2.3. Аналогично разделу 8.2.2. ввести во всех запросах, содержащих цифру 3, условия выбора.

Пользователь самостоятельно составляет условие выбора для четвертых полей запросов, указанных в вариантах заданий. Первые три поля в каждом запросе предоставляют сведения о водителях и остаются неизменными.

Условия выбора следует составлять только с учетом содержимого исследуемых полей, строго соблюдая варианты пользователя.

8.2.4. Завершить работу нажатием кнопок Закрыть в окнах запроса и Access 2010. При этом все созданные и измененные запросы сохранятся в ядре Access 2010.

Тема 9