Базы данных

Задание 9.1. Создать в базе данных АТП в среде

Access 2010 запросы с вычислениями.

9.1.1. В результирующих таблицах запросов могут быть созданы поля с вычисляемыми выражениями. В исходных таблицах такое поле не создается. Каждый, кто обращается к базе данных, может с помощью запросов как угодно манипулировать данными (в том числе - выполнять вычисления) и получать любые результаты, но при этом начальные таблицы остаются неприкосновенными и неизменно одинаковыми для всех пользователей.

Для создания запроса с вычислениями используется бланк запроса на выборку в режиме Конструктора. Разница только в том, что в очередном свободном столбце вместо названия поля записывается формула. Формула начинается названием вычисляемой величины и двоеточием; это название в результирующей таблице запроса образует название поля с вычислениями. В формулу входят операнды (ограниченные квадратными скобками названия полей), принимающих участие в вычислениях, и символы математических операций (табл. 9.1):

Стоимость: [Сумма] / [Цена].

В узкий столбец сложно записать длинную формулу, но если нажать клавиши [Shift ] + [ F2 ], то открывается вспомогательное диалоговое окно, называемое Область ввода. В этом окне можно ввести формулу любой длины. После нажатия кнопки ОК формула переводится в ячейку бланка запроса на выборку.

9.1.2. Создание запросов на вычисление рассматривается на примерах определения количества ДТП каждого водителя (то есть в группах повторяемых табельных номеров), суммы созданного им ущерба и общей суммы ущерба всех водителей.

1) Исполнить файл базы данных пользователя в папке группы. В области Навигация в поле заголовка нажать кнопку списка; затем исполнить объект Запросы.

2) На Ленте исполнить вкладку Создание и в группе Запросы исполнить пиктограмму Конструктор запросов - на экран выводятся окна Конструктора и Добавление таблицы.

3) Из указанного окна добавить на бланк Конструктора таблицы Информация и Учет ДТП и завершить выбор таблиц нажатием кнопки Закрыть.

4) Перетянуть из таблицы Информация в нижнюю часть бланка (рис. 9.1) поле ФИО, а из таблицы Учет ДТП - поле Ущерб (грн).

5) На Ленте исполнить вкладку Конструктор, затем исполнить пиктограмму Σ (Показать или скрыть), а затем исполнить пиктограмму Итоги. Результатом этих действий является вставка строки Групповая операция в нижней части окна Конструктор и заполнение ячеек этой строки командой Группировка.

6) В столбце Ущерб (грн) в строке Поле перед названием ввести название вычисляемого параметра - Количество ДТП: и выполнить [ Enter ].

7) Удалить в этом столбце функцию Группировка, нажать кнопку списка и исполнить функцию Count (табл. 9.2). Указанная функция вычисляет количество единиц в группе, в данном случае - количество нарушений каждого водителя.

8) По окончании формирования бланка запроса нажать кнопку Закрыть - на экран выводится окно для подтверждения сохранения изменений; ответить утвердительно.

9) В очередном окне для ввода названия запроса удалить предложенное название, ввести - Количество ДТП 3 и нажать [ Enter ] (тождественно нажатию OK) - в области Навигация появляется созданный запрос, который следует исполнить с целью проверки правильности отображения информации в созданном запросе (рис. 9.1).

9.1.3. Запрос об ущербе, созданным каждым водителем, создается с помощью следующих действий.

1) Исполнить файл базы данных пользователя в папке группы. В области Навигация в поле заголовка нажать кнопку списка; затем исполнить объект Запросы.

2) На Ленте исполнить вкладку Создание и в группе Запросы исполнить пиктограмму Конструктор запросов - на экран выводятся окна Конструктора и Добавление таблицы.

3) Из окна Добавление таблицы добавить на бланк таблицы Информация и Учет ДТП и нажать кнопку Закрыть.

4) Перетянуть из таблицы Информация в нижнюю часть бланка поле ФИО, а из таблицы Учет ДТП - поле Ущерб (грн).

5) На Ленте исполнить пиктограмму Σ (Показать или скрыть), а затем пиктограмму Итоги. Результатом этих действий является вставка строки Групповая операция в нижней части окна Конструктор и заполнение ячеек этой строки командой Группировка.

6) В столбце Ущерб (грн) в строке Поле перед названием Ущерб (грн) ввести название вычисляемого параметра Ущерб ДТП: и исполнить [ Enter ].

7) Удалить в этом столбце функцию Группировка и ввести вместо нее функцию Sum (табл. 9.2), вычисляющую сумму ущерба, созданного каждым водителем.

8) Завершить формирование бланка данного запроса нажатием кнопки Закрыть. На экран выводится окно с вопросом о сохранении запроса - ответить утвердительно.

9) В очередном окне для ввода названия запроса удалить предложенное название, ввести название Ущерб ДТП 3 и нажать [ Enter ].

10) Исполнить запрос Ущерб ДТП 3 с целью проверки правильности отображения информации (рис. 9.2) в созданном запросе.

9.1.4. Запрос об общем количестве ДТП и об общей сумме ущерба создается следующими действиями.

1) Исполнить файл базы данных пользователя в папке группы. В области Навигация в поле заголовка нажать кнопку списка и исполнить объект Запросы.

2) На Ленте исполнить вкладку Создание и в группе Запросы исполнить пиктограмму Конструктор запросов - на экран выводятся окна Конструктора и Добавление таблицы.

3) В окне Добавление таблицы пометить таблицу Учет ДТП и добавить в верхнюю часть бланка; закрыть это окно.

4) В нижнюю часть бланка в строку Поле в ячейки первого и второго столбцов перетащить поле Ущерб (грн).

5) В строке Поле первого столбца название Ущерб ДТП заменить выражением - Количество ДТП:Count([Ущерб (грн)]) и выполнить [ Enter ].

6) В строке Поле второго столбца название Ущерб заменить выражением - Ущерб ДТП:Sum([Ущерб (грн)]) и выполнить [ Enter ].

7) По окончании формирования бланка запроса нажать кнопку Закрыть. На экран выводится окно с вопросом о сохранении запроса - ответить утвердительно.

8 ) На экран выводится очередное окно для ввода названия запроса; удалить предложенное название, ввести название Общий ущерб 3 и нажать [ Enter ].

9 ) Исполнить запрос Ущерб ДТП 3 с целью проверки правильности отображения информации (рис. 9.3) в этом запросе.

Задание 9.2. Создать графическое отображение

информации в среде Access 2010.

9.2.1. Удобным средством отображения определенной информации в графическом виде являются диаграммы.

При создании диаграмма автоматически связывается с отображаемыми данными. В дальнейшем если какая-либо из величин изменяется, диаграмма мгновенно обновляется, реагируя на модификацию данных; и наоборот, определенные изменения в структуре диаграммы вызывают изменения в ее источнике.

Для отображения данных используются следующие типы диаграмм (рис. 9.4):

гистограмма отображает значения величин в виде вертикальных столбцов в конкретных временн ы х точках и демонстрирует изменения величин во времени;

линейчатая диаграмма вместо вертикальных столбцов использует горизонтальные линейки, акцентируя внимание на значениях величин, без отображения их изменения во времени;

график отображает значительный массив величин с равными временн ы ми интервалами;

круговая диаграмма отображает относительную часть каждого элемента в общей сумме;

точечная диаграмма отображает две группы чисел в координатах " X " и " Y " в виде одного набора; как правило, она используется при демонстрации научных материалов;

диаграмма с областями применяется для показа объема в зависимости от времени и акцентирует внимание на конечной сумме величин.

9.2.2. Для отображения результатов вычислений, исследований, анализа событий с помощью диаграмм наиболее используемой является гистограмма. Создание такой диаграммы выполняется следующими действиями.

1) В окне базы данных указать название запроса итоговых вычислений Ущерб ДТП 3 и нажать ПКМ - на экран выводится список контекстных команд.

2) Исполнить команду Конструктор - на экран выводится окно Ущерб ДТП 3.

3) На заголовке этого окна нажать ПКМ и в списке контекстных команд исполнить команду Сводная диаграмма - выводится окно (рис. 9.5) для построения диаграммы.

4) Ось " X " (расположена горизонтально) названа осью категорий и предназначена для отображения независимого параметра определенных вычислений. В запросе Ущерб ДТП 3 таким параметром являются фамилии водителей.

5) Ось " Y " (расположена вертикально) названа осью значений и предназначена для отображения зависимых вычисляемых величин. В запросе Ущерб ДТП 3 такими величинами являются суммы ущерба ДТП каждого водителя.

6) В поле Перетащите сюда поля фильтра (заглавии окна диаграммы) нажать ПКМ и в контекстном списке исполнить команду Список полей. На экран выводится окно Список полей диаграммы с перечнем полей для построения диаграммы запроса Ущерб ДТП 3.

7) Для графического (рис. 9.6) отображения ущерба, причиненным каждым водителем, в окне Список полей диаграммы пометить название поля ФИО. В нижней части окна Список полей диаграммы нажать кнопку списка, указать запись Область категорий и нажать кнопку Добавить в - в области Перетащите сюда поля категорий (под диаграммой) выводится название поля ФИО и кнопка списка.

8) В окне Список полей диаграммы пометить поле Ущерб ДТП. В нижней части этого окна нажать кнопку списка, пометить запись Область данных и нажать кнопку Д обавить в.

В поле запроса выводятся столбцы гистограммы, отображающие количественные величины ущерба, причиненного каждым водителем, и название гистограммы в окне запроса и в окне Список полей диаграммы, которое следует закрыть.

9) Нажать ПКМ на строке заголовка диаграммы и в контекстном списке команд исполнить Свойства - на экран выводится соответствующее окно. На вкладке Общие в поле Элемент нажать кнопку списка и исполнить команду Область Диаграммы.

10) В группе Добавление нажать кнопку (левую) Добавить заголовок; обратить внимание на изменение в области диаграммы.

11) В поле Элемент выбрать Заголовок - окно Свойства несколько изменяет свой вид. Выбрать вкладку Формат и в поле Заголовок удалить предлагаемое название и ввести название диаграммы Ущерб ДТП водителей. Самостоятельно установить для заголовка такие параметры:

шрифт - Times New Roman, полужирный, 14 пунктов, цвет красный;

заливка - цвет желтый; граница - цвет синий.

12) Перейти на вкладку Общие. В поле Элемент выбрать Ось значений 1: Заголовок. Перейти на вкладку Формат, в поле Заголовок удалить Название оси и ввести Ущерб. Самостоятельно установить для заголовка такие параметры:

шрифт - Times New Roman, 12 пунктов, цвет синий;

заливка - цвет желтый; граница - цвет синий.

13) Перейти на вкладку Общие и в поле Элемент выбрать Ось категорий 1: Заголовок. Перейти на вкладку Формат, в поле Заголовок удалить Название оси и ввести Водители. Самостоятельно установить для заголовка такие параметры:

шрифт - Times New Roman, 12 пунктов, цвет синий;

заливка - цвет желтый; граница - цвет синий.

14) На данном этапе работы поле Перетащите сюда поля фильтра и поле Перетащите сюда поля рядов на диаграмме оставить без изменений. Закрыть окно Свойства и окно диаграммы.

9.2.3. С амостоятельно (аналогично п. 9.2.2) создать и отформатировать диаграммы Количество ДТП.

9.2.4. Проверить корректность построения диаграмм следующими действиями.

1) Для вывода на экран диаграммы нажать кнопку списка в области Навигация в строке заголовка. В контекстном списке объектов исполнить Тип объекта и Запросы.

2) Нажать ЛКМ в строке заголовка для закрытия контекстного списка объектов - в области Навигация будет отображаться перечень запросов.

3) Исполнить запрос Ущерб ДТП 3 - в рабочем поле выводится окно указанного запроса.

4) Установить УМ в поле заголовка запроса и нажать ПКМ - на экран выводится список контекстных объектов.

5) Указать Сводная диаграмма и нажать ЛКМ - на экран выводится сводная диаграмма Ущерб ДТП водителей.

6) Завершить работу нажатием кнопки Закрыть в окне Ущерб ДТП 3, а затем в окне базы данных Access 2010.

Задание 9.3. Cоздать отчеты в среде Access 2010.

В качестве основы для отчетов используются таблицы или запросы. Отчеты предназначены для форматированного вывода информации на печатающее устройство. Поэтому для ориентации расположения данных на печатной странице необходимо сообщить программе тип принтера.

1) Для создания отчета следует нажать ЛКМ в заголовке области Навигация окна Access 2010 и в перечне объектов исполнить объект Запросы - отчеты будут создаваться по Запросам.

2) В области Ленты исполнить вкладку Создание, затем исполнить пиктограмму Отчеты - на экран выводятся пиктограммы этой группы, позволяющие выбрать вариант метода создания отчета. Преимущество (благодаря быстроте и простоте) предоставляется способу Отчет.

3) Пометить запрос Информация 2, который не содержит условия выбора. В группе Отчеты исполнить пиктограмму Отчет - на экран выводится (рис. 9.7) макет отчета для указанного запроса.

4) Нажать кнопку Закрыть в окне отчета - на экран выводится запрос о сохранении изменений макета созданного отчета; ответить Да.

5) На экран выводится очередное диалоговое окно для ввода имени отчета. Удалить предложенное имя, ввести для отчета имя Информация 4 и нажать OK. Макет отчета исчезает с экрана, но сохраняется в ядре Access 2010 и располагается в поле Навигация в группе объектов Отчетов.

6) Для создания очередного отчета для запроса Информация 3, который содержит условие выбора, следует повторить пункты 1) - 5) данного раздела - на экран будет выведен отчет (рис. 9.8) с перечнем водителей, соответствующих условию выбора. Этому отчету следует присвоить имя Информация 5.

7) В поле Навигация открыть объект Отчеты. Исполнить поочередно все отчеты с целью проверки правильности отображения информации.

8) На рис. 9.7 и 9.8 отображен отчет Информация 4, у которого на экране свернута Лента нажатием пиктограммы сворачивания (9, рис. 5.3, тема 5) с целью увеличения размеров рабочего окна для полного отображения страницы отчета.

9) Выполнить создание отчетов для остальных четырех запросов аналогично пунктам 1) - 9) данного раздела.

10) Возвратить исходное состояние Ленту и область Навигации нажатием пиктограмм (9 и 3, рис. 5.3, тема 5) сворачивания.

11) Указать УМ строку заголовка созданного отчета Информация 5 (или любого другого отчета) и нажать ПКМ - на экран выводится перечень контекстных команд. Исполнить команду Предварительный просмотр. На Ленте появляется соответствующая вкладка с группами пиктограмм. Пользователю рекомендуется исследовать назначение всех вложенных пиктограмм Предварительного просмотра и самостоятельно указать необходимые параметры для печати отчета.

12) Для завершения работы исполнить на Ленте пиктограмму Закрыть окно предварительного просмотра - выполняется возврат на вкладку Главная.

13) Для выхода из среды Access 2010 исполнить вкладку Файл и команду Выход (в области данной вкладки).