Тема: « Учет денежных средств предприятия.»

ВОПРОСЫ:

1. Задачи учета денежных средств предприятия.

2. Учет кассовых операций.

3. Учет средств на расчетном счете.

4. Учет средств на валютном счете.

ОТВЕТЫ:

1 вопрос

Организации, осуществляющие текущую финансовую деятельность, вступают во взаимоотношения с различными юридическими и физическими лицами, в том числе и с работниками своего предприятия. Эти взаимоотношения основаны на денежных расчетах, часть которых осуществляется наличными деньгами, а часть в безналичном порядке через учреждение банка.

К основным задачам учета денежных средств относят:

1. Проведение учета и выполнение операций с наличностью в соответствии с требованиями действующего законодательства и установленными требованиями.

2. Проведение контроля за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины.

3. Своевременное и правильное документальное оформление операций по движению денежных средств.

4. Контроль за сохранностью наличных денег, валюты, ценных бумаг.

5. Своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов на счетах бухгалтерского учета.

2 вопрос

Для хранения, приема и расхода денежных средств организация имеет кассу. Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ, согласно которой в кассе кроме наличности могут храниться денежные документы и ценные бумаги. В соответствии с порядком ведения кассовых операций – помещение кассы должно быть специально оборудовано и оснащено охранной сигнализацией. Вообще на предприятии должна быть одна касса, но если организация имеет большое количество подразделений, удаленных от головного офиса, то на каждом из них могут быть открыты пункты выдачи заработной платы работникам.

На предприятии ведение кассовых операций осуществляет кассир. При его приеме на работу, руководитель обязан ознакомить нового служащего с порядком ведения кассовых операций. Только после этого руководитель заключает с кассиром договор о полной материальной ответственности, на основании которого кассир отвечает за сохранность всех принятых им ценностей, а также за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного отношения к своим обязанностям.

Кассир не имеет права самостоятельно передавать свои обязанности другому лицу, но в случае необходимой замены работника, исполнение обязанностей кассира возлагается на другое лицо только на основании приказа руководителя.

Любое поступление наличных средств оформляется приходным кассовым ордером, который подписывается кассиром и главным бухгалтером с обязательной расшифровкой их подписи. Кроме этого в документе должно быть отражено: содержание хозяйственной операции (от кого и за что получены средства), номер документа, дата, сумма, записанная цифрами и прописью с большой буквы, название организации, печать и штамп предприятия. Если кассир принимает денежные средства от отдельных физических лиц, то к приходному кассовому ордеру заполняется квитанция, содержащая в себе те же реквизиты что и приходный кассовый ордер. Данная квитанция отрывается и отдается на руки лицу, внесшему средства в кассу, что будет подтверждением внесенных средств и расчетов с организацией.

Выбытие денежных средств из кассы производится на основании расходного кассового ордера, который содержит в себе следующие реквизиты: дату оставления документа, порядковый номер, содержание операции, сумму, подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира, печать. Если кассир выдает наличные отдельному физическому лицу, то он обязан в расходном кассовом ордере записать название и номер документа, удостоверяющего личность получателя. Только после этого лицо, которое получает деньги из кассы, своей рукой пишет прописью в расходном кассовом ордере получаемую сумму, ставит дату получения и свою подпись.

Выдача заработной платы, пособий, премий на предприятии оформляется платежной ведомостью, на которой должны быть реквизиты расходного кассового ордера с обязательной подписью руководителя и главного бухгалтера. На общую сумму выданной по ведомости заработной платы, бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. Если работник в течение трех дней, отведенных для выдачи заработной платы, по каким либо причинам ее не получил, то кассир в платежной ведомости напротив его фамилии ставит штамп «Депонировано». После этого фамилии, имена, отчество таких работников и суммы их заработной платы заносятся в реестр депонированных сумм.

В расходных кассовых ордерах необходимо указывать наименование документов, которые являются основанием для расхода средств из кассы. Если на таких документах, прилагаемых к ордерам, имеется разрешительная подпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

При оформлении кассовых документов должны соблюдаться установленные требования, в том числе не допускаются подчистки, помарки, исправления, и все реквизиты должны быть заполнены четко и ясно. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим или вносящим деньги – запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Если кассир обнаружил неправильность оформления кассовых ордеров, он имеет право вернуть их в бухгалтерию для надлежащего оформления. Кассир ставит свою подпись на ордерах только после осуществления операций с наличностью. При этом на прилагаемых к ордерам документах ставится штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу фиксируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, который построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, проверяется полнота и своевременность произведенных кассиром операций.

Информация обо всех фактах поступления и выдачи наличных денег фиксируется кассиром в кассовой книге, записи в которой производятся по мере совершения операций. Каждая организация имеет одну кассовую книгу, листы которой пронумеровываются, в конце книги ставится печать предприятия с указанием количества имеющихся листов, и все это заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Согласно имеющимся первичным документам кассир осуществляет записи в книге в двух экземплярах, через копировальную бумагу. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает общие суммы по приходу и расходу, выводит остаток средств на конец дня. После чего экземпляр, заполненный под копирку, отрывается, к нему прикладываются учтенные в этом экземпляре приходные и расходные кассовые ордера, и все это под расписку сдается бухгалтеру на проверку и тем самым служит отчетом кассира.

Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров, соответствия данных отчета – данным прилагаемых документов, правильности сделанных подсчетов. После проверки бухгалтер проставляет в документах корреспондирующие счета. Если в расходном кассовом ордере нет расписки получателя денежных средств, то оформленная таким образом выдача денег считается неправомерной, и данная сумма взыскивается с кассира как недостача. Если наличные деньги не оформлены приходным кассовым ордером, то они рассматриваются как излишки.

На основании проверенного отчета кассира, который является регистром аналитического учета, бухгалтер составляет регистры синтетического учета: журнал-ордер № 1, в котором делаются записи по кредиту счета 50; и ведомость №1, где отражается информация по дебетовому обороту счета 50, а также начальное и конечное сальдо.

Если предприятие осуществляет внешнеэкономическую деятельность, то может возникнуть необходимость в использовании наличной валюты. В этом случае, бухгалтер может открыть к счету 50 дополнительный субсчет «Касса в ин.валюте». В этом случае возникает необходимость вести учет в двух измерителях: в рублях и в валюте. В конце месяца остатки валюты в кассе подвергаются переоценке согласно изменившемуся курсу валют, что отразится записью Дт 50-2 Кт 91 – при увеличении курса.

Организация имеет право держать в кассе деньги в пределах лимита, величина которого определяется руководителем предприятия по согласованию с учреждением банка, в котором оно обслуживается, исходя из проведенного расчета ежедневной потребности в наличных деньгах. Если организация не согласовала с обслуживающим ее банком лимит остатка наличных средств в кассе, то в подобных случаях любой остаток в кассе считается сверхлимитным и на него накладываются штрафные санкции.

Вся денежная наличность сверх лимита сдается на расчетный счет предприятия. Деньги в кассе сверх лимита могут находиться только в дни выдачи заработной платы.

Открытый к счету 50 «КАССА» субсчет 2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, приемные пункты), где осуществляются наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам и квитанциям.

Субсчет «Денежные документы» используется для учета оплаченных документов – авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок. Они оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, на основании которых составляется отчет о движении денежных документов.

3 вопрос

Денежные средства организации, используемые для безналичных расчетов с другими юридическими лицами, обязательно должны храниться в банках. Банки открывают предприятиям расчетные, текущие, валютные и другие счета. Расчетные счета могут быть открыты любому юридическому лицу, независимо от формы собственности, на основании следующих документов:

ü свидетельства о регистрации;

ü копии Устава и учредительного договора, заверенных нотариально;

ü свидетельства о постановке организации на учет в налоговой инспекции и в Пенсионном фонде;

ü заявления на открытие расчетного счета;

ü карточки с образцами подписей руководителя, главного бухгалтера, их заместителей, а также оттиск печати предприятия.

Все документы тщательно проверяются представителями учреждения банка, после чего предприятию в пятидневный срок открывается расчетный счет и ему присваивается свой номер, состоящий из двадцати цифровых знаков. Данная информация передается в налоговую инспекцию. После этого составляется договор на банковское обслуживание, на основании которого определяются обязанности банка и клиента, порядок расчетов банка с клиентом, ответственность сторон за обеспечение тайны по операциям расчетного счета, указываются реквизиты двух сторон. Услуги за обслуживание банком расчетного счета предприятия оформляются записью Дт-91 Кт- 76

Предприятие, имеющее несколько филиалов, может открывать для них текущие счета, данные которых учитываются на счете 55.

С расчетного счета производятся почти все платежи организации – поставщикам, бюджету, получение средств в кассу на хозяйственные нужды и выплату заработной платы. Все перечисления осуществляются на основе приказа руководителя организации или с его согласия (акцепта). Без согласия банк списывает с расчетного счета предприятия проценты за пользование ссудами, суммы просроченных налогов. Если на расчетном счете предприятия находится недостаточное количество денежных средств, то удовлетворение всех предъявленных к оплате требований, будет осуществляться в следующей очередности:

ü перечисление средств, связанных с возмещением вреда, причиненного жизни и здоровью; перечисление алиментов;

ü выплата пособий работникам по договору, контракту;

ü платежи во внебюджетные фонды;

ü платежи в бюджет;

ü по другим выплатам, согласно календарной очередности.

Для отражения поступления и расхода средств с расчетного счета существуют следующие первичные документы:

1.. ЧЕК – бланк строгой отчетности. При открытии расчетного счета, учреждение банка, согласно заявлению владельца счета, выдает ему чековую книжку на 25 или 50 чеков. По данному документу можно снять деньги с расчетного счета в кассу предприятия на определенные цели.

2. ОБЪЯВЛЕНИЕ НА ВЗНОС НАЛИЧНЫМИ – по данному документу на расчетный счет предприятия перечисляются средства из кассы. Документ состоит из трех частей: объявления, которое характеризует зачисление средств на счет; квитанции, которая возвращается предприятию в подтверждение внесенной суммы; ордера, отражающего выбытие денег из кассы.

3. ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ – документ, оформляющий поручение организации своему банку перевести сумму, указанную в документе, на счет получателя. Данный документ действителен в течение 10 дней со дня выписки (день выписки в расчет не берется) и оформляется в трех экземплярах с отражением назначения платежа с выделением НДС; ИНН; наименования и местонахождения банка плательщика, его БИК, номер корреспондентского счета.

Списание денежных средств в бесспорном порядке со счетов плательщика оформляется инкассовым поручением.

Если заработная плата выдается по карточкам, то предприятие должно открыть в банке карточные счета и сотрудники получат пластиковые карты. Какими именно карточками воспользоваться, предприятие решает самостоятельно, от этого зависит стоимость годового обслуживания, что оговаривается в договоре. Услуги банка могут оплачиваться ежемесячно, либо авансом за год. Некоторые банки кроме платы за обслуживание взимают и первоначальный взнос за изготовление пластиковых карточек. В банк предприятию необходимо предоставить – список сотрудников, заверенный печатью предприятия и подписями ответственных лиц; заявления от каждого сотрудника, заверенное руководителем; ксерокопии паспортов; сведения о тех лицах, которым доверено решать вопросы с использованием карточек. На имя каждого работника организации в банке открывается карточный счет, выдается карточка, на лицевой стороне которой – ФИО, а на магнитной ленте записан его ПИН-код. Предприятие перечисляет в банк платежным поручением денежные средства в сумме заработной платы, предназначенной к выплате. Сколько денег нужно перечислить на счет того или иного сотрудника указано в специальной ведомости, которая составляется в бухгалтерии и передается в банк в согласованные сроки. В ведомости указывается табельный номер сотрудника, его ФИО и сумма к выдаче. Банк зачисляет деньги на карточные счета на следующий день после получения платежного поручения. В подтверждение того, что заработная плата выплачена, банк предоставляет выписки с карточного счета каждого сотрудника. Оплата услуг банка за открытие карточных счетов, отражается записью Дт-91 Кт-51.

Сведения о движении денежных средств на расчетном счете содержатся в ВЫПИСКЕ БАНКА, которая является копией записей по расчетному счету предприятия, а также регистром аналитического учета. В ней отражается - номер счета предприятия; номера счетов тех предприятий, с которыми ведутся расчеты; дата выписки; дата предыдущей выписки для контроля; сумма начального и конечного остатка на счете; суммы, характеризующие поступление и расход денег. Сохраняя денежные средства предприятия, банк считает себя должником перед организацией, поэтому записи сумм в выписке банка осуществляются по схеме пассивного счета. Получая выписку из банка, с приложенными к ней первичными документами, характеризующими каждую учтенную сумму, бухгалтер должен помнить об этой особенности и обрабатывая выписку, должен делать записи для целей бухгалтерского учета по схеме активного счета.

На основании обработанной выписки банка, бухгалтер составляет регистры синтетического учета: журнал – ордер № 2, в котором отражаются обороты по кредиту счета 51; а также ведомость № 2, где отражаются данные оборотов по дебету счета 51, суммы начального и конечного сальдо.

На счете 55 «Специальные счета в банках» учитывают наличие и движение денежных средств в отечественной и зарубежных валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках на текущих, особых и специальных счетах, а также движение средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 могут быть открыты субсчета:

1. Аккредитивы

2. Чековые книжки

3. Депозитные счета

Аккредитивная форма расчетов применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчетов в соответствии с положениями о поставках продукции производственно – технического назначения и товаров народного потребления.

Особенность аккредитивной формы расчетов состоит в том, что оплату платежных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.

Аккредитив - это поручение банка покупателя банку поставщика оплатить отгруженный товар поставщиком, находящимся далеко, немедленно по факту отгрузки. При наличии телеграфного сообщения от поставщика, о готовности товара к отгрузке, плательщик представляет в свой банк заявление, в нем указывают: номер договора, по которому открывается аккредитив, срок его действия, наименование поставщика, наименование документов, против которых производится платеж, общее наименование товаров или услуг, сумма и другие условия. По заявлению предприятия обслуживающий банк снимает с расчетного счета указанную в заявлении сумму и перечисляет на особый счет в банк поставщика. Банк поставщика по предъявлении отгрузочных документов поставщиком проверяет соблюдение всех условий аккредитива и зачисляет на его расчетный счет сумму, указанную в счете. Неиспользованный остаток аккредитива возвращается на расчетный счет покупателя.

К недостаткам аккредитивной формы расчетов следует отнести замораживание средств покупателей на период действия аккредитива до его фактического использования, а также возможность задержки отгрузки продукции поставщиком до поступления аккредитива. Вместе с тем она гарантирует немедленную оплату счетов поставщиков и способствует соблюдению расчетно – платежной дисциплины.

Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:

- покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);

- отзывные и безотзывные.

При открытии покрытого аккредитива банк – эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива (покрытие) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.

При открытии непокрытого аккредитива банк – эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущего у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива. Порядок списания денежных средств с корреспондентского счета банка – эмитента по гарантированному аккредитиву определяется по соглашению между банками.

Отзывным является такой аккредитив, который может быть изменен или отменен банком – эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласия с получателем средств и без каких – либо обязательств банка – эмитента перед получателем средств после отзыва аккредитива.

Безотзывным признается аккредитив, который может быть отменен только с согласия получателя средств.