Тема: документация и инвентаризация

Понятие документа и требования, предъявляемые к их заполнению.

Инвентаризация, ее виды и порядок проведения.

Вопрос

Согласно закону «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые в свою очередь служат первичными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет.

Документ – это письменное подтверждение выполнения в организации той или иной хозяйственной операции или права на ее совершение, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

Оформление производственных, финансовых и хозяйственных операций документами называется документированием.

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование этих показателей и их количество в документах зависят от содержания хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными для каждого документа, так как они отражают содержание операций в том числе:

- наименование документа;

- дата составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц;

- сумма операции, которая отражается цифрами и прописью с большой буквы.

Перечень должностей тех лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным, то непосредственно после ее окончания.

Ответственность за своевременное и качественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Бухгалтерия в свою очередь проверяет это благодаря разработанному графику документооборота.

ДОКУМЕНТОООБОРОТ – это движение документа от момента его составления до сдачи в архив. Здесь отражается: название документа, ответственное лицо за его составление, ответственное лицо за проверку документа и за соблюдение сроков сдачи проверенного документа в архив.

На предприятии должен быть составлен график документооборота, который определяет последовательность выполняемых учетных работ, сроки выполнения, перечень конкретных исполнителей, позволяет равномерно распределять занятость работников бухгалтерии в учетном процессе.

Единые формы первичных документов для оформления однородных хозяйственных операций для различных предприятий разрабатываются Минфином, и называются унифицированными формами первичной документации. В данные формы документов, ввиду особенностей деятельности предприятия, могут быть внесены изменения, при этом бухгалтерская служба вносит в документ новые реквизиты, которые необходимы для отражения достоверной и точной информации о происходящих операциях, но следует иметь в виду, что изменять и удалять уже имеющиеся в документе реквизиты не допускается.

Записи в документах производятся чернилами, шариковой ручкой или же документы заполняются на компьютерах. В документах, характеризующих учет денежных средств, суммы отражаются цифрами и прописью с большой буквы, без помарок и подчисток.

Если в других документах имеются помарки или ошибки, то их можно исправить с помощью следующих вариантов:

- если в тексте или в суммах допущена ошибка, то неправильную запись оформляют корректурным способом, при котором зачеркивают одной чертой (чтобы можно было потом прочитать неправильную запись при проверке), рядом пишут правильную запись, ставят дату исправления и подпись лица, который сделал данное исправление;

- если в документе указана сумма, превышающая необходимые данные, то в этом случае, разница в сумме записывается методом «красного сторно», суть которого состоит в том, что сумма записывается красными чернилами, что означает ее вычитание; данный способ используется после составления отчета

- если в документе указана заниженная сумма, то в этом случае на сумму разницы оформляется запись методом «дополнительной записи», при которой необходимая сумма записывается по той же проводке, что и изначальный вариант.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно подвергаются проверке. Прежде всего, производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность оформленных подписей, четкость и разборчивость в заполнении документа.

Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе.

После этого документы проверяют по существу, то есть устанавливают законность и целесообразность хозяйственной операции.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку (контировку)

Под расценкой или таксировкой документов понимают денежную оценку указанных в документе ценностей;

Группировка – это подбор однородных документов в папки, что позволяет сделать бухгалтерские записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные.

Разметка или контировка заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

После разметки данные документов записывают на аналитических и синтетических счетах, а использованные документы сдают в архив. Но перед этим, документы необходимо сформировать в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине дела не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники должны быть отделены от копий; годовые планы и отчеты должны быть отдельны от квартальных и месячных отчетов. В деле должно быть только по одному экземпляру каждого документа. На титульном листе дела указывается наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период, общее количество листов в деле и срок его хранения.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, прокуратуры, судам и налоговым инспекциям, что в свою очередь обязательно оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. Бухгалтер в свою очередь, может снять копию с изъятых документов, с указанием основания и даты изъятия.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Классификационный признак	Классификация	Характеристика документов
По содержанию	Денежные	Документы, отражающие кассовые и банковские операции
Материальные	Документы, отражающие операции по движению товарно – материальных ценностей
Расчетные	Документы, отражающие расчетные операции организации с контрагентами
По назначению	Распорядительные	Содержат приказ или распоряжение на совершение хозяйственной операции
Исполнительные	Удостоверяют факт совершения хозяйственной операции
Комбинированные	Содержат в себе признаки как распорядительных так и исполнительных документов.
Бухгалтерского оформления	Документы, составляемые бухгалтером для дальнейшего использования в учетном процессе
По количеству учетных записей	Однострочные	Содержат одну позицию по одной операции или по одному наименованию ценностей
Многострочные	Содержат несколько позиций по нескольким операциям или наименованиям ценностей
По структуре	С табличной структурой	Реквизиты документов содержатся в таблице, что обеспечивает возможность выделить зону реквизитов для машинной обработки
С анкетной структурой	Реквизиты документа расположены как в анкете
С комбинированной структурой	Сочетание в документе табличной и анкетной структур
По месту составления	Внутренние	Документы, которые составляются в организации
Внешние	Документы, которые составляются за пределами организации
По объему (по порядку оформления)	Первичные	Документы, которыми оформляются хозяйственные операции организации в момент совершения
Сводные	Документы, фиксирующие данные о хозяйственных операциях из нескольких первичных документов
По способу охвата операций	Разовые	Документы, применяемые для однократного отражения факта хозяйственной деятельности
Накопительные	Документы, применяемые для многократного отражения факта хозяйственной деятельности в течение отчетного периода
Группировочные	Составляются на основании однородных, разовых документов, сгруппированных по видам затрат или ценностей
По способу заполнения	Заполняемые вручную	Документы, данные в которые заносятся вручную
Заполняемые частично автоматизированным способом	Документы, данные в которые частично заносятся автоматизированным способом, остальные показатели - вручную
Заполняются автоматизированным способом	Документы, заполняемые путем автоматизированной регистрации данных
По порядку оформления однородных операций	Унифицированные	Документы, формы которых утверждаются в установленном порядке и предназначены для оформления однородных хозяйственных операций всеми хозяйствующими субъектами
Прочие документы	Документы, самостоятельно разрабатываемые отдельными хозяйствующими субъектами с учетом специфики их деятельности

Вопрос

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Выделяют следующие виды инвентаризации:

- полная, при которой проверке подвергаются все имущество и обязательства организации;

- частичная, при которой проверяется определенный вид ценностей или обязательств;

- плановая, которая на предприятии проводится в строго установленные сроки;

- внезапная, которая проводится внезапно для материально ответственного лица.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, в том числе:

- при передаче имущества в аренду, при его выкупе, при продаже;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственного лица;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества;

- в случаях стихийных бедствий, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации.

Для проведения инвентаризации в организациях создаются действующие инвентаризационные комиссии, члены которой назначаются из числа представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы и специалистов инженерно – технической службы.

Отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проверка фактического наличия имущества проводится при обязательном участии материально ответственных лиц, участие которых в процессе инвентаризации должно заключаться прежде всего в наблюдении за ходом инвентаризации подотчетного имущества.

Для начала инвентаризации необходимо составить план ее проведения, это позволит своевременно и полно провести проверку, сохранить трудозатраты, обеспечив слаженные действия участников инвентаризации. В соответствии с планом комиссия готовит и представляет на подпись руководителю организации приказ о проведении инвентаризации. В сроки, установленные приказом, инвентаризационной комиссией проводится подготовка к инвентаризации, в ходе которой подбираются первичные учетные документы, служащие основанием для принятия имущества и обязательств к бухгалтерскому учету. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета и первичных учетных документах в данные бухгалтерского учета вносятся необходимые исправления и уточнения.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. На время проведения инвентаризации операции по отпуску и приему ценностей приостанавливаются.

Инвентаризация проводится отдельно по каждому местонахождению имущества и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находится имущество.

Члены инвентаризационной комиссии заполняют в инвентаризационных описях и актах графы о фактическом наличии ценностей в количественном выражении. В инвентаризационных описях и актах не разрешается оставлять незаполненными строки; поэтому незаполненные строки на последней странице прочеркиваются.

На основные средства, полученные в аренду, принятые на ответственное хранение или в переработку инвентаризационная опись составляется отдельно по каждому контрагенту, и один экземпляр описи высылается в его адрес.

На объекты, не пригодные к дальнейшей эксплуатации и не подлежащие восстановлению, также составляется отдельная инвентаризационная опись. По каждому объекту указывается дата ввода в эксплуатацию и установленные причины непригодности (порча, полный износ).

После окончания проверки и выведения итоговых показателей инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии, проводившей проверку, и материально ответственные лица, которые дают расписки, подтверждающие проверку имущества в их присутствии, а также то, что у них нет к проведенной проверке каких – либо претензий.

Инвентаризационные описи и акты передаются в бухгалтерию организации, которая на основании данных бухгалтерского учета заполняет в описях и актах графы «По данным бухгалтерского учета».

До определения результатов инвентаризации бухгалтерия обязана тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях и актах.

По результатам инвентаризации, выявившей отклонения фактических данных от данных бухгалтерского учета, бухгалтер формирует сличительные ведомость о результатах инвентаризации.Сумма излишков и недостач указывается в сличительных ведомостях в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Каждая сличительная ведомость подписывается работником бухгалтерии, который ее составил и материально ответственным лицом, и оформляется в трех экземплярах (по одному экземпляру для бухгалтерии, инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица).

Инвентаризационная комиссия анализирует полученные инвентаризационные документы и устанавливает причины выявленных излишков и недостач. По каждому факту недостачи имущества инвентаризационная комиссия устанавливает размер причиненного организации ущерба.

Размер ущерба при утрате или порче ценностей должен соответствовать фактическим потерям исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости утраченного имущества по данным бухгалтерского учета (включая износ). Рыночная стоимость утраченных (испорченных) ценностей определяется на основании цен на данный или аналогичный вид активов, действующих на дату проведения инвентаризации.

После утверждения результатов инвентаризации комиссия готовит и представляет на подпись руководителю организации приказ о привлечении виновных лиц к дисциплинарной и материальной ответственности.

Сумму ущерба в размере, не превышающем среднего месячного заработка работника взыскивается на основании распоряжения (приказа) руководителя организации, которое должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба (с даты утверждения результатов инвентаризации).

Если месячный срок с даты утверждения результатов инвентаризации истек или работник не согласен возмещать ущерб, сумма которого превышает его средний месячный заработок, сумма ущерба взыскивается в судебном порядке.

Полученные организацией постановления следственных органов и их решения передаются в бухгалтерию для взыскания с виновных лиц сумм, установленного судом ущерба либо отнесения сумм ущерба на финансовые результаты (если виновные лица не установлены).

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

А) излишки приходуются и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации

Б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на затраты производства, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или судом отказано во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты.