Учет расчетов с подотчетными лицами

Практически все предприятия в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью направления своих сотрудников в служебные командировки.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Не признаются командировками – а) служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер – это работа водителей, проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, курьеров; б) поездки физических лиц, с которыми заключены не трудовые, а гражданско – правовые договоры – договор подряда, поручения, авторский договор.

Согласно инструкции № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени в пути. Временное направление работника в другую местность на срок более 40 дней считается временным переводом работника с выплатой компенсаций, предусмотренных законодательством. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года (более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:

- сохранение места работы (должности);

- среднего заработка;

- возмещения расходов, связанных со служебной командировкой в т. ч. Расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные, и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, подлежащие возмещению работнику, включают: стоимость билета на транспортное средство общего пользования (междугородний автобус, поезд, самолет и др.); оплату услуг, связанных с предварительной продажей билетов (бронированием); плату за пользование в поездах постельными принадлежностями; сумму страховки по обязательному страхованию пассажиров на транспорте; стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (аэропорту, пристани), если она находится за чертой населенного пункта.

Встречаются ситуации, когда командируемому приобретается билет на тот или иной вид транспорта с условиями бизнес-класса.

В поезде дальнего следования, имеющем в составе вагоны повышенной комфортности, пассажиру предоставляется платное сервисное обслуживание, стоимость которого включается в стоимость проезда. Сервисное обслуживание входит в единый комплекс услуг по перевозкам. Вопрос о том, в каком вагоне поезда (плацкартном, купейном, СВ или люкс) работник поедет в командировку и обратно или какого класса будет его авиабилет (экономического, улучшенного, первого или бизнес-класса), решает сама организация исходя из собственных финансовых возможностей. Расходы на оплату авиаперелета к месту командировки бизнес-классом учитываются в целях налогообложения прибыли при наличии их документального подтверждения и соответствия размера возмещаемых расходов размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

В настоящее время стали использоваться электронные билеты. При их приобретении командированным работником оправдательным документом для подтверждения расходов может являться распечатка электронного документа (билета) на бумажном носителе и посадочный талон. В посадочном талоне должны содержаться реквизиты, позволяющие идентифицировать пассажира (Ф.И.О. пассажира), а также дата и место назначения (маршрут) поездки. Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете.

В настоящее время организация вправе учесть расходы на такси, но для этого необходимо, чтобы затраты на проезд были документально подтверждены и экономически оправданны. Оправдать расходы должна сама организация.

Использование некоторыми организациями для своих сотрудников чартерных рейсов продиктовано прежде всего бизнес-соображениями. Это связано с необходимостью оперативного решения задач, принятия необходимых управленческих решений, специфическими маршрутами и сжатыми сроками командировок. Такие перелеты являются оптимальным способом перемещения на деловые переговоры для топ-менеджеров и сопровождающих их сотрудников, не имеющих возможности тратить время на поезд, автомобиль или традиционный авиаперелет. Необходимость в чартерных поездках может также возникнуть, если у больших авиакомпаний по тем или иным причинам нет рейсов в города, где проходят переговоры.

Если такой вид перемещения, как чартер, предусмотрен положением о порядке направления работников в служебные командировки, включение затрат на оплату услуг чартерных рейсов в состав командировочных расходов в целях обложения налогом на прибыль является правомерным.

В случае, когда командировка отменяется, а определенные расходы уже понесены, то следует издать приказ об ее отмене и аннулировании командировочного удостоверения. Неустойку, удержанную при возврате билетов, следует квалифицировать в целях налогообложения как штраф за нарушение договора перевозки.

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Кроме того, возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание, за исключением расходов за пользование тренажерным залом, сауной, бассейном, поскольку данные расходы не могут быть приняты для целей налогообложения прибыли как экономически обоснованные. В том случае, если работодателем все-таки были оплачены такого рода услуги, расходы включаются в доход сотрудника и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами

Если в гостиничном счете в стоимость проживания отдельной строкой включен завтрак, то подобного рода расходы не включаются в стоимость проживания и не являются расходами по найму жилого помещения. Следует отметить, что счет за гостиницу без кассового чека не является документальным подтверждением расходов.

Еще одним вариантом размещения работника в командировке может быть частная квартира или комната в ней. Чаще всего к такому способу размещения прибегают, если в гостинице нет мест или в случае, когда организация, куда командирован работник, находится в небольшом населенном пункте, где гостиниц нет. В этом случае он привезет из командировки в качестве подтверждающего документа договор найма жилого помещения, заключенный с физическим лицом. Можно ли принять такой документ?

Договор найма жилого помещения заключается между собственником жилого помещения или управомоченным им лицом и нанимателем. Статьей 674 ГК РФ предусмотрена обязательная письменная форма такого договора. Обязанности удостоверять нотариально нет.

Командированный работник выступает в качестве представителя организации, поэтому лучше оформить доверенность от ее руководителя на заключение договора найма жилого помещения. В качестве документа, подтверждающего оплату по договору найма, работник должен представить расписку. Этот документ выдает наймодатель по требованию командированного сотрудника. В расписке должны быть проставлены дата составления документа и личные подписи наймодателя и нанимателя.

В случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, компенсационная выплата освобождается от обложения НДФЛ, если ее сумма не превышает:

- 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России;

- 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и день приезда). Размер суточных устанавливается организацией самостоятельно приказом руководителя или другим локальным актом.

При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

При командировании лица, работающего по совместительству в разных организациях, средний заработок сохраняется за ним на том предприятии, которое его командировало. В том случае в другой организации совместителем должен быть взят отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех организаций, куда они направлены. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из поездки не предоставляются.

Вообще в ТК содержится общий запрет на работу в выходные дни, но при необходимости осуществления работы в выходные дни требуется письменное согласие работника, профсоюза и письменное распоряжение руководителя. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, или по распоряжению администрации он выезжает в командировку в выходной день, то за эти дни работы должна предоставляться соответствующая компенсация: по ТК – работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха, тогда работа в выходной и праздничный день оплачивается в одинарном размере. Не может быть заменен денежной компенсацией день выезда работника в командировку в выходной день, в этом случае ему предоставляется день отдыха.

Если работник в командировке заболел, то дни его временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. За период болезни работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, возмещаются расходы по найму жилого помещения (если работник не лежит в больнице). Суточные оплачиваются в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению поручения или вернуться к месту своего постоянного проживания, но не свыше двух месяцев.

Если командированный работник задержался в пути без уважительных причин, то заработная плата, суточные не выплачиваются и не возмещаются расходы по найму жилого помещения.

Направление работников в командировку производится руководителем и оформляется приказом. Приказ о направлении в командировку заполняется работником кадровой службы и подписывается руководителем или уполномоченным на им лицом, с указанием ФИО командированного, его профессии и места работы, цели командировки, ее срок и место.

Кроме этого подотчетному лицу выдается командировочное удостоверение, оно является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В пункте назначения работник должен сделать отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Командировочное удостоверение выписывается работником кадровой службы в одном экземпляре на основании приказа руководителя.

Перед отъездом работника в командировку ему выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных при норме 100 рублей за сутки. Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также считая дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки в пути.

Сумма аванса определяется исходя из величины соответствующих расходов в зависимости от времени пребывания работника в командировке, ее места, вида транспорта, использование которого предполагается для доставки до пункта назначения.

При расчете суточных следует учитывать, что днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из города, где постоянно работает командируемый, а днем приезда считается день прибытия указанного транспорта в пункт назначения. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.