Делопроизводство XX - ХХI вв

Новый государственный аппарат, созданный в результате Ок­тябрьского переворота 1917 г., по составу кардинально отличался от старого: фактическое отстранение от власти бывших представителей пра­вящего класса было закреплено декретом ВЦИК и Советом Народных Комиссаров (СНК) от 11 ноября 1917 г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов». Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, сол­даты, выходцы из крестьян, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления, несомненно, снизился.

Необходимо было законодательно оформить деятельность власт­ных структур, упорядочить процессы документационного обеспече­ния. 30 октября 1917 г. Советом Народных Комиссаров (СНК) издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для установления порядка оформления административных документов было принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизвод­ства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряже­ний центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая централизованная командная система управления. Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единствен­ным законодательным органом, таких прав лишались Съезд Сове­тов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов доку­ментов.

Система органов по рационализации управления и делопроизвод­ства (институты, центры, лаборатории) была ликвидирована, что при­вело к значительному сокращению исследований в этих областях. Основную работу вели крупные ведомства, издававшие отраслевые нормативные и методические материалы: инструкции по ведению де­лопроизводства, указания, правила и т. п.

В этот период определенные успехи были достигнуты в рациона­лизации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки усовершенствовать работу с обращениями граждан (заявлениями, жалобами, предложениями).

Отсутствие единого методического центра, координирующего работу учреждений в области управления и делопроизводства, не­согласование в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования - актуализировали проблему концентрации в об­щегосударственном масштабе научных сил, перед которыми были поставлены следующие задачи:

· создание организационно-методического центра для руководст­ва постановкой делопроизводства;

· разработка нормативной базы деятельности служб делопроизвод­ства;

· механизация труда «канцелярских» работников;

· проведение унификации управленческой документации;

· установление единой системы подготовки и переподготовки ра­ботников делопроизводства;

· создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Фактически предлагалось восстановить разрушенную систему, дополнив ее некоторыми новыми элементами. Сделать этого, одна­ко, не удалось из-за начавшейся вскоре второй мировой войны.

Необходимость восстановления народного хозяйства после окон­чания войны оттеснила на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Интерес к проблеме рационализации де­лопроизводства возник лишь в конце 50-х гг.

Определенной вехой в области оптимизации работы с докумен­тами было постановление Совета Министров СССР в 1958 г. «Примерная инструкция о делопроизводстве для учрежде­ний и организаций СССР», в которой основной акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ.

В 1963 г. Главное архивное управление (ГАУ) издал «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были основным руководящим документом и способствовали упорядочению их деятельности.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70—80-х гг. было:

· издание государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 и др.);

· издание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), в которой были изложены единообразные правила работы с документами на всех этапах их функционирования;

· создание Государственной системы документационного обеспечения управления;

· разработка обще­союзных классификаторов технико-экономической информации, (ОК ТЭИ) - ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.,

· разработка унифицированных сис­тем документации (УСД) и серии государственных стандартов на унифицированные системы.

Внедрение этих документов в практи­ку управления значительно улучшило оформление документов, упростило процедуры поиска, учета и хранения документов и документной информации, подготовило почву для автоматизации управ­ленческой деятельности.

В 70-х - 80-х гг. ХХ в. научной общественностью стра­ны обсуждалась проблема разработки и внедрения общегосударствен­ной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепция ОГАС была в дальнейшем реализована в народном хо­зяйстве лишь частично, а большинство унифицированных систем документации и ОК ТЭИ, в настоя­щее время широко используется в автоматизированных информа­ционных системах.

В 1992 г. Государственной архивной службой Российской Федерации была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и служащая основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству.

Типовая инструкция по делопроизводству имеет следующую структуру:

1. общие положения;

2. документация федеральных органов исполнительной власти;

3. требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов;

4. особенности подготовки и оформления отдельных видов документов;

5. правила оформления документов;

6. организация документооборота и исполнения документов;

7. поисковая система по документам;

8. контроль исполнения документов;

9. организация документов в делопроизводстве;

10. порядок передачи документов на хранение в архив;

11. приложения.

Принципиальное положение Типовой инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на делопроизводство с использованием компьютерных технологий.

В 2003г. был разработан государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в котором содержатся рекомендации по оформлению организационно-распорядительных документов. ГОСТ состоит из следующих разделов:

1. область применения

2. состав реквизитов документа

3. Требования к оформлению реквизитов документа

4. Требования к бланкам документа и оформлению документа

5. Требования к изготовлению, использованию и хранению бланков с изображением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.

Государственный стандарт установил единый формуляр-образец организационно-распорядительных документов, представляющий собой графическую модель или схему построения документа с указанием размеров полей и места расположения реквизитов.

В перечисленных актах содержатся общие требования к составлению, оформлению и последующей обработке документов. Но специфика организаций может обусловливать дополнительные требования к работе с документами, и эти конкретные требования должны быть изложены в уставе организации, инструкции по делопроизводству, регламентах, правилах и других нормативных документах.

Роль документационного обеспечения в деятельности организации трудно переоценить. Инфор­мация, зафиксированная в документах, является отражением деятельно­сти организаций и составляет основу любого бизнеса. Документ - бес­ценное средство связи и конечный результат солидных капиталовложе­ний. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на их составле­ние и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

На основе документов принимаются соответствующие управленче­ские решения. Документы во многих случаях являются главным аргу­ментом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное опре­деление термина «документ» как «способ доказательства». Сколько про­исходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предпри­ятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных доку­ментов! Вот как выглядит одна из современных рекомендаций россий­скому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имею­щий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!».

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной ин­формации, что может негативно отразиться на деятельности предпри­ятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей тру­довые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации.

Московская регистрационная палата в своем «Обращении к пред­принимателям» потребовала от руководителей предприятий всех видов собственности обеспечивать сохранность управленческих, финансово-хозяйственных и кадровых документов. Правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.

При работе с документами необходимо руководствоваться норматив­ными актами Российской Федерации, которые предусматривают состав­ление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранно­сти наиболее ценных документов.