Понятие и характеристика документооборота

Объем документации, создаваемой в учреждениях, как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов произ­водства продукции и производительности труда.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов до­кументов являются:

· влияние научно-технического прогресса;

· раз­витие экономики;

· расширение и усложнение номенклатуры продукции;

· освоение новых районов;

· строительство новых объектов;

· усложнение процессов управления.

При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены.

К субъективным причинам относят:

· бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимость для подстраховки, на всякий случай;

· незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и перепроверка, т.е. создание новых документов;

· неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные за­дания, нереальные сроки исполнения, противоречащий из­данным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций и струк­турных подразделений разъяснительного характера;

· несвоевременное, некачественное выполнение заданий, по­ручений, договорных обязательств, срыв сроков их испол­нения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

· отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуж­дает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

· некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их реше­ний, что отражается на документировании самих этих дей­ствий, а затем исправлении принятого решения;

· отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значи­тельного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме или по составу показателей;

· широкое распространение копировальной техники способствует созданию огромного количества копий документов, кото­рые используются в незначительной мере;

· использование в процессах создания и подготовки доку­ментов компьютеров, с одной стороны, значительно повы­сило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и элек­тронной форме.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждого предприятия. При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

· оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;

· однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

· параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

График документооборота - это документ, регламентирующий движение первичных документов в организации и устанавливающий порядок создания документа, его проверки, обработки и передачи в архив.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности. Он должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, способствовать усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

Утверждает график документооборота руководитель предприятия. А главный бухгалтер отвечает за разработку графика и контроль за соблюдением его исполнения на предприятии. Правильное составление графика и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечению своевременности составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1. составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2. передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3. проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяется полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4. обработка документа в бухгалтерии, которая включает в себя:

· таксировку - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

· группировку - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

· контировку - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5. сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Основными характеристиками документооборота являются:

· маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело,

· время, затрачиваемое на прохож­дение документов по этому маршруту.

Отсюда главное прави­ло организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршрут наименьшими затратами времени.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

· характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

· маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

· периодичность (стадии документооборота);

· направленность движения.