Система Коллежского делопроизводства

В результате административных реформ Петра I были созданы учреждения бюрократического типа и сложилась новая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии, губер­натор, воевода и другие органы местного самоуправления. Всего за период с 1718—1720 гг. вместо упраздненных приказов было создано 12 колле­гий: коллегия Иностранных дел, Военная коллегия, Адмиралтейская коллегия, Камер-коллегия, Штатс-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Ману­фактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная коллегия и Главный магистрат. Для новых учреждений были разработаны рег­ламенты, определяющие их состав, организацию, компетенцию и порядок делопроизводства.

Петр I ввел в обращение гербовую бумагу. Издал указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме. Тетради обычно состояли из четырех листов бумаги, сложенных по­полам и сшитых нитками. Несколько тетра­дей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регла­ментом, затем законодательной основой деятельности учреждений стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, полу­чившую название «коллежской», поскольку доминирующим в новых учреждениях стал коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой входили президент, вице-пре­зидент, советники, асессоры и секретари. Этой форме принятия реше­ний Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устрое­ние через советы бывает».

В соответствии с «Генеральным регламентом» в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство присутственных мест. В соответствии с его требованиями аппарат коллегии включал присутствие, канцелярию, контору.

Присутствие коллегии состояло из президента, вице-президента, четырех советников и четырех асессоров. Президент мог иметь личного секретаря. Канцелярия коллегии состояла из секретаря, нотариуса, регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов, переводчиков и вахмистра. Конторы создавались для ведения «счетных дел». Возглавлял контору камерир, в его подчинении находились камор-штрейберы.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения:

1. Получение и регистрация входящих документов. Секретарь коллегии записывает документ в настольный реестр «не вершенных дел». Регистратор регистрирует документ в журнале «Повседневная записка» и в книгах регистратуры «С» и «Д».

2. Подготовка дел к слушанию на заседании присутствия. Секретарь коллегии подбирает дополнительный материал, готовит устный доклад к рассмотрению дела на заседании присутствия.

3. Слушание дела на заседании присутствия. Докладывает секретарь коллегии. Доклад обсуждается и по нему принимается решение, нотариус записывает ход обсуждения и принятое решение в протокол заседания. Нотариус ведет реестры о делах: «не вершенных», т.е. подлежащих слушанию, «оконченных делах», и «вершенных, но не исполненных документов».

4. Подготовка к исполнению и исполнение дела. Секретарь коллегии записывает в поле реестра «Вершенных, но не исполненных документов» фамилию канцеляриста, которому поручается оформить документ. Составляет в соответствии с решением присутствия проект документа. Канцелярист оформляет в соответствии с требованиями проект ответного документа. Копиист переписывает набело все документы, отправляемые из канцелярии. Секретарь коллегии скрепляет ответный документ своей подписью, передает на подпись членам присутствия и удостоверяет документ печатью. Записывает документ в реестр «Вершенных и исполненных документов». Регистратор регистрирует ответный документ в книгах «А» или «Б» регистратуры. Канцелярист подготавливает документ к отправке и через рассыльного отправляет его адресату.

Генеральный регламент также ввел понятие об архивах, которые делятся на три категории:

· текущие, создаваемые при канцеляриях;

· ведомственные (архивы коллегий);

· государственные (исторические), в которые всеми коллегиями передавались документы, необходимые для справок.

Документы хранились в текущем архиве три года и помещались в обложку, на которой указывалось краткое содержание дела, даты его начала и окончания. На все документы дела составлялась внутренняя опись.

Указом 1723 г. «О форме суда» было предписано прошение располагать пунктами, пункт за пунктом и так, чтобы то, что написано в одном пункте не повторять и не смешивать с изложенным в другом. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд рек­визитов, отражающих различные стадии работы над документом: под­писи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в дело.

В целом изменения в организации делопроизводства коллегий привели к значительному увеличению письменной работы. Даже рас­ширенные по сравнению с приказами штаты канцел я рских чинов­ников не в силах были справиться с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

Таким образом, XVIII в. в области делопроизводства характери­зовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреж­дений, и, прежде всего, бюрократического начала.