double arrow

Понятие делопроизводства, его составные элементы и основные источники нормативного регулирования

Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.[47] Осуществление функций любого органа управления, в том числе и органов внутренних дел, связана с составлением, получением, направлением различных документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.

Осуществление функций любого органа управления, в том числе и органов внутренних дел, связана с составлением, получением, направлением различных документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.

Анализ функциональных обязанностей сотрудников органов внутренних дел показывает, что в числе профессиональных навыков, которые необходимы для их выполнения, важнейшими (до 80% времени сотрудников уходит на работу с документами) являются навыки по составлению, оформлению и изготовлению документов. Обладание сотрудниками органов внутренних дел такими навыками, знание ими основ делопроизводства - важнейшие условия сокращения затрат времени и сил на работу с документами.




Состояние делопроизводства в государственном аппарате (и, в частности, в органах внутренних дел) во многом отражает уровень профессионализма его работы. Одновременно оно оказывает позитивное или негативное воздействие на функционирование самого аппарата. Нерациональное документационное обеспечение управления образует большие экономические и организационные издержки.

Стремление к рационализации информационного и документационного обеспечения управления породило необходимость создания Государственной системы делопроизводства. В настоящее время сложилась система основных нормативно-методических документов межотраслевого характера, с помощью которой обеспечивается правильное документирование управленческой деятельности. В нее входят: Государственная система стандартизации (ГСС), Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТ Р 51141-98[48], ГОСТ 6.30–2003[49]и другие.



Государственная система стандартизации (ГСС) - это система правил и положений, которые определяют порядок проведения работ по стандартизации в стране во всех отраслях народного хозяйства, на всех уровнях управления.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

В соответствии с ГСДОУ общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, внутренних дел, арбитража, учреждений, организаций и предприятий. Документационное обеспечение деятельности организаций, действующих на основе специальных положений, а также порядок работы с секретными документами и документами "ДСП" устанавливается еще и специальными инструкциями.

Основные положения ГСДОУ и ГОСТ Р51141-98 формулируют понятие делопроизводства.

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

В структуре этой деятельности выделяются два элемента: документирование и документооборот.

Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов, документооборот - движение документа внутри органа, то есть совершение технических операций по получению, регистрации, хранению документов и т.п.

Деятельность аппарата государственного управления, в том числе и органов внутренних дел по документированию и осуществлению документооборота, регламентирована множеством нормативных актов. В их числе можно выделить группу специальных актов, изданных для регулирования делопроизводства и группу нормативных актов, основным предметом регулирования которых являются различные общественные отношения, не связанные с осуществлением делопроизводства.

К группе специальных источников нормативного регулирования делопроизводства относится, прежде всего,

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденная Председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ по распоряжению Правительства РФ по распоряжению Правительства РФ от 24 июня 1992г. №1118-р (далее-Типовая инструкция). Она « устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах РФ»; как следует из п.1.3. Типовой инструкции, министерства и ведомства организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих настоящей Типовой инструкции.

Что же говорит Типовая инструкция в отношении сроков и порядка ответов на запросы и письма юридических лиц? Пункт 5.2.1 определяет, что: «Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты поступления. Сроки исполнения документов определяется руководителем исходя из срока, установленного организацией, направивший документ (сразу оговорим, что этот порядок относится к структуре, государственных органов и организаций), или сроков, установленных законодательством.

Министерства и ведомства организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции. Делопроизводство в органах внутренних дел, кроме того, регламентируется и ведомственными нормативными актами, изданными в соответствии с приказом МВД от 20 июня 2012[50]. Важная роль в ведомственном нормативном регулировании делопроизводства принадлежит Инструкции по делопроизводству, которая должна быть разработана в каждом органе, учреждении, организации.

Инструкция по делопроизводству должна устанавливать порядок построения и деятельности делопроизводственного подразделения органа, определять лиц, ответственных за определенные участки делопроизводства, функциональные обязанности личного состава органа по осуществлению делопроизводства, порядок взаимоотношений делопроизводственного подразделения с другими службами. Кроме того, с учетом основных положений ГСДОУ Типовая инструкция регламентирует общий порядок подготовки, размножения, приема, рассылки документов, организацию контроля исполнения документов, устанавливает правила систематизации и хранения документов и др.

Вторую группу источников составляют нормативные (законодательные и подзаконные, в том числе и ведомственные) акты, которые, наряду с регулированием различных сторон деятельности органов внутренних дел, регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства. Так, уголовно-процессуальный кодекс содержит нормы, закрепляющие структуру и обязательные реквизиты некоторых видов процессуальных документов. Аналогичные нормы содержатся в Гражданско-процессуальном кодексе и Кодексе об административных правонарушениях.

Нормативные акты МВД России, изданные по вопросам обеспечения режима секретности в органах внутренних дел, устанавливают также и порядок работы с секретными документами.

Приказами МВД России, регламентирующими оперативно-розыскную деятельность органов внутренних дел, одновременно устанавливается порядок оформления, учета, регистрации, хранения оперативно-розыскных документов. Некоторые приказы Министерства, регулирующие конкретные направления деятельности органов внутренних дел, их служб и подразделений, содержат образцы бланков различных видов служебной документации, определяют порядок их заполнения.






Сейчас читают про: