Понятие о формах бухгалтерского учета: ручные формы учета и автоматизированные формы учета

Для получения данных о хозяйственных операциях используют сводные документы – учетные регистры. Учетные регистры – это бумажные или машинные носители, используемые для регистрации и группировки данных о состоянии, движении средств и операциях с ними, зафиксированных первичными документами (карточки, свободные листы – ведомости, применяемые учетные регистры, порядок записей отличается между собой.

Отличие регистров:

1. Внешний вид и форма регистров;

2. Техника и последовательность заполнения;

3. Взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета;

4. Взаимосвязь регистров в хронологической и синтетической записей.

Совокупность этих журналов определяет форму бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета – это совокупность учетных регистров для ведения учетных записей в определенной последовательности и взаимосвязи.

Форма бухгалтерского учета определяет технологию учета, а не его результаты. Сводные показатели, получаемые при разных формах учета будут тождественны.

Выбор форм учета определяется традициями и способом обработки данных.

Требования к форме учета:

1. Контроль за показателями отчетности;

2. Вариантность получения детализированных показателей;

3. Минимизация затрат по ведению учета;

4. Максимальное использование вычислительной техники.

Наиболее простая форма учета используется в небольших организациях. Называется она «Американка». На основе первичных документов и накопительных составляется ведомость – Журнал-Главная. Журнал-Главная здесь совмещается систематическая запись и хронологическая запись. Аналитический учет ведется параллельно с синтетическим на основе первичных документов и сверяется с данными синтетического учета.

Особенности Журнала Главная:

1) Структура;

2) Совмещение синтетической с хронологической записей;

3) Параллельное ведение синтетического и аналитического учета.

Достоинства:

1. Простота;

2. Наглядность;

3. Не требует большой квалификации.

Недостатки:

1. Громоздкость;

2. Допускает отставание аналитического учета;

3. Не приспособлены для составления отчетности;

4. Отсутствуют сводные данные по однородным хозяйственным операциям.

Схема учета по форме «Американка»

Первичный документ Карточки аналитического учета

Накопительная ведомость Оборотная ведомость

Журнал Главная (С/У сравнивается с А/У)

Бухгалтерский баланс

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета возникла в 30-е гг. 20 в. Сущность ее заключается в следующем: на основе первичных документов (накопительных ведомостей) составляются мемориальные ордера. Мемориальные ордера регистрируются в регистрационном журнале. Он необходим для контроля за сохранностью мемориальных ордеров и для сверки хронологической и систематической записей. После регистрации мемориальные ордера заносятся в главную книгу, построенную по шахматному принципу. На основе главной книги составляется шахматная ведомость по синтетическим счетам и оборотная ведомость. Аналитический учет ведется по данным первичных документов в ведомостях, карточках. Сверка проводится с помощью оборотных ведомостей аналитического учета.

Схема учета по мемориально-ордерной форме учета

Первичный документ Ведомости, карточки аналитического учета

Накопительная ведомость Оборотная ведомость

Регистрационный журнал -------мемориальные ордера

Главная книга

Шахматная ведомость

Сверка

Оборотная ведомость

Основные особенности формы:

- параллельное ведение с/у и а/у (Главная книга, карточки, ведомости)

- параллельное ведение хронологической (в регистрационном журнале) и систематической (в главной книге) записей.

Достоинства:

- простота учетных регистров;

- простота техники записей.

Недостатки:

- громоздкость;

- дублирование записей;

- допускает отставание аналитического учета;

- большой объем работы в конце месяца;

- для составления отчетности необходимы дополнительные выборки.

Журнально-ордерная форма появилась в начале 40-х гг. 20 в. Наиболее прогрессивная форма, ориентированная на ручной труд. В ее основу положен принцип накапливания данных совместно с их группировкой по счетам.

Сущность журнально-ордерной формы: на основе первичных документов собираются кредитовые обороты по каждому счету, а затем в другом документе собираются дебетовые обороты по каждому синтетическому счету и определяется сальдо на конец месяца. Кредитовые обороты по синтетическим счетам собираются в специальном учетном регистре – Журнал-Ордер. Первичные документы регистрируются в журналах ордерах (регистрационных журналах) в хронологическом порядке.

В Журнале-Ордере совмещаются синтетический и аналитический учет, хронологическая и систематическая записи. Журнал-ордер – бланк типографской формы. Имеет единую нумерацию. В этим журналам могут быть предусмотрены ведомости для ведения аналитической учета.

По содержанию журнал-ордер делится на следующие группы:

1. Записи производятся по каждому первичному документу линейно-позиционным способом (построчно).

2. По первичному документу или по сгруппированным первичным документам.

3. По накопительным ведомостям шахматной формы.

Данные журналов ордеров переносятся в главную книгу. В главной книге при журнально-ордерной форме показываются:

1) обороты по кредиту дается общим итогом;

2) обороты по дебету собираются по корреспондирующим счетам

Далее в главной книге определяется сальдо на конец месяца по каждому счету.

Схема журнально-ордерной формы учета

Первичный документ Ведомости, карточки аналитического учета

Накопительная ведомость Оборотная ведомость

Журналы ордера

Сверка

Главная книга ----------------------------------------------------------

Особенности Журнально-ордерной формы бухгалтерского учета

1) последовательное накапливание с начало кредитовых оборотов по счетам в журналах-ордерах, а затем дебетовых оборотов в главной книге;

2) совмещение в некоторых журналах синтетического и аналитического учета, а также хронологической и синтетической записей;

3) жесткая регламентация учетных регистров, ориентированных на бухгалтерскую отчетность.

Преимущества:

1) она оптимальна для ручной техники;

2) минимальное дублирование данных;

3) распределение работы по заполнению регистров в течение месяца;

4) получение показателей отчетности из учетных регистров.

Недостатки: мощность; журналы ордера имеют специфическую форму; громоскость; не приспособлена для автоматизации.

В процессе исторического развития бухгалтерского учета изменились и совершенствовались формы бухгалтерского учета. В теории выделяются:

- старо-итальянская форма. Здесь первичные документы заносятся в мемориальные ордера, затем в журнале регистрации составляется корреспонденция счетов, затем заполняется главная книга, оборотная ведомость и баланс. Здесь деление на синтетический и аналитический учет отсутствовала.

- ново-итальянская форма отличается от старо-итальянской наличием синтетического и аналитического учета, аналитический учет ведется на вспомогательных ведомостях, затем эта запись сверяется со синтетическим учетом;

- немецкая и французская формы отличаются от ново-итальянской наличием нескольких журналов и использованием принципа накапливания данных. В главную книгу заносятся итоги по операциям;

- американская форма. Здесь ведется Журнал Главная, это простая форма.

- советская форма учета – это мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета;

- автоматизированная форма учета.

Схема автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета

Первичный документ

База данных