Letter writing practice. Exercise 1. Write a formal negative reply to the following invitation

Exercise 1. Write a formal negative reply to the following invitation

Mr Ken Cooper Chairman of the Board of Directors of Info Holding requests the pleasure of Mr and Mrs Daniel Barter's company at a reception on the occasion of Independence Day on Saturday, the 4th of July, at the Ambassador Hotel at 6 o'clock p.m.

Exercise 2. Write a letter of refusal in reply to an enquiry for advanced fibre-optic systems. Think of a possible reason for refusal.

Exercise 3. Role playing

Study the following material and choose the company you are going to represent: ND Microtec, a computer supplier to the publishers throughout the world, and ITC Corp., the second largest communications systems company. ND Microtec plans to install local-area networks equipment, so it initiates correspondence with ITC Corp. If you have chosen ND Microtec write a letter to ITC Corp. enquiring about their types of local-area networks equipment. Those who "work" for ITC Corp. should answer this enquiry (positively or negatively).

ND Microtec

ND Microtec is a leading European minicomputer manufacturer. It has more than 350 installations in newspapers, commercial printers and publishers. ND Microtec has offices in Norway, Sweden, Denmark, Finland, Germany and the United Kingdom.

ND Microtec manufactures a large number of price-competitive computers and markets its products directly to the publishing industry.

ITC Corp.

ITC Corp. was set up on 1 January 1970 and became the first telecommunications manufacturing company in the world. It is active in 110 countries, with 2008 sales of some €11.4bln, and some 148,000 employees.

ITC Corp. is a major supplier of transmission systems, power cables, integrated satellite systems in civilian and military communications.

ITC Corp. also manufactures a complete range of teleprinters, modems, local-area networks, electronic filing, document storage systems, etc.

Exercise 4. Translate the following phrases into English.

1. К сожалению, мы не можем предоставить информацию, которую Вы запрашиваете.

2. Сожалеем, но мы вынуждены отказаться от этой возможности участвовать в конференции.

3. Мы не можем, к сожалению, выполнить Вашу просьбу, так как сейчас перегружены заказами.

4. Мы очень хотели бы сделать заказ, но, к сожалению, сейчас мы не можем себе это позволить.

5. Извините, но мы не можем сейчас выслать коммерческое предложение в Ваш адрес.

6. Мы сожалеем, что не можем выполнить Ваш заказ сейчас.

7. Мы заинтересованы в предлагаемой Вами сделке.

8. К сожалению, мы вынуждены отложить отгрузку товара из-за невозможности проведения испытаний.

9. К сожалению, мы не можем принять Ваших специалистов в предлагаемое Вами время.

10. Извещаем Вас, что, к сожалению, мы не можем принять предложенные поправки к контракту.

Exercise 5. Translate the following letters from Russian into English.

1. Уважаемые господа!

Мы благодарим Вас за запрос от 28 марта на различные инструменты.

Мы сожалеем, что не можем предложить нужные Вам товары, поскольку все имевшиеся в наличии товары проданы.

С уважением…

2. Уважаемые господа!

Мы признательны Вам за Ваше письмо от 15 января 20….

К сожалению, мы не в состоянии в настоящий момент подготовить Вам оферту, так как наша продукция продана на ближайшие 5 месяцев.

Временное увеличение объема производства не представляется возможным.

Надеемся, что Вы правильно поймете наше положение.

С уважением…

3. Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашей оферты и благодарим Вас.

К сожалению, она не отвечает нашим ожиданиям, так как цены, установленные Вами, значительно выше цен, предлагаемых другими фирмами за сравнимые товары.

Сожалеем, что не можем дать Вам более благоприятный ответ.

С уважением…

4. Уважаемые господа!

В Вашем письме от 4 мая Вы просите о внесении изменений в нашу оферту от 20 апреля относительно условий платежа.

Должны проинформировать Вас, что Ваши условия платежа для нас, к сожалению, неприемлемы.

Мы весьма сожалеем, но если Вы будете настаивать на упомянутых выше изменениях, мы вынуждены будем отказаться от Вашего заказа.

С уважением…

5. Уважаемые господа!

Настоящим подтверждаем получение Вашего счета-фактуры № 385/10

Мы не можем принять этот счет-фактуру к оплате (to process), из-за неправильно указанных условий поставки. Если Вы обратитесь к нашим условиям закупки, которые имеются в наших заказах на покупку, Вы заметите вышеизложенные требования.

Пожалуйста, направьте Ваш ответ мне со ссылкой на номер заказа на покупку.

С уважением…

6. Уважаемые господа!

Мы подтверждаем получение Вашего письма от 29.03.20…, в котором Вы просите продлить на 4 месяца Вашу ссуду.

После внимательного рассмотрения мы с сожалением сообщаем, Вам о том, что не можем больше переносить срок погашения ссуды.

Сожалеем по поводу испытываемых Вами трудностей, но вынуждены настаивать на получении Вашего платежа до конца апреля.

Надеемся, что Вы найдете другое решение Вашей проблемы.

С уважением…

7. Уважаемые господа!

Благодарим Вас за Ваше письмо от 13 октября и за восемь спецификаций, приложенных к нему.

Мы внимательно изучили эти спецификации, но, к сожалению, ни одно из наименований товаров не совпадает с нашим ассортиментом, как Вы можете судить, если ознакомитесь с нашим каталогом.

При сложившихся обстоятельствах мы должны, таким образом, просить Вас не ожидать от нас предложения, и мы надеемся, Вы объясните ситуацию Машиноимпорту.

С уважением…

8. Уважаемый г-н Грэхем,

Рассмотрев Ваше заявление о предоставлении Вам кредита, мы с сожалением сообщаем, что в настоящее время не имеем возможности открыть счет для Вашей компании.

В случае изменения ситуации в будущем просим вновь обратиться к нам с заявлением.

Мы высоко ценим Вашу деятельность и надеемся видеть Вас нашим клиентом.

Если у Вас возникли какие-либо вопросы по поводу этого решения или если я могу быть полезным Вам во взаимоотношениях с нашей компанией, прошу связаться со мной.

Искренне Ваш…

9. Уважаемые господа!

Благодарим за Ваше последнее предложение обеспечить страховое покрытие для нашей фирмы.

После рассмотрения Вашего предложения мы с сожалением сообщаем, что в настоящее время не будем возобновлять работу с Вашим агентством.

Благодарим Вас за приложенные усилия и потраченное время.

10. Уважаемый г-н Шерман,

Благодарим Вас за то, что Вы подали заявление о приеме на работу на должность начальника отдела маркетинга. Нам было очень приятно побеседовать с Вами.

Мы стояли перед сложным выбором, так как среди кандидатов было много квалифицированных специалистов. К сожалению, мы можем принять на работу только одного, и мы остановились на кандидатуре человека, который хорошо знаком с нашей производственной линией.

Мы сохраним Ваши данные в памяти компьютера на случай появления вакантного места. Между тем благодарим Вас за то, что предложили свои услуги нашей компании, и желаем Вам дальнейших успехов в будущем.

Искренне Ваш…

4.6.3. Письма, не дающие прямого ответа (Letters that avoid giving a direct answer)

В этих письмах обычно предлагается какой-то альтернативный вариант. Передаваемую письмом идею можно выразить так: "Мы не можем предложить вам модель AB, может быть, вас устроит модель AC?" или "Я не могу встретиться с вами 15 мая, но я могу быть в вашем распоряжении 16". Начало такого письма напоминает отрицательный ответ, а в конце дается альтернативный вариант. Посмотрите образцы таких писем: