Обработка списков с помощью формы

Форму можно активизировать командой "Данные"-"Форма", поместив курсор внутрь списка. В форме отображается одна запись списка, при этом поля расположены вертикально, что удобно при просмотре записи. В заголовке формы выводится имя листа, ниже перечислены заголовки всех столбцов списка. В верхнем правом углу выводится информация об общем количестве записей в списке и номере записи, отображенной в форме. Рядом с заголовком столбца располагается поле ввода, если столбец не содержит значений, вычисленных с помощью формул.

Форма позволяет выполнять следующие действия с записями:

· просмотр;

· удаление;

· добавление;

· редактирование;

· поиск по критерию.

Для просмотра записей списка можно использовать полосу прокрутки, либо кнопки "Далее" и "Назад". Данные, находящиеся в полях, могут редактироваться. Редактирование осуществляется обычным способом с использованием клавиш BS, DEL и режима вставки. Удаление записей производится посредством кнопки "Удалить" без возможности восстановления записи. Добавление записи производится с помощью кнопки "Добавить". Новая запись присоединяется к концу списка.

Поиск записей по критерию осуществляется с помощью кнопки "Критерий". В выбранном поле критерий может быть записан различными способами. Например, для выбора из списка всех сотрудников, фамилии которых начинаются с буквы "И", в поле "Фамилия" нужно вписать И* и, пользуясь кнопками "Назад" и "Далее", просмотреть записи, удовлетворяющие этому критерию. Критерии могут содержать условные выражения. Так, для поиска сотрудников, оклад которых больше 700 руб., достаточно в поле "Оклад" в качестве критерия записать >700. Excel предоставляет возможность задать одновременно несколько критериев в разных полях. Эти критерии будут связаны логической функцией И.

Особенностью использования формы является возможность просмотра данных без извлечения их в табличную область.

Применение фильтров для анализа списков

Фильтры позволяют поместить результаты запросов по критериям в отдельную таблицу, которую можно использовать для дальнейшей обработки. Отфильтровать список означает скрыть строки списка за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора.