Сводные таблицы

Excel позволяет эффективно обрабатывать табличные данные, изменяя структуру таблицы, а также группируя их по определенным признакам. Эти возможности базируются на процедуре автоматического преобразования таблицы, в частности перестановки строк и столбцов, а также сокрытия промежуточных данных и на выполнении типичных функций обработки: суммировании, подсчете количества значений, определении среднего и т. д. Именно возможность изменения ориентации таблицы - транспонирования строк в столбцы и наоборот, дали сводной таблице ее название (в оригинале сводная таблица называется pivot table, где pivot означает "вращаться"). Следует иметь в виду, что автоматическое преобразование структуры таблицы возможно только при выполнении определенных требований, накладываемых на структуру таблицы, в частности, обязательное именование столбцов и строк таблицы.

Диалоговая программа, которая осуществляет построение и обработку сводных таблиц, называется "Мастером сводных таблиц". Мастер сводных таблиц является одним из самых мощных аналитических инструментов Excel.

Работа с "Мастером сводных таблиц"

"Мастер сводных таблиц" вызывается с помощью команды "Данные" - "Сводная таблица". Для упрощения взаимодействия со сводной таблицей на экран можно вывести панель инструментов "Сводные таблицы".

Чтобы построить сводную таблицу, необходимо выполнить четыре шага.

Первый шаг "Мастера сводных таблиц" требует указания о том, откуда берутся исходные данные, которые будут использованы для построения сводной таблицы. В большинстве случаев источником является собственно таблица Excel. Однако возможно построение сводной таблицы на основе внешнего источника (например, таблицы базы данных, нескольких диапазонов консолидации или другой сводной таблицы).

Второй шаг "Мастера сводных таблиц" предлагает задать диапазон исходных данных. Диапазон должен включать заголовки строк и столбцов исходной таблицы. Если таблица находится в закрытой книге, то для ее поиска можно использовать кнопку "Обзор" в окне диалога "Мастер сводных таблиц". Область данных может быть определена маркировкой до запуска "Мастера сводных таблиц", может быть отмечена мышью на втором шаге мастера сводных таблиц, а может быть задана путем ввода ее координат с клавиатуры также на втором шаге "Мастера сводных таблиц".

Третий шаг "Мастера сводных таблиц" посвящен определению макета (структуры) сводной таблицы и является наиболее важным.

Создание структуры заключается в том, что методом "Drag and Drop" (перетаскивания) необходимые заголовки полей переносятся на ось столбцов, строк, страниц или в область данных.

При перемещении заголовков полей в область строк или столбцов они будут использованы в сводной таблице в качестве соответствующих заголовков. Информация исходной таблицы, помещенная в область "Данные", будет обработана выбранной пользователем функцией. По умолчанию, для числовых данных используется функция суммирования, а для текстовых - функция подсчета количества значений.

Четвертый шаг "Мастера сводных таблиц" связан с установлением дополнительных параметров структуры или вариантов ее оформления (например, показать итоги по столбцам и строкам таблицы). Если оставить поле "поместить таблицу" пустым, то Excel поместит сводную таблицу на новом листе.

Если нужно добавить вычисляемое поле в сводную таблицу, то следует вернуться к макету и в область "Данные" поместить еще одно поле.

Если пользователю необходимо транспонировать заголовки строк и столбцов, то для этого достаточно в самой сводной таблице перетащить эти заголовки на новые оси (строк и столбцов).

Таким же перетаскиванием можно изменить порядок следования нескольких полей, расположенных на оси строк или столбцов.

При необходимости увидеть "срез" информации, отфильтровать ее для конкретной фирмы, нужно расположить поле "фирма" на оси страниц. Для этого можно, не обращаясь к макету сводной таблицы, перетащить заголовок поля в область выше левого верхнего угла таблицы так, чтобы указатели превратились в три маленькие странички. Чтобы увидеть результат, относящийся к определенной фирме, достаточно раскрыть список и выбрать ее. Кнопка "Отобразить страницы" панели инструментов дает возможность расположить таблицы для каждой фирмы на отдельном листе.

Задание: