Составление архивной описи документов личного происхождения

Архивная опись документов личного происхождения составляется на основании утвержденной ЭПК сдаточной описи по установленной форме (Приложение №12 а,б). Опись состоит из описательных статей, итоговой записи и научно-справочного аппарата (титульный лист, оглавление, предисловие, указатели). Опись печатается в четырех экземплярах, один из которых выдается фондообразователю.

4.7.1. Основное содержание описи составляют описательные статьи, включающие в себя порядковые номера единиц хранения, заголовки единиц хранения, крайние даты документов, количество листов, количество документов.

Между описательными статьями рекомендуется делать интервал в одну строку, между разделами – в 2-3 строки. Названия разделов рекомендуется печатать заглавными буквами.

4.7.2. Заголовок единицы хранения переносится в опись с обложки полностью. Заголовки единиц хранения с однородными материалами должны быть унифицированы.

4.7.3. В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество включенных в описи единиц хранения, их крайние номера, количество документов. Опись подписывается составителем с указанием его должности, инициалов и фамилии.

Если в опись включены фотовидеодокументы, их количество оговаривается в итоговой записи.

Пример: