V. Организация хранения документов личного происхождения

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям – архивным фондам.

5.1. Разновидностями архивного фонда являются:

– объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более граждан документов Архивного фонда Республики Бурятия и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

– архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Республики Бурятия.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Республики Бурятия и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее – архивная коллекция).

5.2. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и на хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Открытыми являются все документы личного происхождения, доступ к которым не ограничен в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов.

К архивным документам ограниченного доступа относятся:

- архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

- архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

5.3. Фондирование архивных документов

5.3.1. Архивный фонд может создаваться на документы одного лица – персональный фонд. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания.

Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения.

Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина – руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.

5.3.2. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

Название архивного фонда семьи или рода состоит из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

5.3.3. Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности:

- профессиональная или общественная деятельность (коллекции документов работников образования, здравоохранения и т. п., депутатов Государственной Думы, Народного Хурала РБ, почетных граждан города и т. д.);

- участие в каких-то исторических событиях (коллекция документов участников Великой Отечественной войны; участников вооруженных конфликтов и т. п.).

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости – и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.

5.3.4. Хронологическими границами архивного фонда являются:

- архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

- архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

Хронологические границы архивного фонда личного происхождения могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов за счет документов, связанных с откликами на смерть гражданина, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.

5.4. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов.

Документы личного происхождения хранятся в архивных коробах и папках с клапанами. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т. д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.