Составление научно-справочного аппарата к описи

К описи документов личного происхождения составляются титульный лист, предисловие, именной указатель. К большой по объему описи составляется оглавление. К фонду (коллекции) личного происхождения составляется историческая справка.

На титульном листе описи помещаются данные: полное название архивного учреждения, название и номер фонда, номер и название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. Примеры оформления титульных листов даны в приложениях №№13а, 13б, 13в.

4.8.1. Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступле-ния в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах ее создания; принципах формирования; местонахождении коллекции до поступления в архив; составителе.

4.8.3. Предисловие (приложения №№14а, 14б, 14в) составляется к каждой описи документов. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/документов по их видам и разновидностям, по содержанию);состав справочного аппарата к описи.

При составлении отдельных предисловий к описи каждого лица, чьи документы вошли в объединенный архивный фонд (коллекцию документов), все общие данные по истории архивного фонда (коллекции) помещаются в исторической справке к фонду (коллекции).

Когда в объединенном архивном фонде (коллекции документов) в одну опись включаются отдельными разделами небольшие комплексы документов нескольких лиц, составляется общее предисловие к фонду (историческая справка), в котором указываются сведения о времени, условиях, причинах создания объединенного фонда (коллекции); принципы формирования. На каждое отдельное лицо составляется дополнение к предисловию (приложение №14в).

4.8.4. В именной указатель к фондам личного происхождения включаются сведения обо всех лицах, являющихся фондообразователями, а также других лицах, чьи документы включены в личные фонды.

Объектом каталогизации является лицо, то есть карточка составляется на каждого человека. На карточку заносятся сведения: фамилия, имя, отчество лица; его профессия, место работы, звания, ученая степень, основные документы фонда; название и номер фонда, ссылочные данные, способ воспроизведения документа. Карточка подписывается составителем и датируется (приложение №15).

4.8.5. На все включенные в фонд документы личного происхождения фотовидеодокументы составляются тематические карточки, которые размещаются и в именном указателе, и в картотеке фотовидеодокументов.