Контроль и ревизия состояния и сохранности основных средств

При организации контроля и ревизии основных средств пер­воочередное внимание уделяется проверке состояния хра­нения и сохранности объектов основных средств, что связано с дальнейшим повышением эффективности их использования.

Особое место в этой работе за­нимает организация предварительного и текущего контроля.

Предварительный контроль осуществляется преимущественно руководителями, специалиста­ми и внутренними контролерами.

В ходе его проведения выясняется:

- за кем закрепляются те или иные объекты основных средств;

- порядок размещения основных средств по отдельным подразде­лениям, отделам и материально-ответственным лицам;

- созданы ли надлежащие условия для хранения отдельных объектов основных средств (наличие соответствующих помещений, гаражей, навесов и площадок, ограждений террито­рий хранения, складов для снимаемых с машин агрегатов, узлов и деталей, сейфы, специализированного и противопожарного оборудова­ния и инвентаря, освещения, подсобных помещений и т.п.);

- проведены ли мероприятия по обеспечению противопожарной безопасности;

- как намечается организовать охрану объектов основных средств.

В практике нередки случаи, когда сред­ства нерационально распыляются на проведение мелких работ, на территории предприятии, допускается необоснованная передача в индиви­дуальное использование отдельными лицами объектов основных средств (производственный и хозяйственный инвентарь, транспортные средства).

Текущий контроль проводится руководителями, специалиста­ми, внутренними и внешними контролерами.

В осуществлении текущего контроля за состоянием хранения и сохранности основных средств контролируется (проверяется):

- правильность оформления прав собственности на объекты основных средств;

- наличие, состояние и правильность заполнения первичной учетной документации.

В частности, при заполнении Инвентарной карточки стоит уделить внимание наличию:

а) инвентарного номера, модели, типа, марки, заводского (или иного) номера и даты выпуска (изготовления) объекта;

б) даты и номера акта ввода объекта в эксплуатацию;

в) первоначальной (восстановительной) и кадастровой стоимости;

г) сведений об амортизации, документов на приобретение и по переоценке;

д) описанию индивидуальных характеристик объекта.

Например, зачастую эта информация в инвентарные карточки просто не заносится ввиду отсутствия паспортов на объекты ОС. В связи с этим сложно обеспечить должный контроль за сохранностью ОС. Например, отсутствие индивидуальных характеристик в инвентарной карточке по учету компьютера может привести к замене в корыстных целях одних деталей на другие, ухудшающие его первоначальные возможности.

е) информации о драгоценных металлах и драгоценных камнях, входящих в состав отдельных объектов основных средств. В соответствии п. 6 постановления 731 организации обязаны вести их учет;

- наличие объектов основных средств посредствам проведения инвентаризации, осмотра. Выявляются случаи хищения основных средств.

При инвентаризации основных средств комиссия производит ос­мотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначе­ние, инвентарные номера и основные технические или эксплуатаци­онные показатели. Составляются:

• опись имеющихся в наличии основных средств;

• опись имеющихся в наличии оборудования, машин, транспорт­ных средств;

• опись имеющихся в наличии арендованных средств;

• опись зданий, сооружений и других объектов недвижимости;

• сличительные ведомости.

Последующий контроль состояния и сохранности основных средств проводится внутренними и внешними контролерами.

В рамках последующего контроля ревизоры:

- изучают обеспеченность предприятия основными средствами. Устанавливается на­личие излишних, не используемых объектов и намечаются меры по улучшению использования имеющихся основных средств;

- анализируют техническое состояние основных средств, особенно производственного оборудования и машин. Рассчитываются коэффициенты дви­жения и технического состояния основных средств: обновления, износа, модернизации, технической годности, изучается их динамика, выполнение плана по их уровню и причины их изменения, такие как ввод в действие новых и реконструкция действующих объектов, техническое переоснащение производства, сокращение производственных мощностей. Намечаются меры по улучшению использования имеющихся основных средств;

- проверяют своевременность и полноту закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объ­ектов. Осуществляется:

1) документальный контроль – происходит проверка

а) приказов, которыми утвержден список материально ответствен­ных лиц,

б) договоров о материальной ответственности за сохранность основных средств.

2) фактический контроль – происходит проверка:

а) наличия сигнализации в помещении, где хранятся объекты;

б) наличия решеток на окнах в местах хранения объектов;

в) работы охранных систем.

- проверяют качество осуществления инвентаризаций, а именно проводится документальный контроль:

а) соблюдения сроков и порядка инвентаризаций;

б) порядка подведения итогов инвентаризаций;

в) решений по урегулированию выявленных расхождений;

г) правильности отражения результатов инвентаризации на сче­тах бухгалтерского учета.

Ревизоры могут провести контрольную инвентаризацию объектов основных средств.