MS Access как пример реляционной СУБД. Основные компоненты MS Access. Примеры баз данных

Access – это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

Основными компонентами (объектами) базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица – фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). При этом каждое поле содержит отдельную часть записи (например, фамилию, должность или инвентарный номер). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу (например, о сотрудниках или заказах).

Запрос – вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению.

Перечислим типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access:

• запрос-выборка, задающий вопрос о данных, хранящихся в таблицах, и представляющий полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах;

• запрос-изменение, изменяющий или перемещающий данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на ее обновление;

• перекрестные запросы, предназначенные для группирования данных и представления их в компактном виде;

• запрос с параметрами, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;

• запросы SQL, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) – это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (например, Microsoft Access).

Форма – это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчет – это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.

Макрос – одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.

Макрокоманда – основной строительный блок макроса; самостоятельная инструкция, которая может быть объединена с другими макрокомандами для автоматизации выполнения задачи.

Модуль – набор описаний, инструкций и процедур, сохраненных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа модулей: формы, отчета и общий. Модули форм и отчетов содержат локальную программу для форм или отчетов. Если процедуры общего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, значит, они распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных.

База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.

Формулы Назначение электронной таблицы в первую очередь состоит в автоматизации вычислений. Для этого в ячейки таблицы вводятся формулы. Ввод любой формулы начинается со знака равенства. Если его пропустить, то вводимая формула будет воспринята как текст. В формулы можно включать числовые данные, знаки операций, различные функции, а также адреса объектов таблицы. Формулу, в которой содержатся адреса ячеек, можно сравнить с записью уравнения в математике, где вместо адресов ячеек используются переменные. Адреса, которые используются в формулах, получили название ссылок. Ссылки позволяют связывать между собой любые ячейки электронной таблицы и производить необходимую обработку табличных данных. Ссылка — это адрес объекта (ячейки, строки, столбца, диапазона ячеек), используемый при записи формулы. Формулы представляют собой соединенные знаками арифметических и логических операций операнды. Операндом может быть конкретное значение, ссылка или функция. Различают арифметические (алгебраические) и логические формулы. Арифметические формулы.Арифметические формулы аналогичны математическим соотношениям. В них используются арифметические операции (сложение «+», вычитание «-», умножение «*», деление «/», возведение в степень «˄»). При вычислении по формулам соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций: сначала выполняется возведение в степень, затем — умножение и деление, после этого — сложение и вычитание. Операции одного уровня, такие как умножение и деление, выполняются слева направо. Для изменения порядка выполнения арифметических операций используют круглые скобки. Действия над операндами, заключенными в круглые скобки, выполняются в первую очередь. Результатом вычислений по арифметической формуле является число. При каждом изменении входящих в формулу операндов результат пересчитывается заново и отображается в соответствующей ячейке. Пример вычисления по арифметическим формулам: Пусть в ячейке СЗ введена формула =А1+7*В2, а в ячейках А1 и В2 находятся числовые данные 3 и 5 Логические формулы.Логическая формула содержит условие и определяет, истинно оно или ложно. Истинному выражению присваивается значение «истина» (1), а ложному — «ложь» (0). Однотипные формулы При работе с электронной таблицей часто возникает необходимость в заполнении некоторого диапазона ячеек формулами, имеющими одинаковую структуру, но разные значения переменных. Это означает, что они различаются ссылками. Подобные формулы получили название однотипных. Однотипные (подобные) формулы — это формулы, которые имеют одинаковую структуру (строение) и различаются только конкретными ссылками. Для упрощения и ускорения ввода однотипных формул используется следующий прием. Формулу вводят только в одну (начальную) ячейку, после чего ее копируют в другие ячейки. Относительная, абсолютная и смешанная адресация В однотипных формулах могут быть использованы самые разные ссылки. Возможны однотипные формулы, в которых часть ссылок при переходе от одной формулы к другой изменяются закономерным образом, а другие входящие в формулу ссылки остаются неизменными для всех формул. При копировании формулы в другое место таблицы прежде всего необходимо определить способ автоматического изменения входящих в нее ссылок. Для этого используются относительные, абсолютные и смешанные ссылки. Относительная ссылка используется в формуле в том случае, если она должна изменяться при копировании. Пример: Относительная ссылка записывается в обычной форме, например F3, Е7. Во всех ячейках, куда она будет помещена после копирования, изменяется и буква столбца, и номер строки. Абсолютная ссылкаиспользуется в формуле в том случае, если при ее копировании не должны изменяться обе части: буква столбца и номер строки. Пример: В абсолютной ссылке перед буквой столбца и перед номером строки ставится символ $, например $F$3, $Е$7. При копировании во все ячейки формула будет помещена в неизменном виде. Смешанная ссылка используется,когда при копировании формулы меняется только какая-то одна часть ссылки — либо буква столбца, либо номер строки. При этом символ $ ставится перед той частью ссылки, которая должна остаться неизменной. Пример: Смешанные ссылки с неизменяемой буквой столбца: $С8, $F12. Смешанные ссылки с неизменяемым номером строки: А$5, F$9. Абсолютная ссылка — это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы. Относительная ссылка— это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании формулы. Смешанная ссылка — это ссылка, частично изменяющаяся при копировании. Диаграмма является объектом электронной таблицы и предназначена для представления данных в графической форме. Данные, находящиеся в одном столбце или в одной строке, называют рядом. Перед построением диаграммы сначала необходимо указать ряды, а затем перейти к выбору типа диаграммы. Для характеристики диаграммы служат следующие параметры: имя, тип, область, размещение. Имя. Диаграмме дается имя, под которым она включается в состав электронной таблицы. Тип. Табличный процессор позволяет строить диаграммы различных типов. Основные типы диаграмм показаны на рис. 4.3. Рассмотрим подробнее некоторые из них. График хорошо знаком вам по различным школьным задачам. На одном чертеже можно разместить несколько графиков, каждый из которых будет соответствовать своему ряду данных Гистограмма, или столбчатая диаграмма, в отличие от круговых, может быть построена для нескольких рядов данных. Высота каждого столбика определяется значением в соответствующей ячейке. Примером гистограммы может служить диаграмма распределения роста учеников каждого класса. Здесь каждый ряд представляет собой набор значений роста учеников каждого класса. Очевидно, что в электронной таблице каждый ряд занимает одну строку или один столбец. Поверхностная диаграмма строится только для нескольких рядов и представляет собой группу многослойных разноцветных поверхностей. Каждый слой соответствует одному ряду данных. Круговая диаграмма (плоская или объемная) используется для графического отображения одного ряда значений. Таким рядом может быть, например, набор значений роста или веса учащихся. Каждый сектор такой диаграммы отражает относительную (выраженную в процентах) долю каждого значения из ряда от общей суммы всех значений. Смешанная диаграммаиспользуется для отображения нескольких рядов данных с использованием разных типов диаграмм. Область. Ограничивает поле чертежа построения диаграммы. Размещение. Диаграмма может размещаться либо на том же листе, что и таблица, либо на отдельном листе. Диаграмма состоит из следующих объектов: ряд, ось, заголовок, легенда, область построения. Ряд. Диаграмма может быть построена как по одному ряду, так и по нескольким рядам. Для выделенного диапазона ячеек построение диаграммы ведется по нескольким рядам данных. В этом случае в качестве каждого ряда принимается соответствующая строка или столбец выделенного диапазона. Ряд может содержать подписи отображаемых значений. Ось. Каждая из осей диаграммы характеризуется следующими параметрами: вид, шкала, шрифт, число. 9 Вид определяет отображение внешнего вида оси на экране. Шкала определяет минимальное и максимальное значения шкалы, цену основных и промежуточных делений, точку пересечения с другими осями. Число определяет формат шкалы в соответствии с типами данных, находящихся в диапазоне.

Заголовок. Заголовком служит текст, определяемый пользователем; как правило, заголовок размещается над диаграммой. Легенда. При выводе к диаграмме можно добавить легенду — список названий рядов (обозначений переменных). Область построения. Это область, ограниченная осями и предназначенная для размещения рядов данных. Для удобства анализа результатов на область построения может наноситься сетка 11.Язык VBA. Примеры использования языка VBA для преобразования документов приложений Microsoft Office. Язык VBA является объектно-ориентированным языком, встроенным в среду Windows. Объектно-ориентированное программирование (ООП) – новый подход к программированию, связанный с увеличением объема и сложности программного обеспечения. Интегрированная среда разработки VBA представлена приложением, называемым редактором Visual Basic. Этот редактор вызывается из Microsoft Excel. Microsoft Excel В Excel решение конкретной задачи представляется в рабочей книге, состоящей из рабочих листов. Рабочий лист разделен на отдельные ячейки, где пересекаются столбец и строка. Каждый столбец обозначен латинской буквой или сочетанием двух букв (A, B,..., Z, AA, AB,...). Строка обозначена числом (1, 2, 3,...). Адрес конкретной ячейки состоит из буквы, обозначающей столбец и числа, обозначающего строку (A1, B2, A12,...). Запуск VBA осуществляется выполнением следующей последовательности действий: Сервис -> Макрос ->Visual Basic или набором клавиш Alt+F11. Далее в открывшемся окне проекта VBAProject нужно щелкнуть на “Лист1”. Откроется окно программы Code (рис. 2), в котором можно создавать исходный код на языке VBA, а также просматривать и редактировать уже созданный код. Созданную программу можно выполнить, используя команду Run или нажав клавишу F5. Чтобы вернуться на рабочий лист Excel, нужно щелкнуть по пиктограмме Excel (слева в панели инструментов). Алгоритм вычислений на языке VBA состоит из операторов, в основном совпадающих с операторами Турбо-Бейсика. Так для организации циклов по счетчику или по условию используются те же операторы, что и в Турбо-Бейсике. Тот же вид имеют и те же функции выполняют условный оператор и if-блок: Ввод исходных данных в переменные программы и вывод результатов в VBA осуществляется другими средствами, чем в Турбо-Бейсике. О них поговорим позже. Программа (программный код) на VBA состоит из процедур Sub или подпрограмм-функций Function, которые могут быть объединены в единый модуль (макрос) и выполнены. Для всех используемые в программе переменных будем объявлять их типы: целый – integer, вещественный обычной точности – single, строковый – string (другие типы в примерах не используются и здесь не рассматриваются). В качестве первого примера рассмотрим простейшую задачу, требующую организации циклов. Пример. Вычислить сумму S = 1 + 2 + 3 + … + 10. Предусмотрим вывод вычисленной суммы в ячейку А4 листа Excel. Программный код Sub Sum() Dim I, s as integer S = 0 For I = 1 to 10 S = s + 1 Next I Range (“A4”).Value = s End Sub Оператор range(“A4”).value = s предназначен для вывода значения s в ячейку с адресом A4 текущего листа Excel. Word Задаем вопросы: - Книга лежит выше четвертой полки?

- Нет.- Книга лежит ниже третьей полки?- Да.- Книга — на второй полке?- Нет.- Ну теперь все ясно! Книга лежит на первой полке! Каждый ответ уменьшал неопределенность в два раза. Всего было задано три вопроса. Значит набрано 3 бита информации. И если бы сразу было сказано, что книга лежит на первой полке, то этим сообщением были бы переданы те же 3 бита информации. Если обозначить возможное количество событий, или, другими словами, неопределенность знаний N, а буквой I количество информации в сообщении о том, что произошло одно из N событий, то можно записать формулу 2^I = N Количество информации, содержащееся в сообщении о том, что произошло одно из N равновероятных событий, определяется из решения показательного уравнения: 2^I = N. Алфавитный подход А теперь познакомимся с другим способом измерения информации. Этот способ не связывает количество информации с содержанием сообщения, и называется он алфавитным подходом. Андрей Николаевич Колмогоров При алфавитном подходе к определению количества информации отвлекаются от содержания информации и рассматривают информационное сообщение как последовательность знаков определенной знаковой системы. Проще всего разобраться в этом на примере текста, написанного на каком-нибудь языке. Все множество используемых в языке символов будем традиционно называть алфавитом. Обычно под алфавитом понимают только буквы, но поскольку в тексте могут встречаться знаки препинания, цифры, скобки, то мы их тоже включим в алфавит. В алфавит также следует включить и пробел, т.е. пропуск между словами. Полное количество символов алфавита принято называть мощностью алфавита. Будем обозначать эту величину буквой N. Например, мощность алфавита из русских букв и отмеченных дополнительных символов равна 54. Представьте себе, что текст к вам поступает последовательно, по одному знаку, словно бумажная ленточка, выползающая из телеграфного аппарата. Предположим, что каждый появляющийся на ленте символ с одинаковой вероятностью может быть любым символом алфавита. В действительности это не совсем так, но для упрощения примем такое предположение. 39.История развития вычислительной техники. Более 5000 лет назад были изобретены счеты (Китай). Создавались различные технические средства, облегчающие счет. С появлением первых государств появляется иероглифическое письмо, законодательства прибавляют формальности рассуждениям. Появилась потребность в измерении длин, площадей, весов. Не случайно первыми вычислительными машинами были линейка и весы. В Древнем Египте и Древней Греции получили распространение автоматы (от греч. ” автоматос” - самодвижущийся), развивалась почта, использовались устройства типа абаков для механического счета. Возникли позиционные системы счисления. Появляется понятие "кибернетикос" - наука управления колесницами (термин принят в древней Греции при проведении Олимпийских игр). 1642 - Блез Паскаль (Англия) изобрел вычислительное устройство, механически выполняющее сложение и вычитание чисел. 1673 - Готфрид Вильгельм Лейбниц усовершенствовал устройство Паскаля, добавив еще два арифметических действия. Данное устройство применялось до 70-х годов 20 века и называлось арифмометром. Появилось специальная профессия - счетчик (человек, работающий с арифмометром) В начале XIX века Чарльз Бэббидж (Англия) пытался построить аналитическую машину. Это устройство должно было иметь память, а ввод информации должен был, осуществляется с помощью "перфокарт". Работа по созданию аналитической машины не была доведена до конца, т.к. в то время не было соответствующих технологий для ее воплощения. Машина должна была работать по заранее составленной инструкции - программе. Эти первые в мире программы были написаны Адой Августой Лавлейс (дочерью Джорджа Байрона), которая заложила основы современного программирования. Развитие промышленности потребовало эффективного управления средствами производства. В первой половине XIX века Андре Мари Ампер предположил, что должна существовать специальная наука управления, которую он назвал "кибернетикос". 1836 г. - изобретен телеграф 1846 г. - изобретена швейная машинка 1860 г. - изобретен ДВС 1867 г. - изобретена пишущая машинка 1876 г. - изобретен телефон В 1890 году американец Герман Холлерит создал машину для проведения переписи населения в США. Перфокарты выступали в ней в качестве носителя информации, (то есть внешнего запоминающего устройства). Впервые для расчетов было использовано электричество. Он создал фирму - прообраз IBM. 1895 г. - изобретено радио 1930 г. - первый аналоговый компьютер Буша 1936 г. - двадцатипятилетний студент Кембриджского университета англичанин Алан Тьюринг опубликовал статью “О вычисляемых числах”, в которой рассматривалось гипотетическое устройство (машина Тьюринга), пригодное для решения любой разрешимой математической или логической задачи, - прообраз программируемого компьютера. 1944 г. - Говард Эйкен на основе работ Бейббиджа и технологий 20 века построил первую цифровую вычислительную машину "Марк-1". 1945 г. - Конрад Цузе изобрел систему записи программ Планканкюль - первый язык программирования высокого уровня. Язык не был реализован в компьютере. 1945 г., 21 июня - разослан отчет американского математика венгерского происхождения Джона фон Неймана ”Предварительный отчет о машине EDVAC”, содержащий концепцию хранения команд компьютера в его собственной внутренней памяти. 1946 г. опубликована статья фон Неймана, в который сформулировал основные принципы функционирования вычислительных устройств (концепцию архитектуры): Любая вычислительная машина должна включать в себя арифметическо-логическое устройство, устройство управления, запоминающее устройство, внешние устройства. 1946 г. - первый полностью электронный цифровой компьютер Моушли и Эккерта (ENIAC) Продолжается развитие науки управления - "кибернетикос". В 1948 году американский математик Норберт Винтер определил ее как науку управления в живой природе и технических системах. 1948 г. - изобретен транзистор 1949 г. - завершена работа над первым компьютером с хранимой программой, мало отличающаяся от современных ЭВМ (EDSAC) 1951 г. - под руководством академика Лебедева построена ЭВМ МЭСМ 1964 г. - появление интегральных схем 1965 г. - первый миникомпьютер При создании компьютеров используются специалисты различных направлений - математики, физики, техники, программисты и т.д. В этом смысле информатика определялась как совокупность дисциплин изучающих свойства информации, а так же процессы передачи, накопления, обработки информации с помощью технических средств. Выделяется часть науки, которая занимается проблемами применения средств вычислительной техники для работы с информацией. В Англии и США это Computer Science (наука о вычислительной технике), во Франции - informatique (информатика). В 60-е годы происходит становление информатики, как фундаментальной естественной науки изучающей процессы обработки, передачи и накопления информации. Данная дисциплина создана на стыке точных и естественных наук. Ядро информатики - информационные технологии. Информационная технология - совокупность технических и программных средств, с помощью которых обрабатывается информация. Центральное место в информационных технологиях занимает компьютер. 1970 - е г. - создание БИС 1970 г. - создана саморазмножающаяся программа для одной из дополнительные ключевые слова, отделяемые от ключевого слова, определяющего тег, и от других атрибутов пробелами и размещаемые до завершающего тег символа «>». Способ применения некоторых атрибутов требует указания значения атрибута. Значение атрибута отделяется от ключевого слова атрибута символом «=» (знак равенства) и заключается в кавычки. <H1 ALIGN="LEFT"> Определение HTML как языка разметки основывается на том, что при удалении из документа всех тегов получается текстовым документ, совершенно эквивалентный по содержанию исходному гипертекстовому документу. Таким образом, при отображении документа HTML сами теги не отображаются, но влияют на способ отображения остальной части документа. Процесс создания Web-документов сродни программированию и так же подвержен ошибкам. Независимо от того, каким способом создается документ, следует регулярно проверять его соответствие замыслу, просматривая его в различных браузерах. Для художественной оценки получающейся страницы следует обратиться к независимому мнению. Элементы языка HTML. Все документы HTML имеют одну и ту же структуру, определяемую фиксированным набором тегов структуры. Документ HTML всегда должен начинаться с тега <HTML> и заканчиваться соответствующим закрывающим тегом (</HTML>). Внутри документа выделяются два основных раздела: раздел заголовков и тело документа, — идущих именно в таком порядке. Раздел заголовков содержит информацию, описывающую документ в целом, и ограничивается тегами <HEAD> и </HEAD>. В частности, раздел заголовков должен содержать общий заголовок документа, ограниченный парным тегом <TITLE>. Основное содержание размещается в теле документа, которое ограничивается парным тегом <BODY>. Строго говоря, положение структурных тегов в документе нетрудно определить, даже если они опущены. Поэтому стандарт языка HTML требует только наличия тега <TITLE> (и, соответственно, </TITLE>). Тем не менее, при создании документа HTML опускать структурные теги не рекомендуется. Простейший правильный документ HTML, содержащий все теги, определяющие структуру, может выглядеть следующим образом: <HTML> <НЕАD><ТIТLЕ>Заголовок документа< ТIТLЕ ></НЕАD> <BODY> Текст документа</BODY> </HTML> Для парных тегов область влияния определяется частью документа между открывающим и закрывающим тегом. Такую часть документа рассматривают как элемент языка HTML. Так, можно говорить об «элементе BODY», включающем тег <BODY>, основное содержание документа и закрывающий тег </BODY>. Весь документ HTML можно рассматривать как «элемент HTML». Для непарных тегов элемент совпадает с тегом, который его определяет. Большинство элементов языка HTML описывает части содержания документа и помещается между тегами <BODY> и </BODY>, то есть внутрь структурного элемента BODY. Такие элементы делят на блочные и текстовые. Блочные элементы относятся к частям текста уровня абзаца. Текстовые элементы описывают свойства отдельных фраз и еще более мелких частей текста. Теперь можно сформулировать правила вложения элементов. · Элементы не должны пересекаться. Другими словами, если открывающий тег располагается внутри элемента, то и соответствующий закрывающий тег должен располагаться внутри этого же элемента. · Блочные элементы могут содержать вложенные блочные и текстовые элементы. · Текстовые элементы могут содержать вложенные текстовые элементы. · Текстовые элементы не могут содержать вложенные блочные элементы. Строго говоря, все правила языка HTML можно рассматривать исключительно как «пожелания». Средство, используемое для отображения Web-документа, сделает все возможное, чтобы истолковать разметку наиболее разумным образом. Тем не менее, гарантию правильного воспроизведения документа дает только неукоснительное следование требованиям спецификации языка. Операторы отношения