Служебная документация

Служебный документ - необходимый элемент деловой жизни. Системы документации. Классификация документов

Документ - “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве” [1]. По этому определению документ понимается как соединение материального объекта с информацией, закрепленной созданным человеком способом, причем способ закрепления информации может быть любым.

Можно сказать, что документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать [2-4]. Служебный документ является необходимым элементом деловой жизни.

Типовые сферы деятельность организаций, где образуются документы [2]:

- распорядительная деятельность;

- организационные основы управления;

- контроль;

- правовое обеспечение деятельности;

- планирование деятельности;

- финансирование деятельности;

- учёт и отчетность;

- экономические, научные и культурные связи;

- информационное обслуживание;

- трудовые отношения;

- материально-техническое обеспечение деятельности.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - “отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами” [2].

Управленческая деятельность основана на следующих процессах:

• получение информации и её обработка;
• анализ, подготовка и принятие решений;
• выполнение решений;
• учет и контроль принятых решений.

Важную роль в реализации перечисленных процессов играет их документационное обеспечение.

Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности.

Вопросы документационного обеспечения регулируются:

- законами РФ;

- государственными и отраслевыми стандартами;

- общероссийскими классификаторами;

- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Рассмотрим основные нормативные акты, касающиеся этих вопросов.