Общероссийские классификаторы

1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ [2-4]

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000. № 68 [13]содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.

2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения от 06.10.2000 г. устанавливает сроки их хранения.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятий.

3. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:

- общие положения;

- порядок составления и оформления служебных документов;

- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

- контроль исполнения документов;

- порядок работы с исходящими документами;

- порядок работы с внутренними документами;

- составление номенклатуры дел;

- правила формирования дел;

- порядок обеспечения сохранности документов;

- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Управленческая деятельность основана на следующих процессах:

получение информации и её обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.

Все многообразие деловых документов может быть расклассифицировано следующим образом [2-4].

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать процесс делопроизводства.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

по способу документирования:

рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фото, фонодокументы;

по сфере использования:

организационно-распорядительные;
финансово-бухгалтерские;
научно-технические;
по труду;
отчетно-статистические;

по месту составления:

входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (составленные и используемые в самой организации);

по грифу ограничения доступа:

открытые (несекретные);
с грифом ограничения доступа.
официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);
личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);

по юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

по форме изложения:

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);
трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении)
типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, на пример, используемые во всех организациях)

по срокам хранения: