Реквизиты документов

Применение реквизитов ускоряет и облегчает как процесс подготовки документа, так и последующую работу с ним. Единый комплекс реквизитов и единые правила их оформления позволяют эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Использование реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы [2-4].

Реквизиты документа не равноценны. Одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учётную функцию. Часть реквизитов (постоянно повторяющиеся) является реквизитами бланка, другая часть используется при составлении и оформлении документа. Ряд реквизитов оформляется на стадии исполнения документа.

При подготовке и оформлении документов в соответствии с ГОСТом Р 6.3-2003 используют следующие реквизиты [1]:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Формуляр-образец фиксирует местоположение реквизитов (рисунок 3,4) [1-4].

Состав и расположение реквизитов. Варианты размещения реквизитов на бланках, требования к текстам документов

При подготовке и оформлении документов в соответствии с ГОСТом Р 6.3-2003 возможно угловое и продольное расположение реквизитов, которые приведены на рисунках 3 и 4 [1,2].

Рисунок 3 Расположение реквизитов на бланке А4 (угловой вариант)

Рисунок 4. Расположение реквизитов на бланке (продольный вариант)