Применение реквизитов ускоряет и облегчает как процесс подготовки документа, так и последующую работу с ним. Единый комплекс реквизитов и единые правила их оформления позволяют эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.
Использование реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы [2-4].
Реквизиты документа не равноценны. Одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учётную функцию. Часть реквизитов (постоянно повторяющиеся) является реквизитами бланка, другая часть используется при составлении и оформлении документа. Ряд реквизитов оформляется на стадии исполнения документа.
|
|
При подготовке и оформлении документов в соответствии с ГОСТом Р 6.3-2003 используют следующие реквизиты [1]:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Формуляр-образец фиксирует местоположение реквизитов (рисунок 3,4) [1-4].
Состав и расположение реквизитов. Варианты размещения реквизитов на бланках, требования к текстам документов
При подготовке и оформлении документов в соответствии с ГОСТом Р 6.3-2003 возможно угловое и продольное расположение реквизитов, которые приведены на рисунках 3 и 4 [1,2].
Рисунок 3 Расположение реквизитов на бланке А4 (угловой вариант)
Рисунок 4. Расположение реквизитов на бланке (продольный вариант)